加强和规范高校合同档案管理的对策探析

【摘要】为切实规范和强化对高校合同档案的管理行为，确保学校利益不受侵害和损失，本文从对必要性的认识出发，对当前高校合同档案管理工作中存在的问题进行了分析，并对加强和规范合同档案管理的对策进行了探讨。

【关键词】高校 合同档案 管理对策

随着国家对高等教育事业的投入不断加大，高校在经济活动中产生的合同档案数量激增，涉足的领域范围不断扩大，许多合同档案涉及学校重大利益，加强和规范合同档案管理对高校改革发展稳定意义重大。

一、高校加强和规范合同档案管理工作的必要性

1.合同档案是具有约束力的法律凭证

合同自身具备的凭证性对签订合同的当事人具有不可违背的法律约束力，当协议双方或多方订立合同之后，合同档案就随之形成并成为合同履行过程中具有唯一性的法律凭证，合同订立者必须完全依据合同档案的记载处理相关事宜，进而有效维护自身的合法权益，否则将承担相应的法律后果或蒙受利益损失。

2.合同档案是保障合同法律效力的重要推手

合同是否具有法律效力，成为合同档案能否具备法律约束力的决定因素。通过这一分析进行反推不难看出，通过规范合同档案管理来确保合同档案的法律约束力，能够以“倒逼”的方式来确保合同在订立时具备法律效力。

3.合同档案是合同履行时效的最佳鉴证

在合同的履行中，时效性是法律对合同时间效力的唯一认同。因此，当诉讼双方因合同时效发生争论和纠纷时，合同档案就成为明确合同时效的最有力鉴证，也成为决定诉讼结论的重要依据，这对合同订立者来说，是必须承担的法律后果。

二、高校在合同档案管理工作中存在的主要问题

1.思想认识不到位

高校中的一些档案工作人员对管理合同档案的思想认识比较保守和落后，存在“守摊思想”，认为合同档案的管理工作与其他档案管理工作没有区别，不如学科建设、人才培养、科学研究这些关系学校命脉的工作重要，只要做到不丢、不损、不泄密就是管理到位了，而没有认识到合同档案管理工作虽然不能给学校创造经济效益，但其却是保障学校规范内部管理、提升办学水平、维护安全稳定、保护学校利益的重要工作。

2.制度建设不完善

在当前高校制度体系建设中，档案管理规章制度所占比重极小，仅是一些如归档、借阅、安全等基础性的管理制度，基本不涉及合同档案管理。而合同档案中包含的各类信息资源，必须在完善的管理制度框架内才能发挥有效作用。管理制度出现缺失，合同档案的管理就没有了依据和约束，不仅导致合同档案管理各工作环节无规可依、无章可循，严重的还会导致合同档案的遗失、缺损、毁坏乃至泄密，给学校带来不利影响和重大损失。

3.档案内容不完整

通过调研发现，一些高校进行诉讼时经常出现因合同档案出现“证据灭失”的情况而导致败诉，究其原因，主要是由于在合同草拟时，高校一方的合同起草者在条款的编制上文字组织不够严谨，对权、责、利的阐述不够精准深入，极易产生误解，发生歧义;还有些高校在合同出现变更时，没有把相应的变更条款写进合同或订立补充合同，造成合同档案的缺失;一些高校的教学院系、科研机构、管理部门都有自行签订合同的权利，各类合同种类众多、纷繁复杂，而学校档案管理部门与这些单位信息不对称，对这些合同进行收集归档不及时，加之签订合同单位缺乏归档意识，导致一些长期滞留在各单位的合同出现了遗失、缺损、泄密等现象。

4.从业人员不专业

在高校，档案馆、档案室往往是归类于教学辅助部门，多数高校对档案管理部门从业队伍的专业性不够重视。从目前的情况来看，各高校档案管理从业人员的平均年龄都在45岁以上，且基本没有合同档案的管理经验。在合同档案管理工作中，时常出现少收、漏收合同档案的若干组成部分的现象，导致合同档案的法律效力出现严重不足乃至全部丧失。

三、加强和规范高校合同档案管理工作的对策

1.提高思想认识

思想是行动的先导。要提高合同档案管理的工作水平和质量，就必须首先提高从业人员的思想认识。合同的重要性对于高校是勿庸置疑的，而合同档案管理工作也因此显得尤为重要。高校合同档案管理人员必须从这一重要性出发，充分认识合同档案对学校发展核心利益的支撑作用，强化尽职尽责抓好各类合同档案管理的各个环节工作的思想认识，对不符合归档要求或者有缺失的合同及时整改和补遗，对不同密级的合同档案要严格做好保密工作。

2.加强制度建设

高校要結合自身工作实际，制定切实可行的诸如《合同档案管理办法》《合同档案管理流程控制规程》等制度，针对合同档案管理的各环节行为进行明确的制度要求和约束。在此基础上，还应健全和完善合同档案管理的责任制度，促进相关工作人员不断提升责任意识、担当意识，在各项管理工作中主动考虑、认真谋划、积极作为，不断提升合同档案管理工作效能和质量。

3.规范档案内容

高校要组建专门的法律事务部门，调配具有较强法律意识和文字能力的工作人员负责合同的起草和编制工作，确保合同具有维护自身权益的法律效力;要明确一切代表学校订立的合同都应由学校出面签订，严禁各二级单位擅自订立合同;要提升对合同档案管理工作的重视程度，适当增加专职合同档案管理员编制，遴选责任意识强、具有从业经验的人员负责合同档案管理工作。通过这些举措，形成高效合理的合同档案监管体系，确保合同档案内容完整规范。

4.提升从业素质

高素质的人才队伍是做好档案管理工作的基础和关键，对于合同档案管理工作来说，从业人员不仅要有强烈的责任意识和甘于奉献的精神，还必须具有一定的法律意识和素养。针对当前高校合同档案管理人员年龄普遍偏大，管理经验和能力欠缺等情况，高校不仅要通过教育培训、参观学习等手段来提升合同档案管理人员的政治思想素质、专业技能和法律意识，还要重视对具备专业素质能力的合同档案管理人才的引进，通过“内培+外引”，为学校建设一支“政治合格、热爱事业、业务精通、履职尽责、成效突出”的合同档案管理专业人才队伍，推动学校合同档案管理工作水平实现质的提升。

参考文献：

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[2]闫雪茵.合同档案规范化管理的探索与思考[J].办公室业务，2017（16）：121.

[3]张牧群.电力企业合同档案管理重要性及思路研究[J].创新管理，2018（12）：209-210.

作者介绍：李华章，男，沈阳大学档案馆馆员，实习研究员。