培训服务经营台账管理系统创建研究

司丽娟 郑广全 李高合 潘祯

【摘要】费用台账管理一直是账目管理中的一个难题，本文通过对培训服务经营台账管理系统进行深层次的剖析和思考并结合某单位的实际运行和作者自身的工作经验及专业技能，提出了一套培训服务经营台账管理系统创建的思路。

【关键词】台账管理 管理信息系统 创建

目前，台账管理信息化还处于比较薄弱的阶段，为了更好的完成培训服务成本管理相关工作，规范工作流程，提高工作效率，加强成本管控，需要创建经营台账管理系统，用于管理所有费用支出台账。本系统主要包括台账记录、台账审核、对比分析、事项提醒、管理提升建议、报表中心、系统管理等功能。系统要保证不同人员对信息维护的便捷、及时和准确;强化信息查询功能，根据统计、分析要求，实现不同人员、层次、角度和目标的快捷查询和统计功能，具有数据批量导入、导出功能和批量选择删除功能;通过不同权限支持文件共享;增强系统易用性，建立完备的操作提醒机制。此管理系统将作为培训服务规范管理、提升经营品质的重要手段和工具。

1 系统设计描述

1.1台账记录

台账分类包括：人工成本费用、食材采购费用、低值易耗费用、布草洗涤费用、水费、电费、燃气费、工程维修费用、园林绿化费用、电梯维保费用、物业费用、绿植租赁费用、安全管理费用、接待量台账、合同信息管理、证照信息管理等。

用户登录管理系统后，能根据台账的分类，把台账信息填写到相应类别的台账中。一条台账信息填写完毕后，可以对信息进行暂存。在暂存期间，可以对填写的信息进行查询、修改和删除。台账信息填写无误后，可以将此台账信息提交。（不同角色的用户有操作不同类别台账的权限，同一角色的用户只能填写自己负责的台账，不能填写其他角色负责的台账，台账信息添加相关的验证）。

1.2 台账审批流转

台账信息确认提交后，转入台账审核阶段;信息首先流转到部门主管，部门主管点击“待审批”按钮，可以查看详细的台账信息，同时可参照上月和去年同期数据（或任意时间数据）对信息进行审核。如果信息审核通过，则数据流转到中心领导，并可附备注信息，中心领导点击“审核”按钮，可以查看详细的台账信息，同时再次对信息进行审核。如果信息在某一级未通过审核，则需要填写驳回原因后，再点击“驳回”按钮，数据只返回上一级。台账信息需要通过两级审批通过后，才可进入台账数据库保存，任何一级驳回，都需要用户重新修改台账信息后，重新提交。

在台账审核的过程中，台账填写人员可以登录系统，查看台账的审核进度。台账信息经过部门主管和中心分管领导的审核通过后，提交到台账数据库，不得再进行修改和删除。（审批中领导添加的备注同时保留在台账数据中）

1.3 台账对比分析功能

查看审核通过的台账信息时，点击“费用台账查询分析”按钮，可以进入对比分析的页面。在此页面中，可以通过指定起止时间，筛选出需要分析对比的历史数据，同时显示柱形图，柱形图上标注数值，显示“同比”、“环比”和最后一条数据与第一条数据对比结果。

1.4 事项提醒功能

合同管理人员根据需要创建合同信息条目，条目中显示合同主体、涉及内容概述、合同签订时间和生效期，下拉菜单选择涉及部门。系统根据合同管理员设定的付款时间对拥有查看合同权限的用户进行提醒，提醒内容设置“已知悉”按钮，用户点击后，系统不再针对本条信息对该用户进行提醒，否则每次登录都提醒。证照信息管理流程同合同信息管理流程。

1.5 管理提升建议

通过发站内信的形式，用户提交合理化建议，该建议所有用户皆可查看，领导采纳的建议进行特殊设置。

1.6 報表中心模块

报表中心为各项确认后的数据最终流向，拥有不同权限的操作员对数据进行查看，并可根据需要的条件进行筛选查询、打印和导出。功能包括：按供应商进行汇总，按台账类别进行同比和环比，按供应商进行同比和环比。

1.7 系统权限管理

负责管理部门和人员，部门的管理关系，角色定义、角色与功能点的关系、角色与人员权限分配等功能。

2 软件技术要求

信息录入实现标准化控制，尽可能多的提供辅助录入和自动纠错功能，如设计下拉选单，建立标准数据字典等。系统需对所有流程从执行效率、实现环节、流转等方面进行设计。管理员能够调整流程，数据导入和导出有明确的提示和确认。系统数据库要符合现有信息化建设标准，避免形成信息孤岛及垃圾数据。系统要具备良好的开放性，在进行设计时，要充分考虑到将来扩充的可行性，并能够将各种格式的信息集成在管理信息平台上。

3 结束语

通过信息化手段研发经营台账管理系统，实现经营台账信息共享，为成本管控、降本增效和科学决策提供依据，能够进一步提升培训服务管控水平和经营成效。

参考文献：

[1]狄振鹏.管理规范靠台账[M].机械工业出版社，2013.

[2]陈贵兵，周丽华.基于Web的数据库系统开发与应用[J].电脑知识与技术，2010（32）.

[3]李美莲.设置原始记录与统计台账是统计工作的基础[J].中国统计，2011（10）.