我馆图书采编业务外包的实践与思考

姚姗姗

[摘要]分析了图书馆采编业务外包的定义、较为成功的外包方式及其优势，基于对我馆采编业务外包的实践，对采编业务外包提出了几点思考。

[关  键  词]图书馆;业务外包;采编

图书馆是高校的文献信息资源中心，为全校师生的教学科研提供服务，是评判一所高校建设的三大标准之一。采编部在图书馆中占有极其重要的地位，它不仅仅承担了图书馆信息资源的搜集、组织、加工、管理等工作，而且担负着高校信息资源合理配置的重任。高校图书馆的业务部门是采编部，所有文献信息资源之所以能正常流通至读者，是因为采编部对其进行了相关的处理。因此，采编部的工作质量和效率直接影响高校图书馆的业务水平和服务质量。那么，在这种环境与要求下，图书馆业务外包便随之而产生。

一、 图书馆采编业务外包的方式

业务外包是通过委托外部企业或团体提供本企业应该由内部操作的各种业务活动和服务， 以达到降低生产成本、节約时间、提高效率和改进质量， 实现科学化 、专业化管理的效果[1] ， 同时企业更能集中有限的精力有效地完成企业内部的核心任务和目标的一种创新的经营管理办法。目前，图书馆业务外包有很多种，其中较为成功的有以下几种：

1.图书采访业务外包

图书采访业务外包的模式主要有两种：一是纲目订购。书商根据与图书馆的采书合同，依据图书馆的预算经费以及圈定的纲目范围，将筛选出的图书送至图书馆，图书馆工作人员再次筛选出合适的图书。二是书商提供给图书馆征订书目，采访人员将圈选出的书目交至书商订购。我馆的采访业务采用的是第二种模式，因为我馆是将从选书编目到图书入数据库的整个流程实行全部外包，那么这种模式较第一种省去了返退书商不合适图书这一环节，不论是在工作环节还是工作效率上，都有所改进。

此外，不论图书馆采取哪种模式，书商都要对图书馆的馆藏数据进行查重，防止重复购买图书，优化馆藏配置，使购书资金得到最大化利用。

2.图书物理形态加工业务外包

图书的物理形态有很多，如条形码、书标、磁条，图书馆馆藏图章和保护膜等。这种业务外包有两种加工模式，一是书商在公司加工，另一种是书商到馆加工，这种模式需要考虑的因素相对较多，如业务量、书商公司的能力等。

3.图书编目数据业务外包

图书采编业务外包除了物理形态加工业务外包外，还涵盖了编目数据的外包，图书的著录和分类等全部交由书商来完成。日本、美国等图书馆在20世纪七八十年代就已将编目业务外包，目前比较知名的编目数据源是OCLC，因为它有质量高且费用低的优点[2]。中国各馆是在20世纪90年代开始采用编目外包。即使编目外包，图书馆采编人员也与书商制定正确统一的编目标准，同时对外包的数据进行指导和质量监控。

二、图书馆采编业务外包的优势

1.降低图书馆的运营成本

首先，图书馆向社会招投标，其次中标的书商将承包该图书馆的图书采编业务。据统计，我国每种图书的原始分编成本在10～15元，但是从套录或由书商分编数据，成本仅有0.3元。[3]由此可见，图书编目业务外包可以最大化地利用外部专业资源，大大降低图书馆的运作成本。

2.弥补人力资源的不足，提高工作效率

目前，图书馆的人事结构的配比普遍不合理，专业人才和业务素质的缺乏造成了工作人员无法适应新时代下的图书馆各方面的要求，比如图书的管理和服务。同时，由于工作人员的不足，会造成新书积压和滞后的现象，在一定程度上影响了新书的流通，降低了新书的利用率。采编业务外包减轻了采编人员大量的工作，工作效率得以提高。

三、图书馆采编业务外包案例与分析

1. 实施流程

2016—2018年，在我院图书馆购书竞标中， A公司连续三年中标。整个实施流程主要分为四部分：一是图书公开招标，目前，部分书商在招标的过程中会提供一些附加服务来吸引客户，比如提供纸质或电子征订书目、贴条形码、书标和磁条，盖图书馆馆藏图章，打印财产账等。最后与中标书商签订具体的采购合同后。二是采访工作，图书馆图书采选的实施一方面根据本图书馆具体的采访计划，另一方面是基于采访工作，通过制定一套比较详细的信息反馈机制和读者调查来实现，最后是从公司提供的征订书目中选取。最终与书商确认订单。三是数据加工，书商根据与本馆制定的加工规范和标准，对订单书目进行Marc数据加工。最后是图书的加工，书商根据合同上承诺的附加服务对图书进行加工，直至图书入馆，并顺利流通。

2.实施进程

A公司在编目加工之前，图书馆与公司制定提供一套详细的加工方案。加工的图书到馆后，馆员对每本书的每条数据（包括条形码、登录号、正题名、索书号、价格等）进行仔细核验，找出问题并及时与公司联系，制定解决方案，以最快的速度解决问题，保证图书上架效率。

我院图书馆的经费有限，导致购书数量非常少，2016—2018年的购书数量分别为9619册、8229册、5373册，经验收，A公司在编目过程中出现了一些错误，出错问题分析见表。2016年，出错图书总计44种，230册，占总册数的2.39%，2017年，出错图书总计7种，16册，占总册数的0.19%，2018年，出错图书总计3种，9册，占总册数的0.17%。针对出错的数据和图书，A公司及时派工作人员到我馆进行解决，均在一天内得以解决。通过连续三年的合作，A公司的出错率也在逐年降低，由2016年的2.39%降低至2018年的0.17%，总而言之，我馆的采编业务外包是成功的，解决了因人力和资金不足等而造成的一系列问题。

四、我馆采编业务外包的思考

1.进一步规范加工标准

规范的标准是顺利完成工作的前提条件。在整个加工过程中，我馆采编人员与书商只是口头上确定加工规则，缺少具体的书面方案，这也是造成出错的问题之一。因此，这就要求我们在今后的工作中要不断地书商沟通，确定具体的，能达成共识的加工方案。

2.建立严格的书目数据审查制度

严格的审查是保证馆藏资源质量的重要环节。在加工之前，采编人员需要协助书商对本馆的书目数据进行查重。要保证查重质量，需要从ISBN、正题名、著者、出版社等各个途径进行检索。而目前与我馆合作的书商仅仅是对ISBN查重，这就产生了重复图书书目，从而降低了馆藏资源质量。

3.建立良好的沟通机制，加强监管力度

图书馆与书商只有在充分有效的沟通下，才能使工作更加顺利。同时，在书商加工的过程中，应对书商进行监控，对发现的问题及时与书商协商处理，使问题才会及时得以解决，提高工作效率。

从近几年我馆的采编业务外包的经历来看，这种工作模式是成功的，但是它依然存在一定的局限性，但是它体现了在知识经济时代传统图书馆向现代图书馆转型过程中图书馆职能社会化的必然趋势[4]。随着联机编目工作的日益标准化，书商服务和流通市场的日益成熟，采编业务外包这种工作模式会越来越被我国图书馆界接受，并广泛运用。

参考文献：

[1]王丽丽. 高校档案馆业务外包研究[D].保定：河北大学，2013.

[2]石继平.图书馆实施业务外包及其策略[J].图书馆杂志 ，2004（4）：25-27.

[3]陈晓辉.对我馆图书馆采编业务外包的思考[J].贵图学刊，2009（3）：25-26.

[4]郭晓兰.高校图书馆采编业务外包模式研究[J].河南图书馆学刊，2010（2）：5-8.

作者简介：姚姗姗（1989—），女，山西卫生健康职业学院，图书馆，在职。

作者单位：山西卫生健康职业学院图书馆