做好计划生育档案管理工作浅析

徐杰

摘 要 在当前计划生育政策总体上在我国取得一系列进展的同时，其关于档案的管理工作仍然存在着一些问题，对我国计划生育政策进一步的实施造成了阻碍。为了更好的完善计划生育档案管理工作，充分认识到工作中的不足之处，进而通过有效措施解决档案管理中所面临的问题，才能确保计划生育政策更好的为人民服务。

关键词 计划生育 档案管理 问题 对策 分析

中图分类号：C924.21文献标识码：A

计划生育档案是计划生育过程中所形成的具有保存价值和利用价值的各种文字、图表、音像制品等不同形式的记录，是制定计划生育政策重要资料，是做好计划生育工作的基礎。最近几年，我国计划生育系统各个单位认真贯彻和执行档案法规，计划生育档案管理工作有了一定的发展，但是计划生育档案管理工作还存在很多不足，发展不平衡，在个别部门这项工作得不到切实重视，计划生育档案管理工作处于混乱无人管理的状态，档案现代化管理水平不足，严重阻碍了计划生育档案功能的进一步发挥。

1计生档案管理工作中存在的问题

（1）存在认识上的偏差。在实际工作中，有许多同志包括个别领导干部仍然没有认识到档案管理的重要性：认为计生档案无实际意义，档案与计划生育工作无直接关系，只要职工不违反生育政策就行了，档案管不管无所谓;加上计生档案管理人员思想松懈，工作敷衍了事，致使档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。

（2）内容存在弄虚作假情况。由于实行计划生育“一票否决”，少数单位在计生档案中将单位内部用临时工的情况隐瞒不报，停薪留职和下岗人员计划生育情况没有管理，出现漏管漏档、报喜不报忧的现象。极个别单位有造假资料、假文件、假证明现象，损坏了档案资料的真实性。

（3）监督检查流于形式。检查组“走马观花”似的检查不能认真解决档案存在的问题，检查过后人员思想松弛，易造成档案管理的停滞不前。

（4）人员素质偏低。大部分单位计生档案管理人员多是由老、弱、病的女同志承担，文化素质不高、档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍，工作上被动的多、主动的少，影响档案管理水平的提高。

（5）档案立卷不规范。目前计生档案管理大多是室藏内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中，计生档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则;再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多;二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍;三是部分特殊案卷缺少卷内目录，以至于有部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用;四是组卷混乱现象比较多，如有按时间组卷的，也有按职能部门管辖权限组卷的，还有按文种组卷的;五是案卷厚薄不一，有的一两页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷;六是保管不统一，分散在各部门科室现象较严重。

2加强计划生育档案工作的对策

（1）加强学习培训，提高思想认识。要采取多种形式，通过开展档案管理法规的宣传教育，全面提高基层计生工作人员特别是领导干部的思想认识和档案法治意识，增强对计生档案管理工作重要性的认识，计生档案管理工作要列入党委政府的重要议事日程，在人、财、物等方面给予保证。加强档案工作人员的理论业务学习，尤其是要掌握计算机知识，以便管理档案。同时，档案工作人员要有责任心，要爱岗敬业、脚踏实地、敢于开拓创新，科学地保管好档案。

（2）建立有效机制，规范管理制度。基层计生档案工作是一个系统工程，必须综合治理，要建立健全适合基层计生档案管理特点的管理制度，让计生档案管理工作有章可循;要把档案管理工作列入基层计生干部年度目标责任制，与计划生育工作同步检查、同步考核，建立起计生档案管理的长效机制，形成一个相互配套的规章制度和政策，促进基层计生档案管理规范化、制度化建设。

（3）适应形势需要，创新管理模式。计生档案管理要适应新形势发展的需要，必须与时俱进，用创新的思维对待计生档案管理工作，逐步树立起大档案思想，建立计生档案室，配齐人员，实现计生档案统一管理。要严格要求，加大检查力度，推动其业务工作的开展，使档案管理与计生业务良性互动，收到实效，不断提高管理水平。

（4）加大经费投入，改善保管条件。在财力上要给予大力支持，把计生档案管理经费作为计划生育事业发展的基础性投入列入财政预算，以便改善基层计生档案室的保管条件，档案室窗户要挂窗帘，室内应安装适宜的照明，以便有利于保护好档案资料。有防潮措施，安装排风扇，购买温湿度计，有条件的最好安装空调、去湿机等，还要用计算机管理档案。

（5）强化服务观念，拓宽服务渠道。计生档案管理人员要用发展的眼光积极拓宽服务领域和范围，靠优质高效的服务，争得理解和支持，求得发展的空间。要对计生档案实行动态管理，注意材料积累，及时收集材料归档，建立完整准确的计生档案，善于利用档案材料为各项工作服务，为计生档案的信息化管理打下坚实基础。还要重视计生档案的证据作用，通过档案材料总结经验教训，分析规律指导实践。在推进计算机管理的过程中应先根据档案的重要程度进行排队，将那些利用率较高的档案进行优先加工整理，提高计生档案的利用率，计划生育工作的深入开展和社会经济的加快发展作出贡献。

3结语

总之做好计生档案管理工作，进一步提高计生档案管理水平，对更好地开展新时期计生工作，促进经济社会又好又快发展有着多方面的积极作用。