新时期企业档案收集工作中存在的问题及对策

张玲

【摘要】档案的收集作为档案工作的起点，起着重要的作用，但档案的收集成为企业不确定档案工作的障碍。原因是档案的宣传不足、企业职能部门、业务单位对档案的重要性、归档要求、档案资料的收集等。对企业知识的了解不多，对档案收集的认识不够强。然而，作为新时期的现代企业，随着国家档案制度的逐步完善和档案工作的大力宣传，档案工作逐渐得到一些领导和工作人员的认可和重视，档案意识得到了极大的提高。因此，本文主要对新时期企业档案收集工作中存在的问题及对策进行了详细分析。

【关键词】新时期  企业  档案收集  问题

一、企业档案收集工作中存在的问题

（一）领导对档案收集的重视度不够

企业的管理和经济收入通常是企业领导者的管理重点，往往忽视了企业的档案管理，甚至一些管理人员也会选择放弃档案管理的岗位设置来节省费用，有些企业有相关的档案管理系统，但尚未严格执行，因此许多企业出现了混乱甚至空白档案管理的现象，不利于企业的长期发展。因此，企业必须高度重视档案管理。

（二）档案收集管理制度不完善

一些企业认为，档案的收集是一种人力物力的浪费，是一项不必要的工作，没有制定一套完善的档案管理体系，工作人员不重视档案的收集，企业档案的收集工作采取了一种混乱的方式，大量的企业档案没有及时收集，很多档案都没有归档。造成企业档案的混乱。

（三）人员流动频繁，档案的收集难度增加

企业档案管理人员的频繁流动使得企业档案管理工作的难度越来越大。一方面，当许多档案管理者改变自己的职位或辞职时，他们不进行相关的工作对接，这导致了后续工作人员对档案进行管理的困难。另一方面，由于人员的流动过于频繁，新聘用的员工不熟悉档案的管理过程和具体工作，因此在档案管理的过程中很难处理。

（四）档案的收集工作人员缺乏工作主动性

在企业中，档案管理没有受到管理者的重视，相关档案管理人员的积极性不高，员工下属也可以采取自由放任的管理模式。因此，大多数档案收集工作人员缺乏主动工作，从不主动收集数据，往往处于被动状态，相关人员要上交档案整理和归档工作，没有人上交档案丢失。因此，企业档案收集工作不及时，许多重要档案丢失，给企业的发展造成了严重的损失。

二、新时期解决企业档案收集工作问题的对策

（一）完善归档制度

档案资料的收集是否完整，主要取决于档案系统是否完善。没有规矩不成方圆，每一项工作都需要规章制度，否则就不能保证其质量。因此，档案部门需要根据具体情况，建立完善的档案制度，定期进行检查，具体落实到每一个职工身上。企业在完成建设项目验收过程中，应将全部图纸和文字资料移交，同时档案管理人员也需要参与验收工作，一旦资料有缺陷，工程验收不合格或不支付工程款项。因此，企业必须建立和完善档案制度，以保证档案的收集能够遵循。

（二）设置档案收集人员且维持其工作稳定

企业应根据档案管理的具体情况，设置适当的档案收集员，确保其工作的稳定性，以保证企业档案的长远发展。此外，保持档案收集人员的稳定和持续工作，可以为企业培养一大批高度专业化的档案收集人员。一方面，它可以充分激发收集人员的积极性，另一方面，它也可以增强收集人员的使命感和责任感。此外，维护企业档案收集人员的稳定可以提高他们的专业技能和专业素质。档案收集高度专业化。刚参加工作的员工要花很多时间才能掌握业务。因此，只有当他们的工作是稳定的，他们才能充分发挥自己的作用，做好企业档案收集工作，为企业和社会提供服务。

（三）采取多元化方式开展档案收集工作

很多企业的不同档案资料其收集方式也会有所不同，企业档案收集方式必须灵活多变，针对不同的档案资料运用不同的收集方式，以确保资料的及时性、真实性和完整性，以及档案管理工作的高效进行，多渠道的档案资料收集方式可以确保档案工作在低成本、高效率的基础上出色地完成档案的收集工作，并保证资料的完整。由于企业各类档案资料是专业的，各种档案资料的整理和归档方法也不同，因此，具有相应的专业知识，掌握这类档案的形成规律的企业技术人员，有必要承担档案资料的收集、积累、归档和归档工作。如果将企业各部门的档案资料交给企业档案存档，既辛苦又费力，案件档案的质量得不到保证。同时，对于一些特殊部门或特殊情况，档案工作者也可以帮助做好档案材料的积累、收集、归档和归档工作，使企业档案的收集形成了多渠道、多渠道的收集方式，从而保证了档案的完整。

（四）加大档案宣传力度，增强档案意识

档案管理部门要想取得系统、完整、规范的效果，单靠档案管理部门的努力是非常困难的，需要相关人员的配合、理解和支持。因此，企业档案管理应采取多种方式，向领导、各部门和企业员工宣传档案工作的重要性和作用，调动全企业职工的档案意识，尽力争取领导和管理部门的支持积极配合，使全公司上下都意识到档案工作的重要性，以及档案归档作为一个人的职责和义务。企业可以定期举办档案展，对员工进行档案知识培训课程，开展档案知识竞赛等，提高员工的档案意识。

（五）构建高素质的档案管理队伍

档案工作离不开专业人员的综合素质，因此，企业建立一支综合素质的档案管理队伍是实现企业档案工作有序发展的重要内容。企业可以通过对档案收集者的培训，提高档案收集者的综合素质。档案管理部门应建立健全培训制度，确保培训工作能按照相关制度定期开展。培训内容以专业知识为主，包含了大量的专业素质和职业道德教育。一方面，档案人员可以胜任馆藏工作，另一方面，他们可以适应新时代的发展。

三、结语

总之，随着档案在企业管理中的日益重要，企业对档案的要求越来越高，档案类型从单一的纸质文件扩展到各种档案。在新的形势下，档案的收集是不可避免的，档案的收集应当采取主动态度，从宏观整体的整体规划中逐步扩展到微观和细节上。档案工作者应履行服务各部门的职能，把以人为本、协调发展、可持续发展的理念纳入档案收集，为档案工作的可持续发展奠定坚实的基础。如何及时、全面、更好地发挥企业档案在企业服务中的作用，验证企业历史的作用，是每个档案工作者应不断追求和探索的重要主題。

参考文献：

[1]王淑改.新时期企业档案收集工作中存在的问题及对策[J].档案天地，2012，（2）.

[2]陆华.新时期企业档案收集工作中存在的问题及对策[J].中国管理信息化，2014，（13）.