新《会计档案管理办法》下对电子会计档案管理的思考

陈敏

中图分类号：F230 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）8-130-02

摘 要 财务与档案管理工作信息化早已十分普遍，但是在实施新《会计档案管理办法》前依托信息技术生成和存储的电子会计信息的性质界定一直不明确，传输、归档存储以及销毁等流程也没有相应的管理依据。本文就目前新《会计档案管理办法》下企事业单位电子会计档案管理进行深入思考，基于对电子会计档案特点及管理要求的分析，阐述当前管理工作所面临的制度保障体系不完整不配套、专业技术人才稀缺、电子会计档案的有效性等得不到保障以及档案信息安全面临多方面威胁等问题，进而提出了相应的解决措施。

关键词 会计档案管理 电子档案 改进策略

随着信息化技术在财务管理以及企业运营等领域的应用，以数字化文件形式生成、传输和存储的会计信息越来越多，几乎涵盖了所有传统会计档案的内容。而鉴于电子档案的存储和再利用有极为显著的优点，因此为认可电子会计档案法律效力和规范其管理工作，也为了进一步完善信息化时代背景下会计档案管理，国家于2016年颁布实施了新的管理办法。

一、电子会计档案特点及其管理工作特殊性

随着新管理办法的实施，电子会计档案被认可为会计档案的一部分。而且有了鉴定电子会计档案合法性、有效性的标准，提出了以单一电子文档形式保存的会计档案应符合的条件，规定了其在企事业单位内部以及内外部之间传输交接时应遵循的原则。为在企事业单位的会计档案管理工作中鉴别电子档案信息的完整、真实以及可靠性等提供了依据。但是与此同时由于数字化会计信息的载体、流通媒介以及调取使用方式都发生了根本变化，因此其管理技术和方法也有了新的特征和要求。

（一）电子会计档案的特点

电子会计档案生成于特定的计算机软件系统，是会计人员利用财务管理软件对相关信息进行分析处理后生成的数字化文件。与对应的传统纸质会计凭证、报表等档案文件资料相比，首先电子会计档案的内容需要在特定的计算机软硬件环境下才能查阅和修改，不仅计算机的软硬件系统需要满足一定条件，还需要配备特定版本的财务管理软件，从而才能顺利读取存储介质上的会计档案信息。其次，电子会计档案既可以通过网络以电子文件方式完成传递，也可以借助磁盘等移动存储设备进行转移和交接，而无论哪种方式，接收设备的软硬件系统都需要满足前述条件。

（二）电子会计档案管理工作的特殊性

由于电子会计档案以特定的数字化文件形式存储于各类设备中，因此其内容处于虚拟状态。而且由于其生成、传递过程也由计算机软件运行以及网络渠道完成，因此確保档案信息的完整、准确与真实涉及到多方面技术的应用。首先，对于以移动存储设备为载体的电子会计档案，由于存储介质外部环境因素或人为操作失误，就有可能造成部分数据丢失或破坏，而这种情况理论上难以查觉。其次，电子会计档案信息从生成到归档保管有多个环节暴露于网络环境中，而具有交互与共享性的网络环境存在黑客攻击、病毒以及窃取机密信息等问题，因此电子会计档案信息的安全、完整以及真实性随时受到威胁。而这些问题都有赖于精通计算机网络安全、档案管理以及会计信息管理技术的团队来解决，也需要有十分严明的制度规范各个环节的工作。

二、当前电子会计档案管理存在的问题

虽然新《会计档案管理办法》的实施给优化企事业单位会计档案管理、简化和规范电子会计档案管理工作创造了条件。但是由于技术水平、管理意识和理念、设施以及人才培养相对滞后，目前电子会计档案管理工作中存在很多问题。

（一）制度保障体系不完整不配套

新《会计档案管理办法》不仅对电子会计档案的管理提出了多项规范，也改变了很多传统档案管理规定，保管年限、销毁鉴定以及监督程序等都与以往有所不同。但是根据调查显示，由于对档案管理工作原本就不够重视，很多企事业单位、尤其是中小企业的行政管理部门以及会计人员对新规定的细节不够了解。所以依然沿用原有的档案管理制度和考核监督办法，使电子会计档案的管理工作并没有按照新办法落实。而档案管理部门依然用传统方法处理电子会计档案，既不能提高档案管理工作的效率，也无益于会计档案信息的深度挖掘利用，造成信息资源的浪费。

（二）专业技术人才稀缺

按照新管理办法落实电子会计档案管理，能够将符合规定的档案资料以单一的数字化文件形式归档保存和再利用，不仅极大的减少了纸张使用和空间占用，还能让各部门人员根据需要通过网络随时调取档案资料，利用专业化的软件对重要的经济活动信息进行深入分析，从而为战略决策提供可靠详实的信息支持。但是电子会计档案资料的管理和再利用有着很高的技术要求，既需要掌握信息技术又应精通档案管理，还需要有相应的财务常识并了解相关管理软件，而目前企事业单位内部鲜有具备这些能力的人才。

（三）电子会计档案的有效性等得不到保障

根据新《会计档案管理办法》，以电子档案形式保管的会计信息从来源、格式到生成和传输都需要满足一定条件，从而才能被认定为有效。而由于设施、技术性原因或管理人员不具备相应的能力，导致目前多数企事业单位的电子会计档案管理不够规范。首先，由于信息生成以及接收设备软硬件设施不符合要求，无法保证电子会计档案能够准确读取，或者设备输出的账簿等电子文件的格式不符合相关规范要求。其次，由于管理人员技术水平不足或者对电子会计档案的管理规定不熟悉，使其无法按照规范的流程鉴别和监督档案的真实性和有效性。最后要想实现对电子会计档案生成、传递过程的有效监控，需要企事业单位内部的网络系统有功能完善的管理软件，对不同部门的计算机等信息化设备的使用状况、软件系统的运行等进行监督。但是目前受到人才与技术水平的制约，还没有相对成熟的解决方案。

（四）档案信息安全面临多方面威胁

在实施新《会计档案管理办法》后，不再要求全部会计档案以纸质介质方式输出和归档，因此目前电子会计档案的安全问题非常突出。由于特殊的生成、存储与传输方式，使电子会计档案一方面容易在网络空间被窃取或损坏，导致信息不具备真实、完整性或被恶意利用。另一方面又因为其虚拟化的状态，使其在被非法复制、更改或损坏后难以查觉。而电子会计档案中存在大量的敏感信息，其损毁或遗失的后果比较严重。首先，电子会计档案与传统纸质档案同样面临物理性破坏，自然灾害或者环境温湿度变化都会威胁其安全。其次，电子会计档案的保密性受到更多考验，在其生成、传输到存储于档案部门的网络化设备环节都有被攻击、窃取的可能[3]。最后，由于用于管理和读取电子会计档案的计算机、服务器等设备的软硬件不断升级，电子会计档案在新的软硬件环境下的存储和运行也面临风险。

三、改进电子会计档案管理的策略

（一）依据新办法完善管理制度

电子会计档案信息的生成过程、在企事业单位内部以及单位之间的传输都对信息的真实、完整与准确有重要影响。而在新办法下进行电子会计档案管理，要想确保其在各方面都符合规定，应从完善管理制度着手。首先，依据新办法中的相关条款，对原有管理制度的细则进行补充和修改，增加关于电子会计档案真实性、可靠性鉴别与信息交接规范等内容，并且更新关于档案保管年限以及销毁流程等方面的条款。其次，完善原有档案管理制度中的监督考核部分内容，根据新的管理办法明确相关人员的职责，以便确保电子会计档案文件在各个环节得到妥善处理。

（二）培育人才并组建专业技术团队

由于电子会计档案管理涉及到档案、财务、网络安全以及信息技术等多方面的专业技术，因此为让新办法框架下的会计档案管理工作尽快规范化，应组建专门的技术团队并着力培养具备全面知识和技能的人才。首先，可以从原有的企事业信息化管理技术保障团队中选拔人才，基于其对计算机和网络技术的了解，对这部分人员进行电子会计档案相关知识的培训，使其熟悉档案管理法律法规、电子会计档案的管理办法以及安全管理特点，从而具备从事电子会计档案管理的能力。其次，要组建技术保障团队从事网络系统维护、研发安全管理软件并确保电子会计档案的有效性和信息安全。通过确保电子会计档案与各相关部门设备的系统兼容性、对财务管理软件系统进行维护更新，以及对信息来源进行追踪和鉴定，使电子会计档案符合新办法的要求。此外，通过研发后台监控系统软件，对单位内部网络系统登录、操作以及信息上传下载等行为进行监督，以便及时发现异常并确保电子会计档案信息的完整性和真实性。

（三）完善软硬件设施，保障档案信息安全

为了优化电子会计档案管理并提升其利用价值，应对档案管理部门的软硬件设施进行完善和升级。首先，针对电子会计档案的存储与管理特点，开辟专用空间并确保环境中没有影响电子档案存储设备安全的因素，根据电子档案资料的备份存储需要，将原始和备份档案的存储设备分别保存在不同地点。其次，应构建关于电子会计档案资料的数据库，将所有档案的生成背景信息、使用的财务软件版本、读取信息所需计算机软硬件条件以及归档日期、备份情况等一一记录。并且通过档案部门管理系统设置信息检索和更新提醒等功能，以便管理人员随时掌握所有电子会计档案的状态。对于存储时间达到一定长度的文件资料及其介质进行检查，根据需要进行重新复制，以防因介质损坏导致信息损毁。最后应构建完善的网络安全体系，对来自互联网的黑客攻击、计算机病毒以及异常操作进行实时监控和预警，从而确保电子会计档案管理系统的安全。

四、结语

在信息化和网络化的背景下，新《会计档案管理办法》契合目前会计信息网络化生成、传输与利用的需要，是提升企业运营效率并充分利用会计信息优化战略决策的保障。而电子会计档案的管理则面临多方面的挑战，只有按照相关规定完善内部管理体系和规范各个环节的工作流程，尽快解决技术与人才方面的困难，从而才能确保电子会计档案信息的质量与安全。

参考文献：

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[2]姜慧君.新《会计档案管理办法》下对电子会计档案管理的思考[J].兰台世界，2017（7）：46-48.

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