信息化时代人事档案管理模式创新路径研究

陈超

摘 要：自从计算机信息网络技术普及以来，大大方便了人们的生产生活，对于各行各业的促进作用都是非常显著的，大大提升了工作质量和效率，企事业人事档案管理工作也不例外。但现阶段，由于制度标准、技术设施以及人员等方面的原因，企事业在对人事档案进行信息管理的过程中，存在着一些问题，对人事档案信息管理水平的提升造成一定阻碍，必须重视对这些问题进行深入分析研究，并采取有效对策，以此来提升人事档案信息管理的水平。基于此，本文明确了在信息化时代，对人事档案进行信息化管理的重要性，分析了当前人事档案信息管理的现状以及具体对策，为完善当前的人事档案管理工作提供几点建议。

关键词：信息化时代；人事档案；信息管理；现状；创新路径

引言

社会诚信化、规范化的提升以及信息技术的发展，人事档案的重要性越来越突显，需要我们引起高度重视，同时还要积极运用所有符合实际的手段，进一步强化人事档案的信息化建设，创新管理模式，从而构建全面、详细的人事档案，使人事档案的信息化管理顺利实现。引发档案管理模式的变革促进其管理水平的提升，在确保信息安全的基础上，实现档案信息的共享，进而合理运用人才。

1、人事档案的特点

1.1全面记录人员发展历程

人事档案是记录一个人主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料。在个人转正定级、职称申报、鉴定考核等工作中都需要用到档案。一般在个人档案中会包括人员的个人情况、家庭情况、社会关系、学习情况、工作经历等内容，全面记载着人员的个人发展情况和职业发展经历，全景式地展现了个人成长发展全貌。这些材料组成了个人的信息资料存储库，能够为单位组织或人事部门招聘、考察、考核人员提供全方位的参考和评价。

1.2需要随时进行动态更新

人事档案不同于其他类型的档案，由于个人的情况和经历会随着时间的推移而产生变化，所以人事档案的内容具有动态发展的特点。人员在发生教育培训、职称职务晋升、岗位调动、获得奖励等变化后，变动部分均需要记入个人档案中，人事档案管理部门就要及时地进行更新和维护，确保人员档案变更的及时性和准确性。此外，人事档案的动态性还表现在人事档案会随着组织人事关系而“档随人走”。

1.3档案内容有保密要求

由于人事档案的内容主要反映的是个人的情况，比如个人信息、家庭情况等，这些内容属于个人隐私，因此，档案的部分内容要求时刻处于保密状态，不能对外开放，不能允许除本人和人事部门外的其他人员调阅。人事档案部门的管理人员必须要有保密意识，在日常的工作中要清楚哪些档案内容是可以公开的，哪些档案内容是需要保密的。

2、信息化时代人事档案信息管理的重要性

在信息化时代，企事业单位各项工作都离不开信息化技术的运用，人事档案管理工作也是如此。在企事业单位进行人事档案管理工作时，通过运用信息化技术，不但在提升管理工作的效率和质量方面具有重要意义，也是时代发展的需要。

2.1人事档案信息化管理符合时代发展的需要

在各行各业中，推进信息化建设是时代发展的要求，自从信息化技术被广泛地运用到人们生产生活中以后，人们已经明确意识到信息化的促进作用，人们也更加倾向于信息化技术的运用，因此，对人事档案进行信息化管理是时代发展的需要。

2.2有利于提升人事檔案管理工作的质量和效率

企事业人事档案数量较多，工作人员在进行管理时的工作量较大，通过运用信息化技术，进行人事档案的管理，能够大大减少工作人员的工作量，可以有效提升人事档案管理工作的质量和效率。

2.3有利于确保人事档案的准确性、可靠性和完整性

人工进行人事档案管理时，大都运用纸质文件进行记录，这不但由于人工失误造成人事档案管理工作中出现误差，而影响人事档案的准确性和可靠性，还会由于纸质资料丢失或者破损而影响人事档案的完整性，运用信息化技术进行人事档案工作，可以有效避免这个问题

3、信息化管理模式的实现过程

3.1构建目标

构建干部档案信息化管理模式的目标包括以下几部分内容。第一，纸质实体档案转为数字信息化档案。传统纸质实体档案管理工作一般涉及保管、整理、利用、转递。考虑到信息安全等，各地干部人事档案管理部门均采用传统的封闭管理模式，相较于信息化管理模式，具有管理成本高、工作效率低、受人为因素影响大等劣势。第二，建立干部人事档案信息数据库纸质档案作为原始资料，集中进行保管和维护，只涉及管理、整理、增补、审阅，不涉及利用和查阅。干部人事档案中的相关信息都汇总到信息数据库中，所有信息内容与纸质人事档案信息内容一致，实时进行动态更新；人事档案的一切利用与查阅都通过信息数据库进行。第三，干部人事档案管理的网络化和数字化改革。利用互联网，实现相关机构对干部人事档案信息资料共享；同时利用信息数字化和网络化技术，提高对干部人事档案信息的处理与分析能力。

3.2构建内容

3.2.1信息化基础

信息化基础应包括符合信息安全及信息共享标准的局域网，在线运行数字化政务服务网，相关专业机房和控制室、办公软硬件环境；干部人事档案信息化管理的技术规范及数据库设计统一标准。

3.2.2管理团队建设

干部人事档案信息化管理既涉及信息网络技术，又涉及档案管理专业人员，因此，相关部门应组建具有专业水平和责任心的管理队伍。管理上尽管采用信息化技术，但是技术使用者仍然以人为基础，因此，建设高效的干部人事档案管理团队，是实现干部人事档案管理信息化的关键。

3.2.3管理制度设计

纸质实体干部人事档案中出现的各种问题，究其根源是管理制度存在缺陷。尽管信息化管理存在各种优势，但仍要以规范信息化管理制度作为保障。干部人事档案信息化管理制度设计需要进行专家论证。

3.2.4信息安全保障体系

网络信息安全为干部人事档案信息化管理提供保障。相关部门通过建立信息安全保障体系对数据库、网络信息等相关内容资料进行加密；同时设立专门的信息安全部门。监管与审计机构应加强对干部人事档案信息化管理系统的保密性和安全性风险评估工作。

3.3构建流程

构建干部人事档案信息管理系统主要分为需求分析、系统设计、建设实施3个主要流程。需求分析流程主要包括成立专项小组、项目目标、确定管理范围、需求调研、制订规划和完成需求分析报告。系统设计流程主要包括资源配置、可行性分析、初步设计、设计审核、形成系统设计文件。建设实施流程主要包括管理系统软硬件配置、系统试运行、系统测试、操作培训、正式运行和系统调整与维护。此外，干部人事档案信息管理系统建立流程要遵循实用性、安全性、共享性的原则。

4、人事档案管理现状

4.1管理方式落后

自人事档案发展以来，许多单位的人事档案管理仍采用传统的管理方式，完全依靠人力劳动，基于电子表格为基础进行管理，效率低下，管理混乱。对于机构庞大的单位而言，大量人员和复杂的组织结构已成为人事档案管理者面临的另一个难题。随着制度的改革，人员流动量大，传统管理方法的弊端日益突出。电子表格的使用也给频繁的人员调动和人员信息更新带来了很多不便。传统的管理方式现在已经阻碍了人事档案管理的科学发展。

4.2硬件结构基本完善，软件需要更新

目前，我国大多数企事业单位的硬件和网络信息化基本配备，但是没有配备人事档案管理系统，或是相关硬件还不完备，因此阻碍了本单位人事档案管理信息化建设。除此之外，人事档案信息化数据库建设缺乏整体性，没有通过先进的软件系统以网络为平台形成完整的档案信息化系统。大多数人事档案管理仍然保留在Excel表级别或人事档案信息化管理系统的单机版本中，这会给日常的人事档案管理工作带来不便。

5、信息化时代人事档案管理模式创新路径

5.1树立人事档案信息化管理理念

一方面，要强化管理意识。要充分意识到人事档案对个人发展的重要意义，充分认识到人事档案需要强化管理。同时，人事档案管理是一项专业化程度高、内容复杂、意义重大的服务性工作，真正实现在思想上高度重视，尤其是相关领导干部，要坚决避免将人事档案管理工作作为安排“边缘人”的“冷衙门”，切忌成为作风懒散、不求上进工作人员的“安乐窝”。另一方面，要树立信息化意识。身处信息化时代，要用信息化的思维看待工作，用信息化的手段开展工作。对人事档案管理而言，要树立信息化意识，用信息化手段推动传统模式的人事档案管理工作创新发展，既要保证人事档案管理真实有效性、内容全面性、随人流动性、隐私机密性和功能服务性等特点的充分发挥，实现人事档案自身的实用价值最大化，也要确保人事档案管理适应信息化时代快速、便捷、高效、安全的实际需求。

5.2培养人事档案信息化管理人才

“一支专业能力过硬的团队是档案管理工作能否取得成绩的关键。”一方面，要重视人事档案信息化管理工作人员专业化问题。在人员招聘和人员安排时加大对档案管理、计算机、信息技术等相关专业人員的倾斜力度，确保建立一支懂档案管理、懂信息化技术的专业人才队伍从事人事档案管理。另一方面，从事人事档案管理的工作人员要加强自身学习。现有及未来从事人事档案管理的工作人员要主动适应信息化时代的挑战，加强理论学习和技术实践，不断提升自身业务水平和专业能力。总之，要建立一支具备人事档案管理知识体系、掌握信息化理念和技术以及终身学习意识能力的专业化人事档案管理人才团队，既能推动人事档案管理不断适应信息化要求、提高信息化水平，也能通过信息化技术的不断发展和有效运用提高人事档案管理的质量和效率。

5.3搭建人事档案信息化管理平台

要加速人事档案信息化管理平台建设，充分利用网站、数据库和新媒体搭建动态的、科学的、全面的、安全的人事档案管理平台，实现人事档案管理的信息化、网络化、数字化、自动化和远程化，这是信息化时代人事档案管理模式创新的根本路径。综合利用互联网技术和大数据技术，搭建集信息收集、分类、存储与调取等传统功能于一体，并集成双向互动、实时更新、比对分析、趋势研判等新型功能的人事档案信息化管理平台，能够有效降低人力物力财力的使用和浪费，节约物理空间和时间成本。更重要的是，信息化的人事档案管理，将极大提升工作的精准度和效率性，全面提高人事档案工作的管理水平和服务质量，真正实现人事档案管理工作的价值最大化。

结束语：

在人力资源管理中，人事档案所发挥的作用极为重要，其真实记录了个人开展本职工作期间的各项事情，所以在人才考核和选拔的时候可以提供更多有效依据，同时借助人事档案还可以促进人事管理水平的提高。所以新时期需要对人事档案信息化管理工作引起高度重视，充分借助现代化信息技术，使人事档案的网络化顺利实现，并提高档案信息化水平，以便于更好地查询、变更和储存档案，及时、快速传递档案信息，在确保信息安全的基础上，实现档案信息的共享，这对促进人事档案利用效率的全面提高极为有利。

参考文献：

[1]闵敏.创新人事档案管理制度与模式的探索[J].黑龙江科学，2018（12）.

[2]安荣革.企业人事档案信息化管理的实践及思考[J].中国管理信息化，2017（14）.

[3]张晓波.关于人事档案管理创新的几点思考[J].中国管理信息化，2018（8）

[4]常瑞淇.人事档案信息化管理面临的挑战及对策[J].信息与电脑（理论版），2017（5）：41-43