巧用Indesign书籍提高科技期刊的排版效率

2019-10-24凌桂霞何燕钰赵春杰

科技传播 2019年17期

凌桂霞，张宣，何燕钰，任珊，赵春杰

Adobe Indesign 是一个定位于专业排版领域的全新软件，整合了多种关键技术，包括现在所有Adobe 专业软件拥有的图像、字型、印刷、色彩管理技术[1]。Indesign 书籍是一个可以共享样式、色板、主页及其他项目的文档集，排版者可以按顺序给编入书籍的文档中的页面编号、打印书籍中选定的文档或者将它们导出到PDF[2]。

Indesign 书籍常应用于图书的排版，科技期刊没有图书内容那么多，但是每一期内容变化灵活，一般包括期刊介绍（版权页）、编委会、目录、正文（约10 篇文章）、投稿须知等[3]。笔者尝试在每一期稿件排版的时候，使用Indesign 书籍功能，发现大大提高了效率，节省了时间，带来很多方便。本文总结了使用Indesign 书籍进行期刊排版的优势，供排版者分享。

1 以英文双月刊《亚洲药物制剂科学》杂志为例，使用Indesign 书籍排版的流程

1.1 创建Indesign 文档

如图1 所示，首先创建期刊介绍（版权页）、编委会、目录、投稿须知等Indesign 文档。一般这些文档建立以后，可以供今后其他期杂志使用，因为除了目录，在每一期排版时需要更改一下内容外，其他文件的内容短期内都是固定的。然后建立一个稿件的Indesign 文档，将正文的格式、段落、字体、页码格式、版式等设置好，作为排版的模版，供每一期正文文章排版使用。

将创建的Indesign 文档模版复制/粘贴9 份，分别重命名，一般都将文章的稿号作为文件名，因为这样名字简短，在书籍调板中看起来比较直观方便。10 篇文章的Indesiign 文档创建以后，先不要急于添加内容，因为从此环节之后的工作，就要借助Indesign 书籍来完成，Indesign 书籍将给排版流程带来很多便利。

图1 创建Indesign文档的流程

1.2 新建一个Indesign 书籍

书籍是一个文档，在创建时要先设置存储书籍的位置和名称，存储后才可以打开相应的调板。然后再在调板中添加相应的文档，组合成书籍。

执行“文件”→“新建”→“书籍”命令，打开“新建书籍”对话框，命名为“2012年第1期”，保存书籍，书籍文件的扩展名为.indb。书籍文件独立于文档文件，即Indesign 书籍和Indesign 文档位置是独立的，无制约关系，所以相对位置可以随意。

1.3 将Indesign 文档添加到Indesign 书籍中

1.4 调整书籍中文档的顺序

选中要移动的文档，按住左键，移动到某个文档下方，松开，文档即完成移动并重新分页。从AJPS-01 到AJPS-10 的页码连续，这是由于这10 个文档由一个模板复制而成，模板文档设置了“自动页码”。此方法在调整文章顺序时，页码范围会自动调整。

1.5 分别编辑Indesign 书籍中的各文档

双击“书籍”调板中的文档名称，即可打开相应的文档，并编辑该文档，而且可以同时打开多个文档进行编辑，文件打开后，在“书籍”调板文档名称中添加了图标，表示该文件为打开状态。由于10 篇文章都是由同一模板修改的，页面数量相同，所以编辑某篇文章时，要根据情况删除和增加页面，由于文档设置了“自动页码”，所以在增减页面时，书籍会自动重新分页。

1.6 导出PDF 文件用于校对或付印

打开书籍中的所有文档，集中规范格式，主要利用格式刷和查找/更改功能。在“书籍”调板中，选中某个文档，选择“打印已选中的文档”或“将已选中文档导出为PDF”，输出的PDF 文档可以作为校样文件，发给作者校对；全部选中书籍中的文档，选择“打印书籍”或“将书籍导出为PDF”，将整个书籍输出为PDF 文件，直接用于印刷。

2 使用Indesign 书籍进行期刊排版的优势

Indesign 书籍会对索引、目录、页码和样式等方面要求有一致性，可以把多个单独的Indesign文档合并为一个书籍文档，但书籍中的各个文档仍然单独存在并可以单独修改。

2.1 界面简洁、功能齐全、操作方便

“书籍”调板是书籍文件的工作区域，可以在此添加、移去或重排文档，多个文档集于一体。一个书籍文件中最多可包含1 000 个文档。应用Indesign 书籍进行期刊排版时，可以将一期杂志包含的多篇文章、版权页和投稿须知等所有文档作为一个整体处理。“书籍”调板可以作为一个链接，只需双击“书籍”调板中的文档名称就可以轻松打开文档，这样便于打开多个文档，实现多个文档间的快捷切换。

“书籍”调板总是在浮于Indesign 界面的最前方，而且可以随意移动位置，并最小化，不会影响文档的编辑，如果需要切换其他文档时，再将其最大化，显示书籍中的文档列表。另外，页面范围显示在“书籍”调板中每一文档名称的旁边，非常清晰明了。

2.2 自动编排页码

Indesign 书籍实现了页码自动控制，页码排序方便灵活，可以全文排序，也可以自动分章节排序。默认情况下，书籍文件中的“自动分页”是打开的。如果选中编入书籍的文档中的“自动页码”，则书籍中的文档将被连续地编排页码。默认情况下，当在编入书籍的文档中添加或移去页面，或对书籍文件进行更改（如重新排序、添加或移去文档）时，Indesign 会重新分页。

在“书籍页码选项”对话框中可以设置书籍页面的编码方式。单击“书籍”调板右上角的按钮，在弹出的菜单中执行“书籍页码选项”命令，打开“书籍页码选项”对话框。选择“书籍”调板菜单中的“文档页码选项”，或在“书籍”调板中双击该文档的页码，可以更改文档的页码格式。

2.3 有利于集中规范格式，批量处理特殊字符、特殊格式，避免遗漏

在书籍中，我们可以讲一期杂志的将所有文档作为一个整体进行集中处理，例如可以使用格式刷，集中修改所有文档的标题样式：将某篇文档修改后，直接双击下一篇文档，格式刷的内容不会变更，无需频繁切换格式刷的样式，就可以轻松将所有文档中的标题统一修改。另一个重要优势是使用查找/更改功能，集中规范词语用法，批量处理特殊字符、特殊格式，例如正斜体、大小写、上标下标。该操作的关键步骤有两个：首先必须打开书籍中全部文档，然后在查找/更改选项里必须选择“应用于所有文档”选项。