新时代社会治理背景下高校档案治理中的突出问题和对策思考

2019-10-23郑高锋

档案管理 2019年5期

郑高锋

摘要：高校档案治理工作水平和能力，直接影响着高校档案“鉴前世之兴衰，考当今之得失”作用的发挥。进入新时代，治理理念日渐深入人心。加快完善档案治理体系、提升档案治理能力成为档案事业的新要求。文章以社会治理为背景，解读了治理理念的特征和优势，结合实证研究从四个方面分析了当前高校档案治理工作中存在的突出问题，并有针对性地提出了加强高校档案治理工作的对策和建议。

关键词：新时代;高校;档案;治理

Abstract： The level and ability of archives management in Colleges and universities have a direct impact on the role of archives of colleges and universities in 'learning from the past and examining the gains and losses of today'. Entering the new era， the concept of governance is becoming more and more popular. Accelerating the improvement of the archives management system and improving the ability of archives management has become a new requirement of archives undertakings. From the background of social governance， this paper interprets the characteristics and advantages of the concept of governance. Combining with empirical research， this paper analyses the outstanding problems existing in the current archives management work in Colleges and universities from four aspects. It also puts forward some countermeasures and suggestions to strengthen the management of archives in Colleges and universities.

Keywords： New era; Universities; Archives; Governance

習近平总书记曾指出，档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。党的十八大以来，党和国家高度重视档案治理工作。2016年6月国家档案局印发了《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，明确提出，加快完善档案治理体系，提升档案治理能力，为夺取全面建成小康社会决胜阶段的伟大胜利做出积极贡献。2018年8月21日至22日，国家档案局在北京专题召开经验交流会，专题研讨如何提升档案治理法治化水平。

1 治理理念的基本内涵及特点

我国“十三五”规划明确提出加强和创新社会治理，要建立“共建共享”的社会治理格局，强调“共建共享”;党的十九大对社会治理理念予以进一步的创新和丰富，增加了“共治”，提出要建立共建共享共治的社会治理格局。“共建共享共治”成为治理的核心理念。根据MBA智库百科：社会治理是“政府、社会组织、企事业单位、社区以及个人等多种主体通过平等的合作、对话、协商、沟通等方式，依法对社会事务、社会组织和社会生活进行引导和规范，最终实现公共利益最大化的过程”。[1]目前，社会学、管理学、政治学等学术界比较一致地认为，治理理念相对于传统管理观念来讲，至少有主体多元化、手段法治化和目的导向性三大显著特点。

1.1 治理主体多元化，强调共同参与。中央党校科学社会主义教研部教授向春玲认为：“中国的经济资源、技术资源、人才资源等不是都集中在党委政府手上，其他的经济主体也掌握着大量的资源。对社会成员的服务和管理，也不能完全由政府大包大揽，而是社会多个主体共同参与服务和治理。”[2]可见，与传统管理相比，国家治理、社会治理、社区治理均主张参与治理的主体多元化，改变传统的政府机构、主管部门单一执行管理职能的“一元化”，鼓励开放式管理，动员多团体、多组织甚至多个体强化参与意识，积极参与治理，打造人人尽力尽责、人人共建共享共治局面。

1.2 治理手段法治化，强调制度化。党的十五大明确提出“依法治国”，党的第十八届中央委员会第四次全体会议首次专题讨论依法治国问题，2017年10月18日，习近平总书记在党的十九大报告中指出，成立中央全面依法治国领导小组，加强对法治中国建设的统一领导。进入新时代，我国各个领域的法治化水平、法治化程度得到了前所未有的提升。但是，法律不可能约束到社会各个领域的各个角落的行为，所以，诸多社会角落需要制度来规范、调整、协调。制度与法律相比具有显著不同，但是从依据性、约束性、程序化、规范化的角度来看，制度与法律具有统一性。对于国家意志而言，对于公共权力而言，从国家治理、社会治理高度来看，我们强调治理的“法治化”，针对某个单位、部门内部的治理除了必须依法开展之外，更多具体事务治理、管理是通过规章制度化来体现其“法治化”水平的。蒋继华在《推进社会治理法治化建设》中指出：要通过着力构建制度体系、推进依法行政等途径，以提升社会治理法治化水平。[3]

1.3 治理目的导向性，强调服务宗旨。新时代的治理主张服务至上，强调为治理对象提供优质、高效、便民、利民的服务。“最终实现公共利益最大化的过程”是MBA智库百科对社会治理目的的界定，是社会治理的价值追求。“管理强调效率和效益、维持秩序，而治理的目标是‘善治，即实现公共利益的最大化。”[4]

进入新时代，高校档案管理工作应该以治理理念为指导，从战略高度重视档案治理工作，树立共建共享共治档案治理理念，加强档案治理队伍建设，创新档案管理工作，努力提升档案治理能力及水平。

2 当前高校档案治理工作中的突出问题

目前诸多高校档案治理工作尚存在许多不足和需要改进的地方。

2.1 档案治理工作受重视度不够。档案管理工作在相当一部分高校中被认为是边缘的工作而不被重视。从档案馆的设置情况即能“管中窥豹，可见一斑”，比如：在河南省内近40所的本科院校中，除了郑州大学、河南大学、河南农业大学、河南牧业经济学院之外，还有70%多的院校的檔案馆设置级别低、排名靠后（倒数前三名居多），甚至不独立（或与图书馆合署办公，或从属于校长办公室，或根本没有独立体现）;而且，在调查中发现，92.3%的师生认为：档案馆属于“冷衙门”，属于“养老、过渡之地”，档案管理工作人员晋升途径狭窄。高校顶层设计中对档案治理工作重视程度不足，容易给人造成档案工作可有可无的错觉，直接制约着档案治理能力现代化和治理水平的提升。

2.2 档案治理工作的主体单一化。经调查，河南省20多个本科高校的500名非档案工作人员和1000名学生，98.6%的人持上述观点。在现实中，几乎所有的档案治理工作都由档案馆的工作人员承担。高校中的二级单位、部门在档案治理工作中停留于收集、整理与提交。仅仅由档案馆一个部门承担全校档案治理工作显然不科学，一则治理理念强调主体多元化，二则高校档案治理工作涉及每个老师、每个学生、每个科室、每个部门，每一项有价值、有留存意义的工作或者行为。档案治理工作主体单一化，易导致档案治理“力不从心”。

2.3 从事档案治理工作的队伍薄弱、服务观念有待提升。前文已述的档案治理工作主体单一化的现状，是档案治理工作队伍薄弱的体现之一。调查中，约86.8%院校中从事档案工作的人员总量不足，年龄结构不完善，多呈现“老龄化”的态势，总体学历层次不高且高职称的人员较少。另外，受传统管理、管制思维的影响，一些档案工作人员习惯于“为了管理而管理，为了管理效率而管理、为了管理方便而管理的”逻辑思维和行为方式，为档案查阅者、使用者提供便捷、高效服务意识不强，服务方法落后。根据对曾经前往高校办理过学位证明、录取证明、学历证明的500名高校教师的调查，80.7%的人认为办理手续繁琐、效率不高、浪费时间较多。当然，调查发现郑州大学档案馆信息化、现代化程度高，已经实现了网上预约、办理、远程服务的高效化、科学化，这与其从事档案治理工作队伍的强大是分不开的。

2.4 档案治理工作制度缺失。目前，高校档案管理的制度化程度不高，据调查，河南本科高校70%以上的学校层面的档案管理制度存在单一、笼统、缺乏、不健全、不科学的问题，大多停留于党和国家的法律规定层面，停留于文件保密、借阅、收发管理等层面，而具体的结合本单位工作实际的针对性强的制度、办法、规定文件较少。高校中各二级单位的档案管理制度、机制更是缺失。调查中，85.3%以上的河南本科高校的二级单位（档案馆除外），未建立起本单位科学的档案管理制度，这制约着档案治理工作的规范化、科学化。

3 新时代加强高校档案治理工作的建议与对策

3.1 提升对档案治理工作的重视程度。首先，学校领导层要重视档案治理工作。要通过学校层面的党委会、办公会、务虚会、务实会等途径将档案治理工作列为重点研究对象，将其列入学校年度党政工作要点，并出台相应的政策文件予以鼓励支持，并将专职档案工作部门升格、独立。近年来，河南牧业经济学院在这方面的做法值得借鉴，学院设有副校长主抓档案治理工作，并将档案馆独立设置为正处级单位，且将档案管理工作纳入各部门年终目标管理考核指标体系，这有力地推动了档案治理工作的科学化。

3.2 建立共建共享共治档案治理格局。共建共享共治与治理主体多元化是一致的。一是要破除“单一化”管理观念，学校层面及专职档案管理部门利用新媒体、会议、讲座等平台开展宣传、教育、培训活动，动员全校上下树立档案治理工作“人人有责、人人尽力、人人尽心”的新理念。理念是行动的先导，只有牢固树立了科学理念，才能做出相应的行为。二是构建多元化档案治理机构。位于决策层面的校级领导要主管、协调档案治理工作，专职档案部门要负责全校档案治理工作研究、落实及相关培训和日常管理工作，各二级单位要开展本单位档案的管理与服务工作，又要积极配合专职档案部门的各项工作，甚至每位师生都要有较强的档案意识。三是要明确档案治理的最终目的是服务，这就需要档案治理参与者提升服务意识、服务能力，钻研专业档案业务管理知识。最终打造群策群力、齐抓共管共享的档案治理格局。

自2017—2018年来，河南牧业经济学院高度重视档案治理工作主体多元化研究，如：各个二级单位、部门均设置了兼职档案主管领导和兼职档案员，并拟定了结合实际的档案分类办法、管理制度，学校层面、职能部门及各个学院在学校档案治理中有效地发挥着相应的作用。

3.3 加强档案治理队伍建设。良好的档案治理工作需要强大的队伍来完成。加强档案治理队伍建设，一是完善其知识结构，努力打造“T”知识结构，即具备档案管理业务知识的深度和知识面的广度，做到“专才”与“通才”的统一;二是要培养良好的职业素养和工作态度，培养服务意识、保密意识、奉献精神、钻研精神、求是精神，塑造豁达乐观、沉着冷静、随机应变、善于沟通的情商;三是注重提升工作人员的决策能力、计划能力、组织能力、逻辑思维能力、分析问题能力及信心、耐心、细心等综合素质。

近三年来，河南牧业经济学院每年均能组织学校层面的专职档案管理人员及二级单位兼职档案员的培训，邀请档案治理方面的专家、学者做专题讲座;同时，兼职档案员注重互相学习交流，“引进来”“走出去”，为学校新时代档案治理工作提供了有力的人力资源保障。

3.4 建立健全提升档案治理水平的制度。科学的制度具有导向性、约束性、激励性、考核性，有效的制度能从外部给予压力，也能激发内部动力。建立健全高校档案治理的制度，一是学校层面要出台宏观管理制度，对档案治理工作明确工作分工、职责权限，构建“多元化”治理机构，使共建共享共治格局“合法化”;二是完善业务规章制度，如借阅使用制度、立卷归档制度、保密制度等;三是各二级单位、部门结合实际制定本单位的档案管理制度。另外，学校自上而下的制度要统领，自下而上的制度要支撑，从左到右的各个部门的制度要互相协调，所有档案治理制度目标、规定要统一，避免相悖、冲突。

近年来，2015-2018年，河南牧业经济学院建立健全了《河南牧业经济学院档案管理暂行办法》《河南牧业经济学院校史年鉴编写制度》《河南牧业经济学院实物档案管理实施细则》《河南牧业经济学院档案借阅制度》《河南牧业经济学院档案立卷归档规范》等近30项档案管理制度。这为提高档案征集质量、保证完整齐全收集文件材料提供了有力的制度保障。