信息化背景下高校档案服务策略探究

余亚浩

摘 要：本文就高校档案信息化服务的优化策略进行分析和探讨，为相关的高校管理工作人提供一些相关的建议，希望此次研究有助于高校提升档案服务工作水平，对高校档案服务工作有着积极的促进作用。

关键词：信息化 高校档案 策略

中图分类号：G25文献标识码：A文章编号：1003-9082（2019）09-00-02

前言

当今社会，已经逐渐转化为信息时代，也就使得社会各界对信息资源的需求量越来越大，其中，档案也是这些信息资源中的一部分，因此，高校在顺利发展的过程中，要想进一步提升高校管理水平，就要重视档案管理工作，提升档案管理工作水平，因此将信息化融入档案服务工作中，对这项工作进行更深入的研究和探讨，有助于高校对档案信息化服务建设提升有重要的意义。

一、档案信息服务概念

从广义来说，主要是指促进档案流通，加快档案信息的传播和工作效率，从而满足用户的各种需求。从狭义来说，是指相关的档案工作者以用户的主要需求为工作准则，帮助或组织用户获得需要的档案信息等服务。

二、信息化背景下高校档案服务工作存在的问题

1.高校档案管理理念落后

高校要想顺利开展教育管理工作，就要提高高校档案管理工作的理念。随着信息化技术的发展趋势，高校档案管理工作也应该将信息化管理理念融入其中，实现高校档案服务现代化。但就目前我国部分高校管理模式来说，还是停留在过去传统服务模式上，尤其是高校领导层对档案服务工作不够重视，对高校档案服务工作认识不到位，对档案服务管理在高校管理中的重要作用没有充分认识，片面的认为高校档案服务是一项不重要的工作，此外再加上传统服务管理模式的影响和约束等因素，导致高校档案服务工作者将工作重心都放在对档案管理，档案编目以及档案检索工作上，对于如何进一步创新档案服务模式没有进行研究和规划。

2.高校档案服务工作效率低

就档案服务工作而言，工作性质复杂，其中不仅涉及高校档案的记录以及存储工作，还需要根据相关要求进行快速检索服务工作，因为高校档案中保存大量信息，而且很多档案的保存形式都是传统的纸质文件档案，因此，不管是对档案进行分类还是整理工作，都需要耗费大量的时間和人力资源，而且这样工作效率也不够高，极易出现错误情况，也就在一定程度上造成高校档案服务工作质量低下。

3.基础设施条件落后，缺少现代化设备

就全国各地区的发展情况来看，由于地区经济发展层次不等，也就使得各地区高校经济存在一定的差异，部分高校存在资金不足，无法及时应对现代信息化的发展来更换相关设备，导致这部分高校服务水平还处于过去传统人工服务形式，在一定程度上制约了高校档案服务工作的发展，还有部分高校虽然购买现代先进设备进行相关档案服务工作，但由于高校内部档案服务工作的素质不够高，有些工作者不会使用计算机，就使得有些设备成了摆设，无法发挥设备在高校档案服务中真正的作用，从而制约高校档案服务信息化的发展方向。

三、信息化背景下提升高校档案服务策略

1.加强高校档案服务理念创新

要想加强高校档案服务工作，就要先进行理念创新，只有高校档案服务理念进行创新，才能更好地促进高校档案服务工作的更好开展。因此高校档案服务要紧紧迎合时代的发展趋势，积极改变过去传统服务模式，引进现代化服务理念，从高校未来发展的长远角度考虑，制定符合当前时代要求的档案服务规划，从而进一步保障高校档案服务工作的顺利开展。

2.提升高校档案服务工作效率

2.1双向性服务

一般来说，高校档案服务主要是为了进一步促进和完善高校的发展，其中档案管理部门主要工作内容是为高校后勤部门提供保障以及对学校的教学科研和学生管理等工作提供一定的服务。因此在高校档案服务管理工作内容主要有以下几点：其一，进一步促进学校中良好的学术研究氛围，从而适当增加一些创新性研究的工作;其二，为教师教学工作做评估，提供相关的参考数据，另外还能够为教师提供跨学科的研究成果，为社会的需求反映提供相关的材料;其三，在培训以及管理高校学生的过程中，进一步提升学生基础素质以及专业素质，进一步帮助学生提高进入社会的适应能力。

2.2主动性服务

就现阶段我国高校的档案信息服务的现状来说，大多高校都存在对档案服务工作缺乏有效、主动以及系统等方面的问题。虽然很多高校一直都在努力要加强主动服务，但在实际工作中，并没有真正的实现加强主动服务，另外，虽然有部分高校开展一系列的主动性服务，但由于服务工作没有创新性，很多都是将过去传统的服务项目进一步延伸拓展实施。基于以上，如果高校还是使用这种传统被动式的档案管理服务，就很容易出现档案信息缺乏一定的完整和系统性[1]，而且无法发挥档案服务工作应有的价值和社会功能。因此为确保档案服务能够全面落实以及主动性的档案服务，应该制定相关的评估机制，就目前档案服务中采用的评估机制来说，主要采用科研项目，论文，获奖等作为指标，因此应该在原有的评估指标上进一步细化，例如将评估指标中档案服务的有效性，实体管理服务中的规范化管理以及安全性，在进行档案服务中的分管工作时应该进一步确保档案准确和完整性，另外，对于相关的档案检索工具要评估其中的完备性质。通过以上评价指标，进一步促使档案服务更加具体化，有一定的针对性，从而激发相关档案管理工作人员的工作积极性，端正工作态度，有效提高高校档案服务工作的效率以及质量。

2.3加强高校档案人员队伍综合能力建设

在高校中，档案管理工作最终是需要由档案管理人员来执行工作，因此，也就直接说明高校档案管理人员直接决定这项工作的最终质量，基于此，高校应该进一步加强自身相关工作人员的职业素养以及专业技能和服务水平。其一，高校应该进一步加强对相关档案管理工作人员的培训工作，不仅仅是专业技能与基础知识的培训，还要注重计算机使用的培训工作[2]，从而提升高校对档案管理工作的进一步数字化，提高工作者的信息服务水平，从而为高校师生提供更加便利的档案服务;其二，将高校档案管理工作人员的工作队伍进一步优化，多吸引一些不怕吃苦，不怕累，而且思想灵活的新型人才，为高校的档案服务注入新鲜血液，从而进一步拖动高校档案服务的改革与创新。

2.4提升和完善高校信息化档案的服务制度

高校要想进一步提升自身的档案服务水平，就需要建立相关的档案服务管理制度，在这项制度上提供应有的档案服务，因此，就需要进一步完善原有的档案管理制度，从而确保高校档案管理的服务质量。例如，高校对其中相关联的档案进行集中化的方式进行处理，这种情况就需要保证高校的档案管理工作者有一定的专业素养以及知识技能等，另外对于信息安全管理方面的也要有高度的管理意识，加大重视力度，尤其是对全校师生的个人信息等要加强管理意识，这样才能够从根本上提升高校档案信息化管理服务水平。

3.完善高校档案服务设施

3.1积极采用现代化服务设施和手段

近年来，信息技术的发展逐渐改变人们的生活和学习以及工作方式，成为人们生活和工作中不可或缺的一部分，因此，高校的信息服务也应该迎合时代的发展趋势，将信息技术积极融入高校档案信息服务工作中来。具体来说，高校应该结合自身实际情况来建设属于学校特有的相关档案服务网络数据库，充分利用网络优势，为高校所有师生提供更加方便，实效的档案信息服务。再进行实际的档案服务信息服务工作时，应该充分考虑高校信息数据库设计要有一定的个性，满足高校所有师生对档案信息服务的需求，还要注意档案信息数据库使用的实效性，这也就要求相关的档案信息服务工作者定期对系统数据库进行更新，进一步完善和补充数据库的相关内容，促使高校中档案信息服务与社会保持同步的状态。

3.2实现档案信息数字化

要想加强高校档案服务工作，就要进一步实现档案数字化管理模式，针对档案管理工作的特点就需要我们更新服务思维，采取科学的方式为高校档案工作更好的服务和发展。首先，建设档案信息数字化管理服务是一项比较复杂的工程，其中需要耗费大量资源，因此，高校档案管理工作者应该综合考虑目前纸质档案的重要性，对其他没必要馆藏的档案进行信息数字化处理，保存真正具有价值的档案;其次，在档案信息数字化过程中要結合高校发展实际情况以及档案利用的需要进行档案数据数字化管理，由于高校档案服务数字化化过程中具有工程量大，需要消耗大量人力财力，因此在具体实施中，应当结合高校实际选择合理的优化方案，避免因此出现不必要的浪费，节约成本。

3.3实现高校档案信息化服务标准规范建设

具体来说，就是将高校档案信息利用现代计算机的形式，对其进行电子文件形成、归档等服务。因此要想实现高校档案信息化服务标准化，首先统一档案输入格式、项目、代码符号等，这也是实现档案标准化的必备条件。其次，将档案服务标准规范分为三部分进行：管理标准规范，其中包括计算机使用制度和标准，资源使用是否合理合法;业务标准规范，这部分主要是对档案中各种电子文件以及业务处理的规范标准;技术标准规范，其中包括对档案电子文件，数据存储、交换等标准规范。

综上所述，在信息时代的今天，社会各界对信息资源的需求量越来越大，其中，档案也是这些信息资源中的一部分，因此，高校在顺利发展的过程中，要想进一步提升高校管理水平，就要重视档案管理工作，提升档案管理工作水平，因此将信息化融入档案服务工作中，有助于高校对档案信息化服务建设提升。

参考文献

[1]李晓恩， 张星. 信息化背景下高校档案服务策略研究[J]. 办公室业务， 2018（1）：120.

[2]关静. 信息化背景下高校档案管理服务策略研究[J]. 淮南职业技术学院学报， 2018， v.18;No.81（3）：133-134.