大数据时代背景下的档案管理探讨

姚俐

摘 要：信息技术发展的推动下大数据时代已然到来，在各个行业日常工作开展过程当中产生的数据量越来越大，这种情况下原有的一些处理办法已经不适用于目前爆炸式的信息增长，如何在大数据时代下引入新的管理办法优化大管理技术，是提高档案管理效率的必然途径之一，另外随着物联网技术的出现以及普及，将其应用到档案管理过程当中，能够很大幅度解决工作人员在档案管理过程当中遇到的一些问题，本文再大数据基础的基础上对档案管理工作的开展优化进行分析研究并提出一些解决办法。

关键词：大数据时代;档案管理;探讨

大数据技术的出现以及快速发展直接要求这各行各业本身在信息数据管理过程当中投入到的人力物力有了新的要求，面对目前大量集中的信息数据，传统的档案行业想要对收集到的资料快速高效的整理并进行分类处理，就必须要投入大量人力资源，这显然是不符合目前的发展现状，所以如何将大树聚集出应用到档案管理行业当中以提高档案管理的效率，也是档案管理工作人员的工作目标之一。在大数据时代背景下想要保住档案管理工作进一步发展，必然要将大数据技术应用到实际的管理工作当中。

1为何要引进大数据档案处理技术

大数据时代的理念最早由麦肯锡提出，出现的背景主要是随着信息技术以及传递技术的发展进步各行各业在工作开展过程当中产生的数据大量提升，这给数据管理工作开展提出了比较高的要求。对于档案管理工作来说，其主要工作的对象就是数据手机贯彻到了管理工作的始末，所以对于档案管理工作人员来说，在电子化信息技术的飞速发展情况下，想要保证电子档案管理工作登上时代，就必须要寻找新的技术，而大数据技术便是解决这个问题的最主要途径，尤其是对于电子信息文件，如果依靠传统的人力资源以及单一的计算机来完成处理效果很难达到理想状态，目前在档案管理行业迫切需要大数据技术给大管理工作的发展提供一定的基础，同时对于工作人员来说想要提升自身的专业素质，必须要准确理解大数据档案管理技术。

2大数据时代下档案管理出现的问题

2.1缺少专业数据处理人才

笔者在研究的过程之中发现大多数档案管理工作都是采用比较传统的方式，这种传统档案管理工作有无法适应大数据环境的发展趋势。在大数据背景之下的档案管理工作，依靠的是专业的数据处理统计人才以及技术，而且在实践的过程中发现仅仅依靠聘请国外的数据处理专业人才还是远远不够的，这主要是因为在大数据背景之下的档案管理工作在未来的发展之中有着更高的要求。

2.2档案管理信息缺少统一的管理及备份

我国目前的档案管理工作本身来看，大部分工作开展都比较单一，也就是说不同地区不同部门之间的档案管理并没有统一到一起，这个给数据统一管理带来了比较严重的障碍，这也不利于大数据技术的开展，目前情况下想要推动大数据技术在档案管理工作当中的深入必须要解决好这个问题。然后借助大数据的各种技术去有效的处理和统计档案中的数据，通过这种方式才能够最大限度的去开发和利用档案信息。

2.3档案管理安全系统性能较差

我国目前档案数据管理存在一个比较严重的问题，就是在庞大的数据面前却没有专业的安全性的系统来作为保障，而在我国科学技术不断发展的过程之中就会有很多比较重要的档案数据，因为各种因素而丢失或者是破坏，情况如果比较严重的话还会导致重要答案信息的泄露，以上这些情况都会在很大程度上去破坏档案数据信息资源的整体性。

2.4档案管理理念和流程亟待改变

在大数据还没有发展的档案管理模式大多数都是由工作人员将资料分门别类的去做好记录，然后在日后需要的时候再由档案管理人员去负责查找。但是在最近几年来，伴随着大数据的到来信息量也在不断的增加，而且在大数据的环境之下大多数的数据信息也是交叉的，在这样的环境之下如果依然采用传统的档案管理模式也是不现实的。另一方面在大数据的环境之下，也有很多比较重要的档案和信息是无法用传统的档案管理方式去进行保存和记录的。

3大数据时代背景下如何促进档案的有效管理

3.1找准档案管理准入与健全监管制度

新的时代背景下旧有的一些制度很容易与实际的工作方法出现冲突，所以说在大数据的时代背景之下档案管理工作面临着新的机遇和挑战。对于档案管理工作的人员来说，目前最重要的工作就是标准档案管理准入与健全监管的制度，建立制度的目的也是为了能够为日后档案管理工作提供一个依据。笔者在研究的過程中发现大数据时代背景之下的档案管理信息整体呈现出了一个多样化的状态，而且有各种各样的信息档案也有着自身的要求和特征，对于档案管理工作人员他们管理过程中所遇到的风险性也就在逐年的增加。

3.2积极寻求与大数据公司或机构的合作

在大数据的时代背景下，档案管理工作出现最大的变化是企业工作重心发生了一定程度的转变，这就直接导致传统的档案管理工作方法以及管理模式在新的时代环境背景下已经不适应于档案管理行业管理工作的开展，都会直接导致工作效率及信息的收集效率，为了避免档案管理行业在新的时代背景下出现落后的问题，就必须要研究如何将档案管理与大数据技术二者相互融合，从而而转变并提高档案管理工作人员本身的管理理念。数据背景下，档案管理工作开展过程当中，应当寻求与专门的大数据公司相互合作，借用您处理以及虚拟化技术，开展大管理，这样工作人员能够远程控制电子档案，减少大量的不必要的繁琐步骤从而提高管理效率。

3.3现代档案管理工作人员基本素质优化

新的时代背景下，档案管理工作的开展方法依然是由工作人员为主，所以保证工作人员本身的专业素质是档案管理工作顺利开展的基础条件之一。另外由于工作人员对于新的管理技术已经出现了不适应的问题，为了避免产生更加严重的矛盾，必须要引导管理工作人员针对大数据技术优化自身的职业素质。引导工作人员进一步认识大数据本身培养其基本能力。具体的在提高工作人员基本素质的时候，可以从以下两方面入手，首先是引导工作人员认识到大数据技术给档案管理工作带来的帮助，也就是说改变工作人员本身对于档案管理工作的理念，这样对于其他一些工作开展也会起到很好的促进作用。第二方面是要在档案管理行业引入新的大数据技术人才，这方面技术人才在目前的档案管理行业是非常缺乏的，想要快速的解决人才问题，就必须要从其他行业引入专业性人才综合培养管理工作团队。

4结束语

大数据时代已然是目前全球各行业发展的主要方向，这种情况下如何在大管理行业应用大数据技术，是影响大管理工作在今后多年内发展方向的重要选择。对档案管理工作来说，日常管理开的过程中需要涉及到大量的数据，如何解决好这些数据，并将其实现有效的利用是大数据技术使用的主要放心。在大数据时代背景下，管理工作人员，需要通过多方面的策略充分发挥出档案管理的作用，进而整合涉及到的资源给其他行业工作的开展提供一些帮助。

参考文献：

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[2]张清盛，仉琦.让案卷档案管理走进大数据时代[A]..中国烟草学会2015年度优秀论文汇编[C].：，2015：8

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