高校二级院系教学秘书工作探析

刘延锋 李献军 赵月斋

摘 要： 高校二级院系教学秘书作为基层教学管理人员，发挥着“枢纽、参谋、助手、窗口”的重要作用，事关全校教学工作的顺利运转、教育教学改革和提高人才培养质量、高校健康发展的中心工作，因此对教学秘书的综合素质和工作能力要求很高。然而当前高校中存在诸多实际问题，建设一支高素质专职教学秘书队伍需要高校的相关领导高度重视和顶层设计，同样，教学秘书也要从自我发展提升的角度，不断地学习积累业务知识、专业知识、管理经验，努力提升自己的综合素养，为学校的建设、发展、改革、创新发挥出最大的能量。

关键词： 高校;教学秘书;教学管理;教学改革

习近平总书记在全国教育工作会议上的讲话中指出，全党全社会要弘扬尊师重教的社会风尚，努力提高教师政治地位、社会地位、职业地位，让广大教师享有应有的社会声望，在教书育人岗位上为党和人民事业作出新的更大的贡献。在实践中，我们就教育改革发展提出一系列新理念新思想新观点，其中包括坚持把教师队伍建设作为基础工作。[1]因此，教学秘书作为教师队伍中的一部分，在高校建设、发展、运行中起着非常重要的作用，在高校内部同样也应该得到应有的职业地位，教学秘书队伍建设也应该受到校领导、院系领导、组织人事部门的高度重视。

一、教学秘书工作地位、作用

众所周知，高校的中心工作是教学和科研工作，而二级学院的教学秘书作为基层教学管理人员，首要的职责是承担着教学计划的修订、实施、教学任务落实、排课、教材征订、考务管理、日常教学调度、教学活动安排、信息采集、教学评估、教学管理文件和教学通知等接收、承办、上报、存档等繁杂的教学管理工作，连接着学校各机关处室、各二级院系、以及本院系内部各教研室、实验室、研究所、办公室、各专业班级学生等之间的上传下达、沟通协调，是整个教学管理过程中必不可少的桥梁和枢纽。其二，教学秘书时刻关注国内外高等教育新思想、教育教学改革动态、教学管理新理念新措施，总结教学过程中的工作亮点和经验，为院系领导的教学管理和发展规划、提高教学质量积极建言、出谋划策，是院系领导管理工作中的重要参谋。其三，教学秘书经常参与教学调研座谈，联系教学交流、学术交流，教学过程的检查督导，在一定的工作范围内为院系领导独当一面处理一些教学管理和沟通协调工作，发挥着领导的助手作用。其四，當前高校交流日益频繁，相互学习借鉴教学工作经验，而教学秘书在院系交流中不仅是联系、沟通、安排相关工作，而且是对外交流的重要窗口，展现院校的特色和品牌，代表着院校的形象和名片，发挥着交流窗口的作用。

综上，教学秘书发挥着教学运行的桥梁枢纽、教学改革的重要参谋、院系领导的工作助手、院校交流的窗口名片的作用，概括起来就是“枢纽、参谋、助手、窗口”。

二、教学秘书素质能力要求

由教学秘书岗位所处的重要地位、丰富的工作内容，因而对教学秘书的综合素养、工作能力要求也非常高，只有高素质专职教学秘书，才能充分发挥这一岗位对教学和科研工作的贡献度。

（一）高效的日常办公能力

作为高校教学运行的枢纽和桥梁，教学秘书每天要通过公文系统、电话、QQ工作群、微信群、短信、口头通知等各种方式接收、承办各种教学工作通知、文件、数据资料等，安排有关工作、活动等并及时上传下达工作安排，以及留存教学资料、文档、会议记录、照相等，全面、准确、及时地进行分类汇报、承办、通知、通报，以确保教学工作顺利运行。此外，作为领导的参谋助手，还要经常关注并收集行业发展，专业技术前沿动态，国内外教育教学改革，人才社会需求等信息，加以综合分析，形成自己的思想、见解、相关专业发展趋势、人才培养定位、教学改革创新等，为深化教学改革、提高人才培养质量建言献策。

（二）良好的协调沟通和独当一面的能力

协调沟通是一门科学，更是一门艺术，尤其要注重方式方法，教学运行管理过程中的沟通协调亦是如此。沟通协调既要善于抓事物的本质、问题的要害，善于抓住主要矛盾和矛盾的主要方面，又要考虑到各种复杂因素;既要抓关键环节、突出教学工作目标，又要意识到“细节决定成败”，注意细节、注意小事;既要理直气壮、严肃认真，又不能颐指气使，“一句话使人笑、一句话使人跳”，关键是要把握好分寸。[2]因此，教学秘书在工作过程中要善于采取多样化的沟通方式和个性化的服务协调好各种关系，缓解教师与学校、教师与教师、教师与学生之间的各种矛盾，与各级各类人员都要建立稳定、和谐的同事关系，还要注意在平时的工作中营造良好的工作氛围，使得各种活动安排顺畅进行，保证各项教学工作顺利开展。同时，还要能够为领导独当一面，独立为领导分担一部分日常教学运行等事务性工作，使院系领导有更多的精力思考研究教育教学研究与创新、跟踪专业行业前沿动态、院系的规划发展建设等。

（三）扎实的文字写作能力

扎实的文字写作能力是教学秘书的基本功，无论是学校内部的上传下达各种教学工作计划、总结、调研报告、信息反馈、数据报表、活动信息，还是对外的活动交流、往来信函等，都需要教学秘书撰写相关文字材料，要求语言准确、结构严谨、层次清晰、观点鲜明，既要能准确完整地表达意思，还有尽量做到文辞优美、简洁明了。

（四）一定的专业知识素养

教学秘书的复合岗位，不仅要求其具有秘书学、管理学、教育学等相关知识，还要对本院系的专业学科知识、人才培养方案、课程建设与教学改革、考试、就业等有一定的掌握，因此，需要对专业知识有一定的了解，最好是本学科出身的专业人员，具备本专业知识素养，能更容易地完成教学秘书的管理工作。

（五）淡泊名利、甘于奉献的敬业精神

教学秘书要时常面对大量而又繁杂琐碎的事务性工作，而在当下评奖评优考核、晋职晋升等制度不健全情况下，必须要具有强烈的事业心，“干一行、爱一行”、吃苦耐劳的敬业精神和淡泊名利、甘于奉献的思想，以热心服务、积极主动的工作态度，以饱满的精神面貌、冷静理智的头脑，耐心细致地完成每一项教学管理工作。

三、当前二级院系教学秘书队伍存在的问题

尽管教学秘书在高校中处于非常重要的地位，而且对教学秘书工作能力、综合素质、敬业精神等有很高的要求，然而在當前的很多高校中，二级院系教学秘书队伍实际情况却恰恰相反，存在着诸多的问题。

（一）工作不受重视，人员流动性大、稳定性差

我国高校普遍注重教学和科研工作，轻视管理特别是教学秘书工作，普遍认为高校教学秘书工作就是简单的事务性工作，无非是安排课程、安排考试，传达通知、上报材料、接打电话等打杂工作，性质简单没有技术含量，任何人都可以胜任，因此，工作往往得不到理解和支持，其政治地位边缘化，辛勤的工作没有得到恰当的评价与认可，职称评定、职务晋级等非常困难，以至于教学秘书对自己的职业生涯感到迷茫，很多人一旦有机会就会调离工作岗位，严重影响了教学秘书的工作积极性、稳定性，教学秘书队伍流动性很大，给教学管理工作的连续性和严谨性带来较大的影响。

（二）工作头绪多，任务繁重、压力大

随着高校教育改革创新的不断审核和办学规模的扩大，师生人数逐步增加，教学秘书的工作量越来越大，同时，教学秘书收到学校教务处和二级院系的双重领导，工作涉及面广、内容杂、项目多，包括专业计划修订、专业建设总结、教学任务落实、教材征订、日常调代课调度、考试管理、试卷印刷等，以及院系会议记录、各种活动的安排和参加、校企合作的联络、实验室建设与安全管理，甚至包括科研管理、教学经费预算、兼职班主任等，这些工作头绪多、任务繁杂，时限紧，但是要求丝毫都不能出错，否则就可能造成教学事故承担严重后果，因此，教学秘书不仅工作繁忙、经常加班加点，而且精神高度紧张、压力山大，导致身心极具疲惫。

（三）考核晋升制度不健全

当下，很多高校对教学秘书工作的考核考评制度不健全，对教学秘书工作缺乏有效的奖励激励机制，教学秘书工作效果往往得不到正确的评价，工作质量高低、业绩好坏缺乏量化评价标准，又与薪酬待遇、晋职晋升没有太大的关联，导致教学秘书工作没有积极性。此外，因为日常事务性、行政性工作太多，几乎没有富余时间参与教学改革、科学研究，学术成果少之又少且层次不高，而当前高校职称评定唯教学科研论，其职称评定晋升的难度可想而知，因而使教学秘书产生严重的离职倾向，影响队伍的稳定性。

（四）人员业务素质不高

由上所述，因为教学秘书工作不受重视，考核晋升途径欠缺等诸多问题，当前高校中的教学秘书来源有不适应其它岗位要求转岗的人员，有引进人才随调的家属人员，有院校领导安排的子女、亲属，还有退伍转业军人等，显而易见这些人员普遍存在学历层次不高、职业发展意识淡薄、知识结构老化、平均年龄偏大、服务理念滞后、人员配备不齐等，不能适应新时代高校教学改革创新的发展需求，导致教学管理工作不能迅速上传下达、工作懒散滞缓、少有工作计划，大部分教学秘书停留在“经验型”“事务性”的工作层面，习惯于被动接受工作任务，[3]无法保证教学工作的顺利运作和教学管理规范提升，乃至影响各种教学奖项的申报、实验室的建设评估、教学管理转型创新、科研工作顺利开展等，成为制约教学管理工作整体水平的瓶颈。

四、构建高素质专职教学秘书队伍途径

针对当前高校中存在的诸多实际问题，建设高素质专职教学秘书队伍，不是一蹴而就的，需要高校领导、相关职能处室、教学院系的高度重视、顶层设计和精心培养，同样，教学秘书也要从自我发展提升的角度，不断地学习积累业务知识、专业知识、管理经验，努力提升自己的综合素养，全身心地投入到教学管理和服务工作中去，为学校的建设、发展、改革、创新发挥出最大的能量。

（1）从学校层面，各级领导要改变“重教学、轻管理”的传统观念，要高度重视专职教学秘书队伍建设，优化教学秘书队伍结构，由人事处、教务处、教学院系等共同建立一套科学完整、操作性强的考核和奖惩制度，综合工作态度、能力、业绩等多种因素，制定符合本校实际情况的量化评价标准，并将考核结果与评奖评优、薪酬待遇、职称评定、职位晋升等挂钩，[4]对工作认真、成绩突出的进行表彰奖励，对工作散漫、影响教学工作顺利开展的给予通报批评甚至工作处分，充分调动教学秘书的工作积极性，保证教学秘书队伍稳定和可持续发展。

（2）教学秘书要自觉主动加强学习，既要学习秘书知识、管理知识，又要学习教育理论、专业知识;既要向书本学、向实践学，又要向领导学、向同事学，要通过自身不断的学习实践和吸取别人的经验，努力提高写作能力、综合能力，强化日常办公能力，努力提高“长袖善舞”协调沟通能力，做到提笔能写、开口能讲、有事会办。加强主动服务意识，要超前思维，把问题想在前面，把工作做到前头，积极探索日常服务工作的基本规律和特点，始终做到忙而不乱、有条不紊。

（3）作为院系领导助手，教学秘书要自觉做好教学调查研究工作，要经常深入课堂和教学一线，及时地收集了解来自学生的反馈信息，获取第一手材料，不断增强感性认识，提升理性认识，把教学过程中的经验和问题反映出来，及时归纳总结，把信息提供给领导决策参考，充分发挥领导助手的作用。

（4）教学秘书还要自觉关注专业技术前沿动态、行业发展趋势，关注学生就业状况、社会用人需求，关注国内外高等教育新思想新理念、教育教学改革动态，努力提高自己的创新意识和创新能力，善于运用创造性思维，预测分析专业的未来发展方向，谋划本院系的未来发展思路，不断地为领导、教师、学生在教学、管理、就业等各方面提出自己的方案和建议，为高校深化教育综合改革和院系的长期可持续发展贡献自己的才智。

五、结语

综上所述，二级院系教学秘书支撑着学校教学体系的正常运行，是影响高校教学质量的一个重要工作岗位，事关日常教学运行的上传下达、教育教学改革创新、专业人才培养质量、院系事业健康发展的大局，在高校中起着至关重要的作用，只有自上而下高度重视教学秘书工作岗位，为教学秘书提供多途径支持，才能不断激发教学秘书的工作积极性和事业心，同时教学秘书要自觉加强学习不断提高综合素质和工作能力，不断提高教学秘书对教学、科研、人才培养的贡献度，不断提升高校整体教学质量和办学水平，促进高校全面健康发展。

参考文献：

[1]新华社.习近平出席全国教育大会并发表重要讲话[EB/OL].http：//www.gov.cn/xinwen/2018-09/10/content_5320835.htm，2018-09-10.

[2]丁薛祥.锐意进取 开拓创新 努力提高服务能力和水平[J].秘书工作，2008，（6）.

[3]那薇，曹国林.独立学院管理的研究与实践[M].成都：西南财经大学出版社，2011.

[4]刘国花.新时期高校教学秘书面临的问题及对策探析[J].长春师范大学学报，2018，（1）.