企业档案管理创新与服务模式

彭万霞

摘要：在现今信息化社会当中，档案作为重要的信息源，其在社会发展过程中的重要性越来越体现出来。企业档案管理工作作为企业管理的重要组成部分，但由于一直以来企业档案管理方式较为落后，这对档案管理水平的提升带来了较大的影响。因此，需要进一步实现企业档案管理的创新，完善企业档案服务模式，实现企业档案资源的有效开发利用。鉴于此，本文就针对企业档案管理创新与服务模式进行分析研究。

关键词：档案管理；创新改革；服务模式

1 导言

企业档案管理工作是企业管理的重要内容。企业在运营、销售、科研管理等日常工作中，所产生的大量档案资料是企业维持持续发展的重要信息资源。因此，档案管理部门要重视档案信息资源的开发与利用，从而使档案管理为经济建设及社会发展提供优质服务。企业档案管理与服务模式的创新就是通过综合利用档案信息资源为生产经营提供有效的服务，从而将档案管理的潜在价值外化为经济效益与社会效益。

2 现阶段企业档案管理工作面临的困境

2.1 企业档案管理工作重视度问题

目前，我国很多企业在档案管理方面存在的一个主要问题，就是对档案管理工作缺少应有的重视，这是导致档案管理工作效率低下的重要因素。由于企业最重要的是盈利，而档案管理工作无法是在短时间为企业创造财富，但是在企业的长远发展过程中，档案管理是企业发展的后期保障，对于企业的发展方向具有指导性作用。

2.2 传统的档案管理模式严重滞后

随着企业信息化建设逐渐深入，企业在日常经营活动中电子文件远远大于纸质文件，而档案管理部门的传统运作模式不能很好的对其进行收集和管理，导致大量宝贵的档案资料丢失。而且，很多负责档案管理的员工意识不到档案管理的重要性，导致档案管理的信息化程度较低，没有创新意识，无法提高工作的质量和档案管理的效率。

2.3 档案信息化管理模式流于形式

尽管有些企业也对档案管理部门进行了信息化改革，但是在信息化建设时针对性不强，盲目照搬，只强调建设档案信息资源管理系统，但是对系统的运用没有做到足够的重视，导致花费大量精力建造的信息管理系统不能产生应有的效益。

3 企业档案管理工作的创新改革思考

3.1 重视档案管理，提高责任意识

首先需要企业有关领导人和员工从思想上开始重视起档案管理工作，提高责任意识。在企业的日常工作中加强宣传档案管理工作对于企业发展的重要意义，使得企业员工提高对于档案管理工作重要性的认识。可以定期开展一些关于档案管理工作内容的知识竞赛，可以让经验丰富的档案管理工作者介绍自己的工作心得，提高其他员工的工作能力。

3.2 创新企业档案管理工作的理念

在进行各项档案管理工作过程中，充分融入新观念和新方式，能更好的服务与企业的生产经营活动。因此，实现档案管理工作的创新首先是思想观念的创新，具体要求是：

1）要树立档案工作服务大局的认识观。新的经济形势下，党和国家的中心任务就是以经济建设为主要目标，这要求企业档案管理工作也应该以促进企业经济发展为工作重点，要以服务大局为档案工作的基本定位，对档案信息资源进行有效开发与利用，全面系统的为企业经济发展和長效发展做出贡献。

2）改革传统的档案管理思想。创新企业档案管理工作的另一手段是，要加大对档案工作的改革力度，管理工作中的守旧和自我封闭的思想要予以剔除，同时建立一个与市场经济相适应，并符合企业档案管理自身发展的运行管理机制，并且在做好安全保密的前提下，可以适当扩大企业档案管理工作的开放范围，使企业档案工作能走进企业内部工作人员实际工作中，这不仅使档案的社会服务化功能可以充分发挥，还能够增强档案管理在企业管理中的影响力。

3.3 创新企业档案管理工作的机制

1）首先建立档案信息资源收集网站。建立档案信息资源收集网络，主要是因为在社会全面发展和信息化不断提高的背景下，档案管理工作由于涉及面广和信息量大等特点，如果仅仅依靠档案管理工作部门的日常工作，并不能全面，及时准确的收集到档案相关资料信息。因此，可以建立档案信息资源收集网络，对社会各个部门和各个单位力量充分利用，形成多种渠道，有效收集档案信息。

2）企业档案的各项规章制度要建立健全。创新企业档案管理，在管理机制上进行时重点，因此可以对当前企业档案工作的特点和规律进行深入研究，在充分调动档案管理工作者积极性的基础上，要建立以工作目标管理为中心的档案部门考核机制，建立此考核机制不仅是对档案工作质量和完成情况进行考核，其最终目标还是推动企业档案管理的创新。

4 档案管理功能服务模式的创新对策

4.1 建立功能完整的网站服务体系

随着档案工作电子系统的建立，档案工作人员在自己的局域网中可以自己创建网站，搜集档案数据，更好的拓宽档案的传播路径，此外，利用自己网站还可以同政府网站实现嵌接，档案资源网上可检索效率大大提高。

4.2 建立电子文档中心

电子文档具有纸质文档所不可比拟的优点，档案工作需建立自己的电子文档中心，可以存储电子文件、对有些文档可以加密限制其传播、查阅，其余非涉密文档可以直接公布于网上，不仅大大减少了用户的工作量，可以直接下载查看，还可以让电子文档中心的公开化程度提高，再次提高信息共享的力度。

4.3 整合资源，实现信息资源共享

21世纪是信息高速膨胀的时代，如何搜集有用信息、最大限度的储存文献资料，成为了各大档案部门面临的一个难题。为了实现信息资源的搜集、处理、完善储存以及使用这一系列流程，我们必须要改变传统中情报、图书、档案各司其职的局面，建立一个资源整合度高的社会信息系统，此系统要具有高度的整体性和易管理性。因为信息量巨大、繁杂，因此，如何建立起自己的档案目录是此系统的一项核心内容。此外，系统工作所要遵循的主题应该是“资源共享”，社会信息系统工作人员应该最大限度的整合信息，为档案工作的持续发展打下坚实的基础。

5 结语

随着信息化、科技化和现代化的不断发展，传统的企业档案管理与服务模式，已经不能满足现代企业的发展需求。为了进一步的挖掘企业档案信息的价值，提升企业档案信息的利用率，进行企业档案的管理模式和服务模式的创新已经成为发展趋势。

参考文献：

[1]廖建兰.企业档案管理工作的创新与思考[J].办公室业务，2016.

[2]杨茹.关于企业档案管理创新的探讨[J].办公室业务，2018.

[3]胡虹.企业档案管理创新与服务模式探析[J].城建档案，2016.

（作者单位：荆州职业技术学院）