浅析信息化管理企业人事档案的方法探究

郑丽霞

摘要：人事档案在企业管理以及在未来发展中有着不可忽视的重要作用，人事档案管理工作的改革与创新要从实际出发，全面考虑人事档案管理工作的影响因素，结合信息化技术与手段，逐步提高人事档案管理工作水平，最大限度地实现人事档案在管理与发展中的价值，推进企业经营与管理工作的全面建设与发展。

关键词：信息化管理；企业人事档案；方法探究

一、 企业人事档案信息化管理的简单叙述

企业人事管理是企业员工信息的重要载体，全面记载员工基本情况，反映着员工个人履历、家庭社会关系、综合能力和德才综合表现，是企业全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。随着社会各方面的快速发展，企业人事档案管理不断地向信息化、数字化、网络化、自动化发展。

二、 企业的管理与人事档案信息化管理之间是相辅相成的，二者息息相关

1、 企业人事档案管理的影响

随着社会水平、科学技术、信息技术、管理建设、人才资源等方面的快速发展，企业的管理水平也在发生着非常大的变化。为适应逐步发展的社会的脚步，为企业的发展注入信息化的资源，为企业的人力资源保存提供最原始的记录，企业档案管理在企业管理建设中占据着非常重要的地位。为了加快企业管理的发展脚步，我们需要不断地加强对企业的人力资源档案管理，促进其不断地壮大，从而共同为企业的发展壮大而保驾护航。

2、 企业人事档案信息化管理的重要作用

企业人事档案信息化管理为企业的发展提供完整的、准确的、原始的第一手人力材料资源，为企业的发展提供高素质的人才信息，对人才进行合理的安排，为企业建设和培养一批有能力、有文化、有技术的专业型人才而做出自己的贡献。并且运用统一、安全、合理的方式把人事档案资源进行统一规划，保存企业的宝贵财富，为以后企业的发展提供前提条件，促进管理建设的正常、快速、稳步前行。人事档案管理的一体化发展为最大化的信息资源储存、接收资源、备份、管理作出努力，从而为企业的发展壮大尽一份力。

三、 研究与分析企业人事档案信息化管理的优化方法

1、 把企业的人事档案进行收集和归档，便于统一管理

企业档案管理人员对档案进行保存的时候，需要把企业的人事档案材料进行收集和归档，对于不同类别、不同性质、不同价值、不同意义的档案材料，需要采取不同的归档、存放方式，例如：运用不同编码的档案箱对个人履历、具体的行为能力、在企业中的层次等档案进行分类保存。使用不同的档案管理箱对他们进行分类管理，为以后的档案利用、安全的人力资源作保障，也就便于统一管理，进而保障企业的权益。

2、 对于企业的人事档案需要采取备份管理，以备不时之需

对于企业的人事档案需要采取备份管理，针对纸质档案材料容易老化、破损、潮湿、变质等特点，以及电子信息档案的易丢失、易被人窃取、一时的疏忽大意可能使得信息材料全无等特征，需要随时准备两手归档管理，一份做保存，一份供平时的使用，以这样的方式进行档案的管理，可以有效地减少资源的损耗、防止丢失。也可以在资料丢失的情况下，以备不时之需，为后面对档案管理的修复工作作出基本的前提条件。

3、 对企业的人事档案需要进行不定时地检查，对人力资源的循环了解

对于归档、存放的人事档案资源，需要档案管理人员对企业的人事档案进行不定时地检查，以确保档案资源的安全储存，人力资源信息的完好无损，没有出现破损、老化、文字的腐化缺失、霉变，确保电子信息档案文件的存根、备份、原始材料安然无恙，没有丢失一些有价值的人力资源材料等，从而做到对人力资源的循环了解、调查，保证档案管理的安全，尽量地保护企业的人事档案信息化资源的完整而没有外泄，避免引发一些损害企业利益的事情。

4、 对企业的人事档案进行定期地修复完善，以期构建一个完善的人力资源体系

对企业的人事档案需要进行定期地修复完善，为其正常的工作进行做准备，特别需要注意的是：对于纸质档案材料的管理需要注意其腐烂、潮湿等，纸质档案容易破坏、发潮发霉，因此对于这类型的档案保存，需要档案管理人员不定期地对其进行检查、查看；对电子信息技術的档案材料，需要及时地保留、存根、备份、信息检查，确保档案的健康、安全存放，尽量把档案信息资源的损失降低到最小，以期构建一个完善的人力资源档案管理体系。

5、 对于不同类别的企业人事档案，需要分门别类进行安全存放

企业在发展的过程中，需要分门别类，把不同载体的、不同类别的、不同材质的档案材料进行不同的归档、安全存放。特别是对于纸质档案材料的管理需要注意其腐烂、潮湿等，从而导致资料内容的缺失问题以及对于信息档案管理的信息保存等问题，一定要严格地保存完整，并且保证时间的持续性，否则一旦资料丢失的话，处理起来会相当的麻烦。逐步地建立相对应的较完善的档案资料库，从而对档案信息资源进行分别存放，以期对各行各业的信息资源进行分类管理，便于工作需要资源的时候能够顺手拿出来，这样既方便而且便于管理，使得企业的资料管理方面更加健全、完善、稳定。

6、 对于一些特别珍贵的企业人事档案，需要进行特别的保护

企业在对档案进行管理的时候，需要特别注意其中有特别意义的、特别珍贵的、对企业有重大价值的档案，例如：企业的核心人事资料、对企业做出重大贡献的人力材料等进行严格保管，使用加密宝箱，并且对这些特别的档案材料，需要进行特别的保护，专门设置一个特别的档案管理中心，对他们实行重点保护，以防在需要资料的时候，翻遍所有的资料库都找不到需要的资料，那样的话，既浪费了不必要的时间，又浪费人力资源，还不能达到预期的效果，岂不是得不偿失了。

四、 结束语

在企业的发展过程中，人力资源的发展对其起着非常重要的作用，为了保护人力资源的安全、不外泄，我们需要对企业人事档案进行信息化管理，对档案实行归档、存根、备份等，运用多形式的档案管理安全保存方法，以此对人力资源档案资源进行保护，为企业的发展提供完整的、准确的第一手人力材料资源，从而更好地确保公司的正常进行而不被影响。

参考文献：

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[2] 张勇；数字档案信息安全保障体系研究[D]；苏州大学；2007年.

[3] 中国档案；中国档案杂志社；出版地：北京市；2008年第09期.

[4] 档案学通讯编辑出版；档案学通讯杂志社；主办单位：中国人民大学；2008年第12期.

（作者单位：兴安盟鼎诚路桥工程有限公司）