关于旅行社业务档案管理的现状与建议

张安国

摘 要：从旅游市场走访调查发现，大多数旅行社规模较小、实力不强，制度建设不健全、操作不规范等现象普遍存在，不仅影响了旅行社的服务质量，同时也制约了旅行社行业的健康发展。特别是档案管理在旅行社的日常管理中还是没能引起足够的重视，档案管理工作远远落后于旅行社的发展水平。

关键词：旅行；旅行社；档案管理

一、旅行社业务档案的要求

旅行社业务档案是指旅行社组织旅游者出游、接待旅游者，提供旅游服务等业务活动中形成的有价值的文字、图表、声像等历史记录，是旅行社跟踪服务质量、掌握导游（领队）带团水平、有效规避责任、了解游客反馈意见、分析投诉产生原因、促进旅行社又好又快发展的基础工作。根據《旅行社条例实施细则》第四十四条和第五十八条的规定，各旅行社要按要求做好旅游业务档案的制作和保存。

二、旅行社业务档案管理的现状

（一）旅行社负责人对档案管理的不够重视

在调查走访中，发现大部门旅行社在档案管理人员中，全部是兼职管理人员，对档案管理的意识比较淡薄，当问及“您认为档案有多大用处？”时，很多人都说作用很大；当问及“档案有什么作用”时，很多人都不知道，个别负责人认为档案最重要的作用是参考和凭证作用，认为档案管理可以创造效益的人员却太少。对于档案管理工作是一个什么样的概念，一半以上的人认为档案无非是把资料装订起来保存，以备以后查找资料；只有个别人认为需要有一定的档案管理专业知识，是一门学问。从走访调查来看，从业人员对档案知识的了解较为匮乏的，认真学习过《档案法》的人几乎没有，绝大多数从业人员是根据主管部门的要求来做档案工作，而且是否符合规定和要求，根本就没有专门的机构来检查和约束，基本上是各自对口按照上级部门的要求来从事档案的收集、利用工作，如果旅行社负责人能够有足够的责任意识，结果肯定是不一样的。同时，员工的责任心不强，对档案的收集意识不高，认为档案是旅行社公司的，又不是自己的，管它呢。笔者认为，这是旅行社对《档案法》宣传的力度不够的一种表现，同时也是部分从业人员对档案意识认识不高的原因之所在。

（二）旅行社档案管理体系不够完善

一是未建立档案管理制度，大部门的旅行社都没有建立档案管理制度，未落实兼职档案管理人员，管理职能难以落实。二是档案管理管理人员缺乏相应的专业知识，而且队伍不稳定，变动频繁；档案员的业务素质和专业化水平总体不高，都未经过专业培训，档案业务知识培训很少，上级主管部门对档案管理人员的培训指导几乎没有。三是档案收集、管理不规范。旅行社虽然有归档的意识，但对哪些要归档、如何归档没有具体的标准。

（三）旅行社档案管理硬件建设比较薄弱

通过走访调查发现，全区的旅行社档案室建设基层薄弱，几乎都没有专门的档案室，基本都是几个档案柜，随着档案库存的增加，保存档案工作就会受到影响，所以旅行社普遍存在无专用库房的问题且档案室建设不标准、不规范，基础条件很差，地方小、通风差，八防措施，无法落实，存档、阅档、整理、办公同室，完全不符合档案管理标准；有些旅行社因办公条件限制，无法落实专用档案库室，基本未实现集中、规范化管理，档案分散、不健全，没有专门的管理人员和库室，有些重要资料甚至是由旅行社负责人自己保管的，或是分散在各个岗位或工作人员手中。

（四）旅行社档案管理工作信息化相对滞后

通过调查，发现所有的旅行社档案信息化管理程度不高，发展较为缓慢，管理手段较落后，电脑使用程度较低。随着电子化工作的推广，非纸质档案也越来越多，如电子旅游合同、导游基本信息、数据报表等都通过专用系统开展工作，主管部门通过办公系统完成公文往来，重大活动、文化艺术类等工作以影像资料形式保存，如何实现这些特殊载体档案的长期保存和有序管理，迫切需要探索和加强。另外，一些档案管理人员对电子档案的了解太缺乏，对电子档案的收集整理归档利用知识较为匮乏。

三、旅行社业务档案管理的建议

为了进一步做好旅行社的档案管理工作，为更好的服务于旅行社的经济工作，提出以下四点建议：

（一）进一步提高对档案管理工作的管理

一是要切实转变档案管理工作观念。旅行社主要负责人要牢固树立档案管理工作必要性的意识，进一步解放思想，转变观念，适应新形势下的发展要求，要从单纯注重文书档案管理转变为同时注重其他门类档案管理，从注重档案实体管理转变为同时注重档案信息管理，不断地把档案事业推向前进。二是要切实加强对档案工作的宣传。通过多形式、多载体、多层面的档案工作进行宣传，着力提高从业人员的档案意识。三是要切实加强对档案从业人员的培训。旅游主管部门组织旅行社及服务网点的档案从业人员每年至少进行一次业务培训，并现场指导旅行社从业人员收集、整理、利用、归档等工作，进一步提高档案从业人员的业务水平。

（二）进一步完善档案管理体系。

一是完善旅行社档案管理制度。各旅行社要认真梳理现行各类档案管理具体规章制度和行业标准规范，有针对性地组织档案从业人员学习掌握这些规范标准，并建立《旅行社档案管理制度》，进一步推动档案管理规范化；二是切实加强档案管理队伍建设。配备或充实档案室人员力量，对旅行社的业务档案进行统一的管理，切实担负起对旅行社档案工作的顺利开展；积极采取措施，切实加强对档案管理人员的业务培训和教育，不断提高他们的业务能力。

（三）进一步加强档案室的硬件建设

结合各旅行社办公场所的实际情况，切实做好档案室的硬件建设工作，加强对档案室的硬件投入，建立、完善规范的档案室，改善设备、整合资源，对明显不符合档案管理标准的库室，要及时调整修缮，确保档案安全。

（四）进一步推动档案信息化建设

根据各旅行社实际发展需要，配备和更新必要的信息化设备；进一步推进档案管理应用系统建设；进一步加强对电子类、数码影像类等新型档案载体保存规范的研究探索，保障新型档案保存的长久性和安全性。

参考文献

[1]程洁.加强和规范旅行社业务档案管理的策略[J].山东档案，2018（02）：43-44.

[2]刘思嘉.对旅行社档案分类与管理的探讨[D].安徽大学，2013.

[3]王亚权.旅行社应加强业务档案管理[N].中国旅游报，2012-09-03（010）.

（作者单位：重庆市大足区文化和旅游发展委员会）