论秘书的素养

张董雅

摘要：在当代，秘书工作成为一项十分重要的工作。参谋助手、承上启下、协调服务、调查研究、信息督查，是秘书工作的几项基本职能。办公室是一个单位的重要部门，直接服从领导，服务全局员工，不管在公文处理、会议服务、后勤管理、档案管理还是组织协调、服务接待等方面的工作都需要做得很细致和周到。因此，秘书作为办公室的一个重要角色，必须具备“通才”、“全才”，具备超强的职业素养。

关键词：现代秘书;职业素养;职业能力

秘书素养即秘书的素质修养，是指秘书人员经过学习和实践所达到的水平和境界。《中华人民共和国国家职业标准秘书》规定： 秘书应当“具备较强的文字与语言表达能力、综合协调能力与合作能力、逻辑思维与分析能力等”。大致包括道德修养、知识水平、能力结构、心理素质等。本文通过对秘书人员基本素养进行分析，提出秘书人员必须具备的职业素养，才能真正做好秘书工作。

一、秘书的知识素养

随着社会主义市场经济的逐步完善，对秘书人员的要求越来越高，这就要求现代秘书人员应该向复合型人才方面發展，所具备的知识结构应该系统化、全面化。

1、具备扎实的基础知识和理论知识

秘书人员必须注重学习，认真学习实践科学发展观，注重理论联系实际，在实践中不断进步。同时具备过硬的基础知识，掌握听、说、读、写能力，有扎实的文字功底，能够熟练地制作各种公文，掌握一门或数门外语。

2、熟练地掌握专业知识和专业技能

现代秘书必须通晓本组织的业务，熟练地掌握本组织的经营活动和发展战略，及时收集和处理与本单位相关的信息，同时应该熟悉各种法律法规，不越权、不失职。

3、广博的知识结构

现代秘书工作性质决定其涉及面广、接触的层面大，这就要求秘书人员要广涉各方面知识，包括社会科学、自然科学各个领域的知识。要尽可能掌握国际政治、金融、军事、公共关系、文学艺术等知识。

二、秘书的能力素养

面对知识经济和科技、人才竞争的压力时代对秘书工作提出了更高的标准，除了具有科学的预见和广博的知识，集多能于一身，还要构建自身的能力结构，

1.写作能力。秘书人员要写好公文和应用文，应具有语法、修辞、逻辑知识，应掌握大量的词汇和不同的句式，应具有公文和应用文文体知识，应掌握常用汉字和简化字，掌握标点符号用法，并通过长期实践，将这些知识综合起来转化为写作能力。

2.沟通表达能力。秘书应会说一口标准而且流利的普通话，要口齿清晰，不紧不慢。对领导讲话要简明扼要，对群众讲话切忌啰嗦冗长、拖音带腔，要做到都以一颗真诚的心来对待。。另外，随着国际化交流的日益频繁，懂得外语并能很流利地运用外语进行交流与沟通成了衡量人才的一个重要标准之一。

3.具备实用技术操作能力。随着现代化办公的普及要求现代秘书能灵活应用各种现代办公设备，以便提高办文效率和处理信息的能力。熟练掌握和使用计算机成为现代秘书的基本技能。熟练掌握打印文件、接发邮件、查询网上信息等日常的工作事务。

4.公关协调能力。文秘人员的公关协调能力包括沟通能力、协调能力、组织能力、辅助决策能力和应变能力。一方面，协调本单位、本企业内部上下级、各职能部之间的和谐关系，营造一个互助、奋发向.上的工作氛围。另一方面，协调是调处矛盾，协调各部门]实施应急预案，顺利化解危机、帮助单位或企业渡过难关。

5.具有主动性和一定的先行能力。秘书时刻想到领导的需要，工作走在前面，要有前瞻性，及时为领导提供需求，主动协助领导做好工作既能减轻领导的压力，促进领导提高工作成效。秘书在领导或企业中起到参谋的作用。

三、秘书的职业素养

作为秘书人员忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘书的各项职责， 认真辅助领导做好各项工作。要有强烈的事业心和责任感，不擅权越位，不掺杂私念，不渎职。

1.德才兼备，以德为重。一个合格的秘书，一不为名，二不为利，任劳任怨，甘当无名英雄。自觉履行各项职责，忠于职守，热爱本职。秘书工作性质，决定其工作主要是实干。要求秘书人员埋头苦干，任劳任怨。要围绕领导的工作来展开活动，要求招之即来，来之能干，当秘书为领导提供参谋辅助的时候，工作责任重大，要做到小心谨慎，戒骄戒躁，不能粗枝大叶。只有“才”没有“德”的人，是不可能胜任秘书工作的;没有一个全心全意为人服务的心，是当不了一个秘书的。

2.当好领导的“外脑”。由于秘书人员直接为领导提供服务，对领导提供精力和智力补偿，因而人们常称秘书为领导的“外脑”。然而，秘书人员具有“外脑”职能并不意味着就可以乱发议论、自作主张、左右领导。秘书必须注意使自己的言行符合角色规范，做到既尊重领导、坚决执行领导指示，又不迷信盲从，始终把为领导提供有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责。注重进言技巧，根据领导的心理、行为特征，选择适当场合和最佳时机，从要害问题切入，用委婉、含蓄的语言，巧妙地说出自己的见解或不同意见，“参”到点子上，“谋”到关键处，准确理解和把握领导意图。

3.严守机密。保守机密既是纪律要求，又是自觉地行为和良好的习惯。秘书人员知密度很深，既是保密重点对象，又是泄密重点对象。秘书人员要具有高度自觉的保密观念和良好的保密习惯。不该说的，绝对不说，守口如瓶;不该看的，绝对不看;不该记录的，绝对不记录。不在私人通信上或公共场所失密泄密，要谈吐有止。严守相关部门的机密，不在任何场合向任何人炫耀和泄露，以免造成损失。

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