事业单位档案管理信息化建设研究

邓少敏

摘 要：新世纪以来我国整体经济有着翻天覆地的变化，建立在此形势之下对事业单位档案管理工作也有着更高的要求。随着信息时代的来临，事业单位档案管理工作也朝着网络数据的方向发展，但观察现状发现存在不少问题亟待解决，基于此，本文将针对这些问题给出应对策略，旨在助力事业单位档案管理信息化建设水平的提升。

关键词：事业单位;档案管理;信息化

计算机时代的来临使得信息化遍布各个角落，信息化技术有效提升了工作效率，对于事业单位而言在档案管理工作上也是如此，推动档案管理信息化建设是提高管理水平的必要途径。

一、事业单位档案信息化管理的优势性

（一）提高档案查询借阅的效率

传统档案管理中查询效率非常低，工作人员需要对档案进行分类，并贴上相应的标签，按照顺序进行排放。当需要查找档案的时候，就得按照原来的顺序查询，找到档案盒后又得打开搜寻自身需要的那份。这个步骤极为繁琐，在查询借阅过程中需要大量的时间。而当事业单位档案采用信息化管理模式后，在查阅上只需要打开计算机搜索即可，还能够避免频繁借阅造成档案的损坏，因为应用信息化管理后都会留有备案的，即使借阅者没有归还对原档案也不会造成损失，由此一来大幅度提升了档案查询借阅的效率。

（二）有效延长档案管理期限

事业单位传统档案管理多采用纸质化，由于材料自身的因素，随着时间的推移或者天气变化影响会导致档案受到不同程度的损坏。部分事业单位也有采取一些措施防止这类情况发生，如在档案室安装空调、恒温机等等，但这都需要大量的人力、物力予以维持，并且这类措施承受的风险性还是挺大的，一旦某个环节出现问题的时候，档案资料是非常容易遭到损害。而随着现代化技术的普及，档案信息化管理则主要采取电子文档的形式，只需要有个网络信息终端就可以对其储存，节约了大量的空间，还能够防止环境变化造成的损坏，档案管理期限得到大幅度延长。

二、事业单位档案管理信息化建设存在的问题

（一）事业单位档案管理信息化水平不高

当前我国计算机网络信息化水平已然达到不错的水平，并融入到事业单位档案管理工作的多个方面。虽然从信息档案数据库的数量来看非常庞大，但细察明显发现重复地方较多，且在内容上过于单调，充分体现出事业单位当那管理的信息化水平还不高。信息化档案管理模式涉及多个板块的配合，检索的速度及准确性都能够直接影响到档案管理的效率。

（二）对档案管理信息化建设重视程度不高

观察当前很对事业单位档案管理信息化程度不足，一方面受限于经费原因，还有一个重要的原因就是部分事业单位对档案管理信息化建设重视程度不高，因此在相关设施上没有配套完全。还存在一些事业单位虽然有应用档案信息化管理模式，但没能制定出一个科学的措施予以维持，导致整个档案管理工作较为杂乱，且存在信息化设备闲置的情况。

（三）事业单位档案管理人員素质普遍较低

拥有完善的档案信息化管理设备后还需要相应的工作人员进行维持，可部分事业单位档案管理人员素质较低，又不愿加强自身的学习能力，导致在操作过程中不够顺畅。甚至还存在一些档案管理工作人员认为档案管理信息化建设作用不大，可能是有工作人员被传统思想所禁锢，但造成这种现象的主要原因还是由于这些工作人员不愿提高自身的能力，且没能够意识到档案管理信息化建设的重要性。

三、针对事业单位档案管理中问题的应对策略

（一）提高对信息化档案管理的认识

事业单位要想做好信息化档案管理工作，首先就应当从思想层面进行转变，改变固有的观念。单位的领导要和全体职工一起积极接触外界信息，了解先进科技带来的优势。要加强财力和物力投入，加大预算，结合单位的实际情况制定科学完善的信息化建设制度，以此来促进信息化档案管理的有序发展。

（二）做好对信息化技术的高效利用

信息化技术能够提高工作效率，特别是档案管理需要处理大量繁琐的信息数据，传统的人工管理已经不能够满足现代社会的实际需求。应当要利用好信息化技术，完善基础设施，并建立起高效的信息化管理平台，提高管理效率。事业单位需要对自身的情况进行调研，在学习其他单位先进经验的时候取长补短，合理制定符合自身信息化管理模式。事业单位档案管理部门在利用信息化技术时，也应当做好风险考虑，制定应急预案。因为信息化设备在提高工作效率的同时，也面临着来自黑客和设备故障的威胁，有可能完成数据丢失，引起严重的后果。可以通过数据库实时备份和安装防火墙的模式来降低这些风险。

（三）提高职工的工作素养

要做好信息化档案管理工作，就需要档案管理人员具备足够的专业能力，保持高度的责任感，确保档案工作顺利进行。但是在当前的背景下，部分档案管理人员的工作能力有所欠缺，并且缺乏对工作的热情，很容易出现很多工作上的问题，不利于档案管理工作的效果发挥。因此就需要有针对性的提高档案管理人员的工作能力，要定期展开培训班，结合信息化技术进行培训，并进行工作能力考核。事业单位领导要帮助档案管理人员解决好生活中的问题，提高工作待遇，鼓励他们以更加主动的姿态投入到档案管理工作中去，不断改进工作模式，提高工作效果。

四、结语

事业单位对档案进行管理是一项系统性工程，呈现出繁琐、复杂的性质。通过信息化技术的引入能够有效提升档案管理工作的效率，保障工作效果。在此过程中，需要制定好完善的信息化管理制度，提高档案管理工作人员的业务素养，根据实际情况不断改进工作模式，适应工作的需求。

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（作者单位：湖北省恩施州鹤峰县公共就业和人才服务局）