行政事业单位会计档案管理存在的问题及对策

周媛媛

摘要：在行政单位的管理工作中，会计档案发挥着极为重要的作用，是表现行政事业单位经济业务能力的原始材料，同时也是最具保存价值的图文资料。在当前这个科技化的环境中，各个单位都在对数字化的管理模式进行应用，不仅提升了会计档案的管理质量，同时也降低了相关管理人员的工作压力，但是在实际的调查中发现，事业单位会计档案管理工作中还存着一些不容忽视的问题，相关工作人员应该结合实际情况，提出一些相应的改革措施。

关键词：行政事业单位;会计档案管理;问题;解决措施

引言

近年来，在社会主义市场经济的迅猛发展下，我国行政事业单位的公益性质发挥得淋漓尽致，会计档案管理作为记录经济活动，规范行政事业单位发展，规避违法乱纪行为的重要载体，强化管理在新形势下具有重要意义。鉴于此，文章着重分析研究了当前行政事业单位下会计档案管理存在的问题，并对其提出了几点有效的解决策略，旨在为促进会计行业的良性发展献力。

1行政事业单位会计档案管理中存在的主要问题

1.1管理上不够细致

对于行政事业单位会计档案管理工作，其管理内容不够细致的问题，主要体现在以下几点：一是对于会计凭证，相关人员未能及时装订，而是将其随意放置在办公桌上，或者是存放在一个纸盒内，缺乏规范性;二是一些活页账簿缺乏封面，并且也未能按照规定来进行装订成册，导致会计报表的分散存放的情况严重;三是当会计档案进行立卷的时候，未能按照保管期限进行立卷归档，只是统一将其装进档案盒中;第四是不少事业单位，对于保密内容有强调过度的问题，对于会计档案的使用设定了严格的限制，降低了档案的利用率。

1.2会计档案监督机制不够完善

当前行政事业单位在会计档案管理制度缺少严格的监督机制，一些事业单位在接受相关会计业务以及审计工作的过程中，很少将其规范化管理当作重要检查事项，由于对会计监督工作方面的疏忽，会出现一些行政事业单位人员借此机会对会计档案进行篡改以此来达到自己的目的，当前有很多经济欠发达地区经常出现这类事情，造成了大量公款被挪用，致使事业单位的公益性难以得到真正的发挥，由于缺少相互制约监督的机制，更是容易滋生出会计档案造假等情况的发生。

1.3经费投入问题

作为行政事业单位内部的一项重要组成，档案主管部门与财务部门，应该就经费投入的问题，展开合理地商讨，并且做出明确的规定，针对会计档案管理人员、场所、设施等，结合经济环境进行明示。一方面，要杜绝单位领导出现随时安排的工作问题，针对那些没有作出经费预算保障的开支，要集中商讨，分析其合理性;另一方面，相关责任人员则是要从经费开支的角度，对单位领导、财会人员的会计档案管理认识进行强化，让其对这方面的经费投入，建立一个正确的认识。

2强化行政事业单位会计档案管理工作的措施

2.1健全会计档案的管理制度

在对事业单位会计档案管理制度进行健全时，一要建立相应的制度，对会计档案的归档范围、保管期限、归档程序和整理方法，都应该作出准确的说明;二要对会计档案的保管、保密制度进行完善，利用科学化的手段，明确档案保护的相关职责，确保其不会发生丢失、损坏和泄密的问题;然后是要就会计档案的管理工作内容，建立相应的责任制度，明确相关人员的岗位责任，确保会计档案的收集、归档和保管工作能够落到实处;三要针对会计档案的管理人员，要设立合理的奖惩措施，尤其是在会计档案管理的工作岗位上，行政事业单位的领导，不妨利用定期组织检查的工作，以及不定时抽查的手段，了解实际的岗位情况，发现问题，要在第一时间进行公示、纠正，确保奖惩工作的同步性。

2.2完善会计档案监督机制

加强会计档案管理监督工作是提升行政事业单位会计档案管理水平的又一重要举措，行政事业单位的管理人员需要重视会计档案管理工作的有效开展，并对其展开合理的监督环节，通过建立会计档案管理监督工作机制，对档案管理中的立卷、归档、保存、查阅、销毁等工作进行监督，不仅要结合单位的具体会计业务内容来合理规范立卷，还要及时规范档案管理内容，对会计凭证要进行及时的整理装订。特别是在会计电算化的情况下，还要对会计账页进行分类处理，并且财政部门以及审计和税务等部门在对其业务进行审查的过程中，需要特别将会计档案管理作为重点检查内容，督促整个行政事业单位形成重视会计档案管理的良好风气。除此之外，还要加强社会监督，通过设置意见栏和电话欢迎广大群众对会计档案管理方面的监督和意见的反馈，通过社会大众的监督来形成一种良好的会计档案管理风气。

2.3加大会计档案管理的经费投入

加大对会计档案管理方面的投资是行政事业单位有效应对会计档案管理工作的必经之路。单位的管理者需要重视会计档案管理工作的价值，并付出实践，在完善工作机制和监督机制的基础上加大对会计档案管理工作的投资力度，不仅要加强对硬件方面的投资，包括档案管理环境的设置以及陈列架的检查维修，还要加强对软件方面的投资，保护会计档案资料数据的安全完整，通过加大资金的投入，聘用专业的计算机档案管理人才来对当前事业单位的档案资料进行有力的保护，还要引进西方发达国家的专业档案管理软件来应用到自身的体系当中，转变以往档案管理中存在的不足，从而在技术上提升行政事业单位档案管理水平，保证其档案管理工作可以充分的发挥出自身最大的价值。除此之外，行政事业单位管理者需要严格执行经费管理工作，保证用于会计档案管理方面的经费得以完全投入到其档案管理中，避免出现资金被不明挪用等情况的发生，行政事业單位内部还需要成立会计档案资金监督小组，每隔一段时间让小组内成员对上一阶段资金的使用情况与档案管理的支出进行核对，保证每一笔资金都能够记录到会计档案管理中，若是资金支出核对过程中发现超出预算支出限额的，需及时向上级反映并进行深入调查。

结语

总而言之，加强会计档案管理工作是新时期下行政事业单位良性发展的大势所趋，更是行政事业单位内部经济活动运行的重要凭证，加强会计档案管理工作不仅要充分带动工作人员的积极性和思想意识，更是要通过完善管理制度，建立完善的监督机制等各个方面来保证会计档案管理工作的各级开展，促使会计档案管理工作在行政事业单位中可以发挥其自身最大的价值。

参考文献

[1]李东宾.行政事业单位会计档案管理存在的问题及对策[J].时代金融，2018（6）：260.

[2] 李晓霞.浅论行政事业单位会计档案管理存在的问题及对策[J].财会研究，2017（05）.

[3] 王磊.新时期背景下事业单位会计档案管理问题与对策[J].陕西档案，2017（03）.