信息化背景下电力企业档案管理面临问题与对策

张媛

摘    要：随着科技水平的发展和社会的进步，信息技术逐渐融入人们的日常生活中。纸质化档案慢慢地被现代电子档案代替，而计算机也理所当然成为现代电子档案管理的主要工具。不过，在信息全球化背景下，信息档案管理的安全问题也愈发严重。因此，电力企业要面临机遇和挑战。在信息高速发展的机遇下，利用自身宝贵的资源更好地在电子档案领域不断发展，提供更好的服务。

关键词：信息化背景;电力企业档案管理;管理措施;

1电力企业提高档案管理水平的作用与意义

档案是指国家机构单位、社会组织或个人从事政治、经济、科学、文化等社会活动直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。在电力企业中，档案一样具有很大的参考价值，在企业高层领导作重要决定时，都会通过查找和对比相关档案，利用以往的经验和教训，找到决定性依据，而档案是否完整全面，是关乎企业发展的决定性因素。档案管理工作包括对企业发展历史记录和企业发展史所涉及的所有材料的整理、分散到各个部门内部相关档案的搜集和整理、为方便档案查阅所做的相关工作以及对档案的保管。所以，提高档案的管理水平不仅可以提高对档案的利用率，增加档案的利用价值，还可以提高档案管理的工作效率，使得各部门能够有效联系、协同办公。

2电力企业档案管理过程中的问题

2.1企业高层不够重视档案管理工作。

就目前情况来说，大多数电力企业的领导层未能真正意识到档案管理的重要性，其将所有精力都放在了如何提升市场的占有率、产品质量以及售后服务上，觉得档案管理这种文字工作没必要投入太大的关注。正因如此，大部分电力企业在档案管理方面的投入都不高，将档案管理工作匆匆完成以后，并未重视其后期的保存环境。档案材料收集机制漏洞百出，导致经常出现档案材料数量不对内容也不完整的状况，如此档案管理根本无法提供给企业有效的信息，之前将各种信息归档的工作也成了无用功。

2.2企业没有专门负责档案管理的部门与人员。

电力企业中一些档案管理人员对档案管理的理解过于表面，认为档案管理只需要做容易的收集与分类工作，企业在挑选档案管理人员时，及格线太低，导致所选的员工责任心和专业素质都比较低，此外，一部分电力企业并未创建专门的档案室，而是随便找一个库房或者偏僻的房间存放档案。很多企业归档并保管档案资料的时候没有统一，造成部分应该保存的资料错放或遗失。

2.3档案管理工作中的安全隐患。

档案库房未达到安全要求;档案库房多是玻璃窗贴了一层纸;档案库房所处位置较为潮湿;将档案放在阳台上的未设置防护设施，档案长期处在暴晒下已严重损坏，这些都是电力企业档案管理工作中普遍存在的安全隐患。除此之外，还有一部分企业档案在不断搬迁的情况下，只是随便放在一个房间里，没有任何整理，直接堆在一起，窗外没有防护栏，室内也没有灭火设施，万一出现火灾或者是盗窃现象，后果将难以想象。

3信息化背景下提升电力企业档案管理的措施

3.1提高员工对档案管理的认识程度

档案管理在整个企业的发展历程中，从根本上讲不受广大员工的重视，而其自身工作也大都是“默默无闻”，且企业管理层对档案管理工作也不够重视，这为档案管理工作的发展起到了阻碍作用。

提高企业档案管理工作水平必须要转变企业所有员工对档案管理工作的认识，提高企业管理层对档案管理工作的重视程度。应从上至下层层宣传，加大宣传力度，调动广大员工的积极性和参与热情。让广大员工能够“耳熟能详”“耳濡目染”，充分了解档案管理工作，并且积极配合档案管理部门的工作，把档案管理工作从档案管理部门的“专属”推广到全员参与的模式。同时提高档案管理部门员工的思想认识，将被动的工作变成主动积极的工作，不再是局限于完成工作，而是要更好地完善工作，不断突破自我，提高对自身的要求，从而提高工作效率。另外，还要扩大档案管理的管理范围，扩大对档案种类和内容的保管，强化档案的各项参考价值和借鉴能力，丰富档案的内容，让企业档案更加详细和全面，即使在时间紧、任务重的前提下，仍然能够随时面对、及时解决所发生的各种问题。

3.2强化档案管理机制

传统的电力企业档案管理都是处于比较“被动”的状态，档案管理人员都是被动等待需要保管的档案，而通过完善档案管理机制，加大对档案管理人员的管理，实行绩效考核管理机制，一方面可以督促员工的工作，让员工有一个良好的参考机制，更好地完成本职工作;另一方面可以促使员工更加积极认真地工作，主动走出去联系各部门，将等待档案上门变成积极主动工作，把收集变成搜集，使得档案更加完善和丰富。同时，把晋级考核列入到平时的考核中去，让个人的工作业绩直接挂钩到平时的晋级考核中去，将工作落到实处，做到事事有人管，事事有人负责。

另外，档案管理人员也要及时掌握行业发展动态和企业发展情况，对电力企业可能发生的“大事件”提早进行参考性的资料准备，为领导进行决策性决定提供完善和详细的参考资料，以解除领导的后顾之忧。例如，在实施一项新工程时，往往需要参考大量的资料才能做出决策性判断，而档案管理人员工可以有针对性地提早做好准备，提供更加完善的资料给予其进行参考。

3.3融入现代化信息技术，提高档案管理平台的水平

首先，要提高档案管理人员的整体素质，因为档案大都涉及到公司的核心信息，其所存在的价值“不可估量”，一旦泄露，将会给公司造成巨大的损失，这就要求档案管理人员必须具备高度的责任感和使命感，加强自身的专业素养和道德素养。另外，档案管理人员还要有扎实的专业知识，及时了解行业新规，根据国家的相关规定，及时变更和完善对档案的管理工作，更好地为档案管理服务。

其次，要提高对档案管理人员理论与实际相结合的运用能力，将固有的理论基础更加灵活和创新地运用到实际工作中去，采取多种多样的工作模式、丰富工作内容，提高档案管理人员的工作积极性和创造性。加强对档案管理人员的培训力度，让其掌握先进技术，及时发现和摒弃已有的工作弊端，突破和创新档案管理工作，提高档案管理工作的效率。

再其次，利用先进的科学仪器提高档案管理平台的管理水平。档案管理工作内容繁杂，就算工作人员再有耐心和能力，仍然难以保证工作不出任何差错。而利用现代化科学仪器和信息化技术，并将其运用到对应的档案管理工作中去，不仅可以提升档案管理水平，还能够完善档案管理工作。例如，传统的档案记载都是人工手写的，因为每个人的风格迥异，其写出的字难免不能统一标准，在借阅时给档案管理人员增加了工作量。而通过电脑信息化处理，节省了记录时间，同时标准化的记录也为后面的工作人员节省了大量的时间。

4总结

伴随着信息技术的发展，信息时代已经方便了我们的生活。传统的档案管理模式已经不能适应时代发展的要求，取而代之的是更为方便、快捷、安全、可靠的电子数字档案管理模式，也是各類企业将要进一步完善的地方。由此可见，建设与完善信息化电子档案管理已成为企业更好更快发展的重要举措。不过，电子档案管理建设也是一个长期的、漫长的过程，对电子档案信息化建设要有总体规划与理性思考。抓住机遇，迎接挑战，把电子档案信息化建设落到实处，使之能更好地为企业发展服务。

参考文献：

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