信息化时代电力档案管理问题与对策

陈斯

摘要：在信息化时代，电力档案管理效率得以提高，信息化的管理方式进一步拓展了档案管理方式，同时也给档案业务的创新带来了新思路。但与此同时，电力企业档案管理意识不足、信息化水平不高、信息安全意识淡薄的问题也一定程度上制约了电力档案的发展。对此，本文提出了相应对策，以共同仁参考。

关键词：信息化;电力;问题

随着我国通信技术的发展和档案管理理念的进步，如今档案管理信息化已成为档案事业发展的必然趋势。电力档案作为我国档案事业的重要组成部分，不仅为电力行业服务，更是我国档案事业综合化、多元化发展必不可少的额一部分。但我们需要注意的是，信息化不仅给电力档案的管理带来的便利，同时也带来了新的问题。对此，电力企业和档案管理人员应充分认识到当代电力当代的多元化价值，挖掘信息化时代制约电力档案管理发展的因素，为电力档案探索出一条持续、健康的发展之路。

一、信息化背景下电力档案管理的问题

（一）档案管理意識不足

电力行业是我国经济领域的重要组成部分，同时由于期行业的特征，也带有一定的行政性质。因此，作为国有企业，电力行业相关企业的档案管理工作也从较早就已经开展。档案真实反映了电力企业发展的方方面面，是我国电力事业的真实写照，具有较高的凭证价值和参考价值。而在信息化时代，信息已成为各个行业的宝贵资源，就更突出了档案作为重要信息资源的价值和地位。但相对于其他机关单位来说，由于电力企业的经营性性质，对档案管理工作缺乏重视。这一方面是由于档案管理工作在短时间内无法收到明显的成效，另一方面也是由于档案工作无法带来明确的经济利益。这也就导致了电力行业的档案管理更多的还是在上级单位以及国家政策的要求下开展，缺乏主动性。此外，在档案管理的思想还较为保守，仍以收集和保管为主，对于新服务和新业务的拓展还较为单一，没有根据企业的需求开发多元化的档案服务。

（二）信息化水平不高

当前，随着移动互联网技术的不断发展和档案管理工作的需求，信息化已成为各档案管理部门的必然发展趋势，各行各业也开始积极探索信息化与档案工作的融合，但从电力行业档案信息化建设的现状来看，还存在以下问题：一是信息化建设不平衡。相对于其他部门的信息化建设情况来说，档案管理部门的信息化加上你和还较为基础，还局限于档案收集与保管等方面，而在档案利用和档案服务等多元化业务上的信息化建设还较为滞后，这一方面使得档案服务与利用的开发停滞不前，另一方面也不利于档案工作的持续健康发展;二是在基础设施上的投入还较少。由于缺乏档案管理意识，电子企业在档案信息化建设上的投入也相对较少，档案管理信息化设备大多局限于移动存储设备、计算机等基础设施，缺乏如云计算、档案管理系统等现代档案管理硬件软件设施。

（三）面临着较高的信息安全风险

信息化环境下，档案较多的选择电子存储方式，这一定程度上减弱了档案对空间的需求，提供了更多的存储空间，提高了档案管理效率，但这种高密度的存储方式也带来了新的信息安全问题。而如今随着信息技术的不断发展，一个小小的移动硬盘就可以存储多达1T的内容。这种高密度性的存储大大节省了档案存储的空间，但同时也给信息安全提出了更高的要求，存储设备的一点点损坏就可能导致大批量档案资料的损坏与丢失，信息化背景下档案存储密度高的特点也要求档案管理部门做好存储设备的维护工作。此外，信息的传输、内容的整理、二次开发和档案服务都很大程度上依赖于各类软硬件设备，可以预见到的是，随着档案信息化建设的不断推进，档案管理的重点已从人工识别转移到机器识别。另一方面，技术上的更新也会导致信息识别和存储方法的改变，给档案信息管理带来了很大困难。

二、信息化背景下电力档案管理的对策

（一）提高档案管理意识

信息化事到加强电力档案，要从根本上提高档案管理意识。首先，要加强对档案管理工作价值的认识，提高管理层的档案管理意识。管理层是档案管理工作的指导者和调节者，保障了档案管理工作沿正确的方向发展。管理层必须充分认识信息的价值，明确电力档案在电力事业发展中起到的多元价值。同时，正确认识到信息化时代电力档案管理迎来的新机遇，面临的心跳找，即时调整管理思路。从电力事业发展和档案管理需求的角度探索出档案管理的路径。此外，还要提高服务意识，创新服务方式，提供多元化的档案业务;二是提高基层管理人员的档案管理意识，强化责任意识，营造档案管理文化，通过主题讲座、宣讲会等多种多样的宣传活动在企业内营造档案文化氛围，让基层管理人员和其他部门的员工在日常的工作和生活中接受到档案相关知识。

（二）加强信息化建设水平

针对电力企业档案管理信息化建设水平不高的问题，首先要着力解决信息化建设不平衡的问题，应着力推动内部信息化建设协调发展，协调内部的各部门在档案收集、归档、传输等标准上达成一致。同时，在进行相关基础设施建设时，就要注重各部门之间的兼容性，保障设备和主体功能的相对统一，进而让每个部门都能够较快的适应信息化建设带来的改变。

第二，要加强基础设施的投入。由于各单位对于档案管理部门的资金投入都是不同的，在基础设施建设方面也是千差万别。对此，各单位应加强信息化建设规划，制定长期的资金投入和基础设施建设方面并逐步实现，根据档案管理工作的要求和技术、资金的可行性，一步步深入信息化建设，有条不紊的开展基础设施建设工作，防止由于资金投入不足而带来的基础设施建设滞后和由于规划不足而导致的基础设施建设过度。

（三）完善信息安全保障体系

信息化背景下提高电力企业档案信息安全防护能力，完善信息安全保障体系，要采取多元化的技术保障措施，既要满足传统档案管理环境下实体档案的保护要求，又要兼顾信息化背景下数字档案保护的新要求。具体来说，在实体档案方面要综合采用以下四种保护策略：即建筑保护法，主要通过对库房环境的维护来保证档案的安全;装帧保护法，对于价值较高且保存时限较长的档案应进行装帧保存，不仅可以使档案变得美观、使用方便。而对于数字档案，则要注重系统安全、数据安全、和网络安全的保护。系统方面要定期维护，查缺补漏，不断测试系统的稳定性和bug，以提前做好应对;数据安全方面就要综合运用数据加密技术、应急相应技术和数据备份技术。