强化档案馆档案管理工作研究

刘婷婷

摘要：档案是指个人和各种机关组织在特定社会活动中形成的保存备查的历史文件，单位领导借助规范标准的档案管理中多种多样的档案，可对业务及人事工作的发展状况清楚了然。借助档案可将其保存的经验借鉴吸取教训，对档案馆的档案管理工作进行强化可使档案信息资源的系统安全、完整准确和有效利用得以保证，实现档案工作的新发展并将档案管理的科学与规范化水平全面提升。

关键词：档案馆;档案;管理工作;研究

档案馆日常管理工作体系中极为重要的一部分是档案管理，档案馆的立身之本是对人民群众和社会各项事业的需求及发展有效服务，档案工作应当将档案馆以往单纯的将档案保管好，收集、整理等传统服务意识改变，强化档案管理工作的创新理念，才能使档案工作真正在社会上得到应有的支持和重视。本文通过对档案管理工作在档案馆中的强化进行探究。

一.档案管理中的问题

1.较差的档案管理质量和层次低的档案管理人员

每个单位档案馆对档案管理的重视程度不同导致出现很大差异的发展水平，该情况主要表现在档案管理人员业务水平很低、人员严重匮乏，甚至还有凭借人情关系上岗的问题。大部分这样的档案管理人员缺乏专业的业务技能及素养，而是单纯的堆积材料，无法对卷内目录编辑进行清晰整理，前后次序严重颠倒，甚至圈内目标的编写有多人参与并出现多标准。

2.混乱的借阅制度和老化的管理方式

档案管理工作的规章制度没有有效执行和缺乏，管理不严的档案和不登记便借阅的情况经常发生，管理人员对档案的借出及收回因怕得罪人的心理虽心有怨言却装作老好人，导致出现资料开门送出、关门堆积的情况，没有借阅登记本，管理工作成为表面形式。不严密的档案收集工作损伤了档案文件的完整性且导致关键资料缺省，无章法可循且老化的管理方式造成了低层次的缺位管理，进而导致混乱的档案管理。

3.长周期的档案收集和缺乏保密性的档案管理

某些单位对档案管理工作的重视度不够，加上低素质的相关管理人员，导致未曾整理档案便再次借阅，甚至某些单位毫不过问堆积起来的档案，管理人员更是以混日子的心态被动工作[1]。低素质的档案管理人员没有强烈的保密意识和工作积极性，从而泄露某些秘密，使档案管理工作存在诸多隐患和问题。

二.档案管理工作在档案馆中的强化措施

1.推行规范化的档案管理工作

统一当前档案馆中相对分散独立的档案与文件管理成一个有机整体进行管理，拥有重要价值的大量帐外文件会因文档分离而失去控制，进而降低档案馆的馆藏质量使其参考服务作用无法充分发挥，同时降低档案部门信息服务功能，因此需将加强文档一体化。档案前身是公文，而公文转化为档案。日常档案及其工作标准规范化的质量会受到公文制发质量的影响，因此需标准化和规范化档案馆的档案管理工作，将档案体质量进一步提升。“以我为主”的立卷归档原则是指归档的文件应以该单位形成的文件为主的原则[2]，该工作是档案馆对档案管理工作强化目标实现和问题解决的关键，根据实际情况对相关档案进行立卷归档，不虚设没有的，列出已有的。档案案卷质量需要优质的质量和统一的幅面尺寸规格，与国家规定相符合。案卷应有工整清晰的字迹，并且不可使用容易褪色的纸张、笔种和墨水进行各种记录。合理的使用文种，拟致格式规范，不规范的字和简称不要用于行文中，以此对日后应用现代化及标准化的检索手段提供便利。与档案工作的工作任务不同，文书处理工作拥有相对独立性，因其是档案来源且档案作为文书归宿，因此档案与文书处理工作在文档工作流程中是关系紧密的工作环境。因此档案管理人员应将系统思维意识强化，将标准化与规范化的档案和文书处理工作，同行的工作指导思想树立起来，在实际管理中严格把控文书处理工作标准与规范化的入口，将标准与规范化档案工作的基础打好。

2.档案数字化建设的开展

未来档案馆馆藏数字档案最主要的来源是电子文件，因此各个部门应当将纸质和电子文件进行归档双轨制，拷贝两套电子文件放于异地保存，一并向档案馆移交伴随的纸质文件，这要是档案馆电子化进程得以推进的同时将数据库建立的工作量节省。电子文件载体、内容、显示和电子计算机软硬件平台组合成电子文件，各个部门因各种因素导致其依赖不同的软硬件平台，使集成档案数据库面临较大困难。因此应将电子目录数据库结构与交换格式印发，规定文件、案卷级目录数据库结构的字段名称、长度、类型等，使数据格式及软件得以规范，从而使数据库的有效和准确性得到有力保证[3]。面对无法一步到位且复杂而长期的档案数字化建设，应当分布进行并将重点突出，在讲求实效的同时，使其能够可持续发展。

3.强化档案管理的保密工作

档案管理人员因其特殊身份及地位对相关秘密知道的多、深、早，其个人素质是档案保密工作优劣的关键所在。档案管理人员应有高度的保密意识和强烈的工作责任心及事业心，自身养成严谨的工作作风同时有始有终的经手件件事情并清楚手续，将头脑中无形的泄露秘密进行防止。为了使绝密档案的安全得到有力保障，可从保险锁、防盗器和保险柜等各种保管条件中入手。档案馆对绝密的文件可单独开设房间进行储存，同时设立专门的档案管理书橱对档案进行分门别类的管理[4]。档案管理人员应当严格遵守规定对档案的移出、调阅和销毁等手续办理，一定要经过指定领导人审批，将签字、登记手续认真履行。使用完的档案及时检查清对，一旦发现秘密泄露和失窃等问题，应当将原因及时查明进行补救。

结语

综上所述，档案馆应当将传统的檔案管理工作理念更新并树立科学发展观，为了能够将档案馆所在单位的活动准确真实的记录，对档案进行科学规范化的管理可将但管理的利用率有效提升，将档案的信息功能充分发挥，加大宣传工作力度使全员档案意识提升，同时积极促进档案馆所在单位的工作效率和质量，从而创造更多的经济效益给所在单位。

参考文献

[1]王晴.高校档案馆电子档案管理思路探索[J].产业与科技论坛，2016，15（04）：245-246.

[2]郑诗建. 浅谈数字档案馆对企事业单位档案管理的影响[A]. .中国航空学会管理科学分会2015年学术交流会论文集[C].：中国航空学会，2015：4.

[3]于学臣.数字档案馆建设对档案管理体制的影响及对策[J].黑龙江科技信息，2015（17）：161.

[4]白云，王汉华，郭鲁.高校档案管理系统改进探索——以华中师范大学档案馆为例[J].档案与建设，2015（06）：9-12.