数字化背景下公路系统档案管理探讨

陈芳琼

摘 要：数字化技术逐渐深入到社会各个行业领域中去，提高人们的工作效率，方便人们的日常工作。公路系统档案管理中数字化技术的应用从根本上改变了公路系统档案管理的模式，解决了档案管理效率低，资源共享差的问题。但公路系统档案管理数字化技术仍然存在一定的问题，从公路系统档案管理入手，促进数字化背景下公路系统档案管理的稳定发展。

关键词：数字化;公路系统;档案管理

我国公路系统正在飞速发展中，档案管理工作是公路系统管理中的重要组成部分。数字化背景下，公路系统对档案管理工作提出了更高的标准和要求，傳统的人力档案管理模式在现代化公路系统的管理中表现出越来越明显的局限性，提高公路系统档案管理的工作效率和质量，促进数字化技术在公路系统档案管理中的应用，可以有效解决公路档案管理中的问题。

一、数字化背景下公路系统档案管理问题

（一）总体规划缺乏科学性

公路系统档案管理的数字化与档案资料的收集、整理、处理分析为一体，在实际运用过程中，公路系统档案管理仍然将信息技术作为一种技术手段，对于数字化技术引入到公路档案管理中的影响还未产生明确的认识。公路系统档案管理数字化相关总体规划要具有科学性和全面性，深入挖掘数字化技术的实际应用，但在公路系统档案的使用应用中，存在着资源共享率低、利用率低的问题，影响了公路系统档案管理的稳定发展[1]。

（二）硬件配置缺失，管理人员缺乏专业素养

公路系统档案管理在数字化建设过程中离不开硬件设备的支持，但是由于资金限制，公路系统档案数字化建设硬件配置难以得到保障，严重阻碍公路系统档案管理的信息化发展，档案管理人员专业素养偏低，计算机操作水平低，业务能力不强，也是导致公路系统档案管理数字化水平提升缓慢的原因。

二、数字化背景下公路系统档案管理策略

（一）建立档案系统数据信息库

数字化背景下公路系统档案管理的信息化趋势越来越明显，信息技术可以有效提高档案管理工作的效率，对于公路系统档案管理的发展意义巨大，公路档案数字化建设的基本是要依靠信息化数据库，充分考虑自身的实际情况，选择合适的数字化软件，采用高度统一的设计优化数据库，保证数据库兼容，避免数据资料丢失损坏，充分考虑档案管理者的实际能力，尽可能避免复杂操作，保证档案管理效果的发挥。

（二）引进报表技术

利用客户端获取报表请求，服务器根据请求在从数据库中获取数据，反馈给客户端，客户端取得数据后，制定报表绘制表格，再启动浏览器的自动打印功能，打印出更加美观、规范、快速的报表[2]。一般公路系统档案管理有大量的报表需要输出，实现快速、有效、灵活的表格输出是非常重要的，可以通过编程语言画图函数自主开发直接输出表格，也可以使用Excel表格输出，也可以应用报表设计器。

（三）强化档案信息功能的发挥

数字化背景下公路系统档案管理目标是发挥档案的作用，实现档案资源的共享应用，通过资源利用体现档案自身的价值。要有效提升公路系统档案管理的技术水平，就要加强档案管理基础，使基层管理人员可以科学地收集、整理、保管和利用档案，制定科学的、与实际相匹配的检索工具，促进档案信息的组织化和系统化，提高档案信息的使用率。

（四）建立完善的档案管理体制

健全公路系统档案管理机制，实现分工管理，细化文件资料，并将其纳入到有关部门的职责范围内，建立岗位责任制，公路在开工前要结合实际情况制定相应的文件，各部门之间要做好联合管理工作，保证档案管理的准确性、完整性和规范性，施工记录资料要准备充足，保证竣工图与实物一致，实现档案文件资料收集整理、档案规整和归档[3]。

（五）创新档案管理理念

数字化技术作为一项现代信息技术，在公路系统档案管理中的应用使得档案管理逐渐向着信息化管理模式变化，档案管理相关部门和人员需要积极创新档案管理理念，重视和关注信息化管理模式，实现科学的总体规划，为公路系统档案管理的数字化提供科学的指引，提高我国公路系统档案管理信息化水平。

（六）强化资金投入，健全公路系统档案管理数据库

公路系统档案管理是一项系统复杂的过程，要发挥数字化信息技术优势，挖掘档案数据的庞大价值，提升档案管理资源的利用率，就要加强数字化相关投入，建立公共系统档案管理数据库，对档案信息进行系统全面的整理和分析，提升公路系统档案管理的工作效率，充分发挥档案管理工作的实际效果。

（七）加强对档案管理人员的专业培训，提升管理人员的专业素养

数字化背景下档案管理人员的数字化操作水平和业务能力直接影响着档案管理工作的效果和水平，档案管理部门和单位要建立科学的人才培养机制，通过对档案管理人员的信息化专业培训，提高档案管理人员数字化操作水平、业务素养和综合素质，为档案管理工作的开展创建良好的环境和条件，提供人才基础。

（八）统一公路系统档案管理标准

公路系统档案管理的数字化目标是提高档案信息的利用率，提升档案信息的使用共享率，要落实档案信息资源的共享效果，就要建立统一的档案管理标准，确保公路系统能够在同一标准上落实档案管理工作，考虑到各级公路系统管理的特点，依托数字化背景打造实用性和适用性相匹配的信息资源共享平台，发挥档案管理者的作用，减少人力资源浪费，从而提升档案管理信息资源的有效应用[4]。

（九）强化公路系统档案管理制度建设

在数字化背景下的公路系统档案管理方面，规范化的制度是强化档案管理系统设计优化的保障，公路系统档案管理需要加强力度，落实岗位责任制，建立档案管理考核机制，避免档案丢失损坏，保证档案数字化系统的正常运转，通过制度提高管理者的思想认识，有意识地提升档案管理技能和管理质量。

结语

数字化背景下公路系统档案管理技术需要勇于创新，引进先进的软硬件设备，加快档案管理纸质信息向着数字化信息储存流转的速度，从而提高数字化背景下公路档案管理的工作效率，为公路系统档案管理乃至工路系统的整体发展创造一定的条件。

参考文献

[1]郭雨.数字化背景下公路系统档案管理研究[J].丝路视野，2017（17）：184.

[2]任祥凤.数字化背景下公路系统档案管理研究[J].办公室业务，2017（6）：130-131.

[3]杜淑丽.数字化背景下公路系统档案管理的实践探索[J].办公室业务，2018.

[4]刘畅.信息及数字化背景下档案管理工作的创新思路[J].卷宗，2017（18）.