新形势下办公室高效低速工作模式研究

范玮

【摘要】随着社会节奏的不断加快，办公室工作对效率的要求也不断提升，在现代化办公手段的“加持”之下，许多办公室都呈现高速运转的状态。然而高速不意味着高效。在实际工作中，高速运转往往带来的是疲于应付、壁垒加重、工作浮于表面。长此以往不仅工作会走下坡路，员工的身心健康也将受到影响。因此本文从工作分类、相互协作和任务完成的角度对如何高效低速工作进行了探讨。

【关键词】办公室工作;高效;工作分类;相互协作、任务完成

习近平总书记在《秘书工作的风范——与地县办公室干部谈心》一文中指出，办公室的工作有四个特点：一是“重”，地位重要。二是“苦”，非常辛苦。三是“杂”，事务繁杂。四是“难”，难度很大。办公室承担着文秘、督办、接待、值班、维稳、保密、外事、物资采购、后勤等党政管理和服务职责，是内外协调的窗口、上传下达的中枢、牵头抓总的重要部门。如此纷繁复杂的工作，在高速运转的大环境下，如何做好办公室工作，如何保持办公室人员的积极性，如何高效低速地运转工作，给办公室工作提出了巨大的挑战，本文针对上述问题就以下几个方面进行探讨。

一、站位全局，分清主次，把握好工作节奏

办公室工作的同志喜欢称办公室为“不管部”，这其中有自嘲的成分，是带着一种自豪感的自嘲。别人不愿管的、不想做的事，办公室都得管、都得做，真正做到了无事不管、无事不问。也应了“办公室是个筐，什么都能装”的形容。如何把筐里的东西整理好，领导和职工需要的时候信手拈来，考驗办公室人员的智慧。按照下述思路作简要阐述：要站在整个单位的高度去思考办公室的工作，分为日常工作、重点工作、难点工作去分类处理，争取全面、无差错、有效果。

（一）实事求是，突出重点工作。随着时代的变迁，对办公室重点工作的要求也会有所差别。比如八项规定的出台，让办公室负责接待的同志一下子感受到肩上的担子轻了许多，有了更多的精力可以投入到其他工作中;随着上层领导对工作抓落实讲实效的重视，对督办、调研工作工作的要求不断提高;我们获取信息的手段日益多样化、便捷化，向领导提供信息服务的政务信息工作更应侧重于信息的提炼和意见建议的提出;在纷繁复杂的网络世界如何做好保密工作，也是办公室面临的新挑战。以上种种，想要说明的是我们不能墨守成规，过去的经验固然重要，但只有应时而变才是解决问题的良方。因此办公室工作的重中之重是：根据实际情况，理顺办公室工作的几条主线，重点关注主线工作，将工作做深做细，保证效果和质量。其他工作根据轻重缓急合理进行安排，工作中要有定力，切不可让简单、着急的工作占用重点工作精力，造成投入大量精力却一事无成的现象。同时，一些占用精力大、明显过时、无用的工作，要学会舍弃，将有限的精力用在刀刃上。

（二）迎难而上，理顺难点工作。人的天性是喜欢待在舒适区，干熟悉的、顺手的工作，而许多重要的工作往往有点难度，在舒适区之外，需要积极迎接挑战，迎难而上。面对难点工作，首先要不畏困难，敢于迎接挑战，坚信所有的大困难都可以化解为小麻烦，不能好高骛远，从小目标开始一步步解决。其次要向先进学习，切忌闭门造车，办公室工作大多都是经验的实践和再改造，借鉴的效率远大于埋头苦干。最后要善于总结套路，当难点不再困难时，就是将难点工作套路进行总结，将其转化为日常工作程序，将新攻下的山头彻底变为后方基地。

（三）脚踏实地，做细日常工作。除重点工作、难点工作外，办公室还有许多日常工作，这些工作要依据重要程度、紧急程度统筹协调好，尽量做精做细，一个单位的办公室对外代表着单位的形象，低级错误百出是会贻笑大方的。充分利用信息化手段，将常规工作细化深化，同时减少工作量，高效利用好有限的人力资源。大量的简单重复性的工作通过系统实现，需要远距离交互的工作通过网络实现。通过网络系统的矩阵式优势，将原本集中的大量简单工作分散到全体需求人群。

二、统筹协调，换位思考，积极促成正和博弈

相信每个单位都不乏推诿扯皮现象，从博弈论的角度来看，这是因为零和博弈的原因，工作就那么多，你干了我就不用干，成绩就在那，你拿了我就拿不到，因此作为单位的调度和枢纽，办公室要进一步提高站位，发挥好协调作用，增强同理心，努力将零和博弈促成多方获益的正和博弈。

（一）提高站位，讲究大格局。办公室不仅要对内协调还要联络外部，如果眼光只盯在本部门的利益上，是极其不称职的，甚至会危害整个单位的声誉。因此办公室以及办公室的同志们要学会发扬风格，做决定前要思考全局利益和局部利益，整体利益和个人利益，眼前利益和长远利益。所谓群众的眼睛是雪亮的，领导是从群众中选拔出来的，不会让老实人吃亏的。

（二）增长智慧，讲究科学方法。要透过现象看本质，遇到问题不能片面的一刀切，要站在各方的角度充分思考产生问题的原因，以及兼顾各方利益的解决办法。有的时候不是困难太大，而是我们的方法不够多，只能多向前辈学、向书本学，在实践中摸索。

（三）多开展交流，保持同理心。许多时候问题得不到解决是因为换位思考不够，因此要增进了解，（下转第192页）（上接第187页）最好的办法就是开展交流。在实际工作中还可以思考将交流、宣传与培训工作有效结合，去了解合作方的需求，同时将我方的观点尽可能地宣传，条件允许的情况下可以双方相互培训，以更好地了解相互工作，换位思考。充分了解双方所思、所想、所忧、所盼，交流思想，沟通信息，保持足够的同理心，相信在沟通协调中能够事半功倍。

三、思想切入，管理到位，并肩完成各项任务

办公室工作相互合作甚多，甚至要求联动完成才能利益最大化。比如某个业务项目的现场推进遇到了困难，领导要求办公室牵头调研，解决困难，保障项目顺利推进。将此任务拆解来看，涉及最主要的工作是调研和随之而来的督办，还有可能涉及人、财、物、后勤保障。如果割裂地去工作，派出调研人员调研后交给督办人员摊派任务进行督办，相信还会遇到更多实际的困难。因此在解决这类问题时通常形成临时工作小组，将相关部门的人员都列入调研工作组，共同调研，共同形成解决方案，协力推进。

（一）落实责任，描绘好分工协作的边界，确保日常工作的落地。并非相互协作就意味着没有清楚的职责边界，绝大多数日常工作要依靠清楚的职责分工去完成。因此好的办公室组织一定有好的职责边界，既不能过于模糊形成大锅饭，又不能过于泾渭分明，形成工作壁垒。如果条件允许可以设置同一岗位的主角、配角，同一团队多岗位互相补位，既锻炼业务能力成就多面手，又相互了解工作便于团队协作。

（二）提升境界，培养团队协作意识，应对好重大急难工作。中国企业不同于外企的优势在于我们的思想政治建设，习总书记在治国理政中提到：牢记党的政治建设是党的根本性建设，把思想建设作为党的基础性建设。在实际的办公室工作中把党的政治建设摆在首位也将让我们受益无穷。在困难面前党员带头一直是我们的优良传统，因此在团队建设中最重要的还是党的建设、思想政治建设，不仅要业务能力过硬，还要培养团队成员“同荣辱、共进退”的意识，培养一支在关键时刻能靠得住、顶的上、能吃苦、能战斗的队伍！

（三）加强管理，增强工作针对性，发挥有限人员的最大潜能。加强管理中一定要规避“为了管理而管理”，加强工作的有效性和针对性。要思考如何做正确的事、正确地做事、高效地做事、经济地做事、协作地做事。一切工作从实际出发，有针对性地开展工作，我们可以总结学习经验，切不可凭经验、拍脑袋。管理工作归根结底是为了保障中心工作的顺利开展，为中心工作服务，因此要根据中心工作的运转来确定管理的重点，不可为了管理而管理。

有限的人员，海量的工作，将好钢用在刀刃上，发挥有限人员的最大潜力是管理追求的目标，以上仅就如何高效低速地运转办公室工作做一些浅显的思考。理论是从时间中总结提炼出来的，最终将应用到更多的工作中去检验，希望在不断地总结提升应用中寻求到更优的工作方式。