高校基建档案管理科学规划与发展探讨

王雪纯

【摘要】近些年，我国高等教育招生数量不断增加，给国内诸多高等院校教育教学工作的开展带来了较大的压力。为了满足高校扩招后在教育教学等方面的实际需求，国内诸多高校开展的基建项目不断增加。面对高校的扩建，为了保证高校发展的有序性、稳定性，做好基建档案管理工作，对日后高校的维权、发展等具有重大影响。所以，本文将针对国内高校基建档案管理工作进行研究，确保档案管理工作得到科学规划与健康发展。

【关键词】高等院校;基建档案;档案管理;科学规划;发展

受中央政策的积极影响，中国高等教育行业发展势头强劲，很多高校都已经完成了多轮扩建，实现了高校内部教学基础设施的完善及教学用地的扩建，有效满足了教育教学工作开展的需求。由于高校在发展规划中涉及大量基建项目，为了保证高校基建工作日后有据可循，科学规划高校基建档案管理工作，才能改善高校基建档案管理规划科学性，促进其实现健康发展。

一、高校基建档案管理的必要价值

首先，高校在扩张、建设、完善基础设施等过程中，可以借助基建档案重现历史、证明历史。高校往往具有几十年甚至上百年的发展历史，每一次高校基建项目的实施，都会对高校的整体面貌、日后发展产生较大的影响。做好高校基建档案资料的管理，有助于记录、回顾高校的建校、扩建历史，同时也是高校档案材料中十分具有说服力、可信度、文本化的重要档案之一。其次，未来对高校建设项目进行考察、完善、扩建、修复、检验等工作的开展中，可以利用保留的基建档案材料为相关工作的开展提供宝贵的数据支持，所以做好高校基建档案管理工作，对高校日后的建设、发展十分重要。比如高校以后的校园改造，或者线路铺设，还有高校以后扩建和重组机构，都需要参考和查看以前的数据资料，同时，当高校基建项目出现质量问题或权益纷争时，还可以运用高校基建档案充当主要证据或依据。最后，做好高校基建档案管理工作的科学规划与发展，有助于提高高校基建档案的利用价值。比如，当其他高校在同等规模或规模相似的扩张建设中，可以参照已经完成扩建的高校基建档案，并以此为基础进行扩建方案的设计、优化，从而就降低了高校基建设计方案违反规范性、科学性的概率。所以，高校基建档案能够为相关项目的扩建、建设提供参照，进一步提高了基建档案的应用价值，改善了高校社会化服务的水平。

二、高校基建档案管理科学规划与发展过程中出现的问题

（一）缺乏高校基建档案管理思想。国内诸多高校十分重视基建项目的管理及建设质量，往往基建项目从施工到验收需要花费数年时间，待检验通过后，相关的基建资料会被收录到高校档案馆中进行管理。但是，档案馆在归档基建材料时存在档案不完整、组卷规范性差、分类不标准等问题。而有的施工单位做完工程，就把资料带走了，要想补齐是不可能的事情;高校基建处工作繁忙，建设任务一直比较繁重，如果抽出专人和大量的时间整理档案，显然更是不可能;而且高校在扩建、重组期间，档案管理处员工经常调整，经常发生“资料在馆内，管理资料的人却被调走了，最终谁都找不到资料”的尴尬现象，这严重影响了高校的档案管理工作效果。

（二）缺乏完善的基建档案管理制度与保障性管理措施。国内诸多高校虽然以《普通高校档案管理办法》要求为核心，展开了档案管理工作，不过各高校之间的发展存在较大的差异，一味地根据管理办法开展相关工作，往往不符合实情。这就使得高校缺乏完整、有效的基建档案管理制度、办法对基建档案管理工作进行规范、管控。而且，部分高校的基建档案管理没有纳入高校发展的年度工作计划，岗位责任不明，对于档案管理员的责任划分不清。另外，高校未能根据自身建设发展实际状况制定基建档案管理细则，使得各岗位管理职责模糊不清，影响了操作流行的规范性。

（三）缺乏高素质的档案管理员工。当前国内高校档案管理部门都有专业的管理人员对档案进行管理、维护，但是，由于其缺乏专业的档案管理知识，所以管理能力及素质相对较差，影响了管理基建档案工作的效果。首先，档案管理员需要全程跟踪基建项目建设状况，做好基建档案信息的动态记录与更改，不过高校多数管理员工往往跟不上工程建设进度、缺乏良好的理解能力，所以影响了分类归档准确性，致使收集、整理的大量基建档案资料与实际不符。其次，部分档案管理员工未能有效保护、管理档案，任意向他人或部门借阅档案，致使档案无法及时归档，影响了基建档案的利用价值。

（四）基建档案管理的信息化水平不高。国内诸多高校基建档案的信息化管理水平较差，部分高校虽然已经开始了档案管理工作信息化建设，当也仅仅达到初级水平。首先，仍继续沿用纸质存储、人工记录和分类统计的工作模式，不仅工作量大且容易出错。其次，档案管理人员对计算机信息技术的掌握不足，信息化管理难以落实。

三、高校基建档案管理的科学规划与发展对策

（一）重视高校基建档案管理思想。基建档案管理工作是档案管理工作的重点之一，因此，高校档案管理部门要正视基建档案的作用，提高对管理基建档案工作的重视程度，要变被动为主动，基于理论、制度两个切入点，改善基建档案管理工作的效果，促使档案管理更加规范、科学，确保基建档案资料的可靠性、完整性、真实性，并对基建档案收集、归档、应用等流程进行完善。同时，要在档案管理部门引入岗位竞争机制，激发档案管理工作者的工作积极性，促使其主动地对基建档案资料进行整理、维护，确保日后基建档案资料能够发挥利用价值。                                 （下转第123页）

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（二）优化高校基建档案管理制度、纪律。1.高校应科学设计基建档案管理制度。相关高校应结合内部状况，积极研究高校基建档案管理工作的性质及需求，做好针对性规定、细则的设计、落实。同时，要对具体问题展开具体分析，做好具体对策的设计，提高基建档案资源的利用效率。2.同步管理高校基建项目及基建档案。一是在高校基建工程建设中要同步搜集、整理基建档案资料，要结合工程各阶段实施状况，做好搜集、整理基建档案信息等工作;对于隐蔽工程的建设，管理员工更是要全程追踪、记录，做好资料搜集、整理。二是应提高档案资料完整性，当项目验收工作开始后，档案人员要做好前期文件的建设、整理，避免丢失重要数据。三是做好档案管理部门和各部门的沟通，要根据基建项目特点，安排专业的管理人员对工程进度进行追踪，同时要确定工作任务、责任及要求，保证档案收集的实效性、可靠性。3.高校应以问责机制和考核指标来突出基建档案管理工作的重要性。构建高校基建部门与档案管理部门之间职责分明、协调合作、相互监督的模式，共同完成基建档案管理工作。

（三）提高档案管理员工的综合素质及工作能力。首先，高校在发展中，应积极地培养、招聘优秀的档案管理工作人才。比如，高校在日常发展中，应为档案部门员工提供定期培训、学习活动，帮助档案管理员工丰富专业知识、提高综合素质、改善工作能力;或者积极开展道德品质学习教学，帮助员工明白档案管理工作的重要性，為其树立坚定的工作信念。其次，高校还要从社会上招聘优秀的档案管理人员，为档案管理工作的开展补充新鲜血液。最后，高校要制定基建档案管理岗位竞争制度，避免部分人员滥竽充数，同时还要保证各岗位员工的固定性，降低岗位人员频发流动现象。

（四）提高基建档案管理的信息化水平。高校应不断更新档案管理设备，引入信息技术、互联网技术、计算机技术及相关配套的软硬件设备，并组织管理人员进行技术及操作技能学习活动，从而提高高校基建档案管理的数字化水平，实现高校基建档案信息化建设的目标。

四、结束语

综上所述，结合高校基建档案管理工作的特点，明确高校基建档案管理中出现的问题，并及时地制定、落实相关问题的处理对策，才有助于实现高校基建档案管理的科学规划与健康发展。

【参考文献】

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