做好档案管理工作研究

田万利

【摘要】提高档案管理工作的工作效率能对信访局工作的公正性以及客观性产生促进作用。在现有的制度中，相关的信访档案收集、整理、归档以及管理等制度还存在很多缺陷，因此很多信访局在进行档案管理的工作过程中，会发生很多问题，所以，做好信访局的档案管理工作就显得尤为重要。

【关键词】信访局;档案管理;有效措施

信访局保存的很多文件价值很高，可以很好地反映进行的各种活动的情况，也能很好地反映出信访局管理水平的高低，可以帮助政府部门的管理层更好地做出适当的评价，通过这样，可以直接找出管理中存在的缺陷，并做出相对应的解决措施，在现在的社会环境下，需要信访局的档案管理工作与时俱进，进一步的提高其工作效率。

一、树立档案管理理念，提升档案管理认识

在现在的信访局中，仍存在很多工作人员没有意识到档案管理工作的必要性，不重视这项工作。这是不对的，良好的档案管理工作对于信访局的正常工作起到了重要的促进作用，可以有效地提高信访局的工作效率，实现其不断发展。首先要做到思想上重视，这是保障信访局档案管理工作的前提，这就需要信访局制定更好的档案管理观念：首先，加强员工对于档案管理工作创新的观念，要把创新的观念完全渗透进工作中去，并不断提高规划与投入，制定相关的制度。其次，要建立现代化的管理意识，在档案管理工作中运用信息化的意识，对庞大的档案库进行分类整理，更好地体现档案的社会价值。最后，要建立效率意识，改变原先的从收集整理到加工归档再到调用的散漫的工作状态，调高工作效率，更好地体现出档案的社会价值。

二、加强部门之间协作，提升合作办公能力

在信访局中，大多数价值比较高的档案是源自不同的部门。因此，需要及时与其他部门沟通，实现双方之间工作的协调，对于档案的结构和质量起到了很好的保障作用。作为档案工作者，必须做到：1.嘴勤，要经常联络其他部门，来了解近期开展的相關工作。2.脚勤，经常去其他部门走动，更好的得到新的情况。3.脑勤，要善于联系政府工作的时机情况，去想如何以工作为中心来写文书档案，同时还要做好相关的搜集资料和服务的工作。除此之外，还要做到加强与其他部门的沟通交流，只有这样，才能更好地保障文书档案的相关信息收集没有障碍。可以更好地展示一个单位的过去、现在、未来的发展状况，通过这样，可以更好地帮助信访局在工作的过程中提供服务，贡献更多的情报以及信息，更好地发挥档案的参谋依据的作用。

三、借助科技技术手段，提升档案管理效率

想要提高信访局内部工作的效率，首先要在单位的内部接入局域网，在单位的内部建立一个档案馆的网页，开办相应的档案调取等功能，以提高单位各部门的档案使用率，减少档案调取的时间并提高各部门与档案管理部门之间的联系。在建立档案馆网页时需要注意，首先需要添加一个问答服务，保证在出现有关档案的问题时，方便档案管理工作人员与其他部门的人员取得联系，更快地解决问题。其次是要根据档案机密的不同程度，在网址上适当地改变调取档案的难度，可以把一些机密性高的档案，通过设置验证码等其他方法采取一定的保护措施，只有得到一定的允许时才可以使用档案。可以建立一个电子档案数据管理中心，通过这个管理中心，整理各部门的档案，在网站设置查询服务，方便工作人员更好地查询公开性以及限制性的档案，提高信息资源使用的效率。通过这个网站，可以让员工更好地使用档案，提高了资源的使用率。

四、联合社会信息资源，实现系统资源共享

随着信息时代的持续进步，人们的信息量和知识量也在不断增长。因此，必须建立一个完善的社会信息系统，打破过去情报、图书、档案等部门独立的局面，实现一体化的管理模式，充分发挥集体的优势。而将实现资源共享以及建立联合目录作为现在实现社会信息系统的主要内容和基础。建立联合目录需要相同的著录编排和格式，通过建立联合目录，实现网络资源共享的目标，可以让信访局充分地发掘各个部门蕴含的潜力，实现档案的资源互补，有效地提高档案的利用率，减少档案的浪费和重复。

五、提高管理人员素质，提升管理工作质量

信访局需要时刻关注档案管理的工作人员，锻炼他们的专业技能以及培养他们综合素质，并定期地开展一些职业道德修养活动和专业的知识培训课程，以提高他们的综合素质水平，保障档案管理的相关工作人员具备相应的专业技术水平，有比较高的水准。除此之外，信访局还要制定相关的创新鼓励政策，可以让档案管理的工作人员在平时的工作中得到提高，奖励制度主要包括一些物质奖励等，并在奖励制度的基础上，引入更多年轻的、专业技能强和综合素质高的多方面人才，这样，就可以使档案管理工作人员更好地了解现代化的信息技术，同时，借助高超的技术水准来保障整个团队的水平，达到工作质量的提高。

六、结语

总而言之，档案工作作为信访局发展的基础，只有顺应时代，创新档案管理工作的模式，加强管理方面的水准，才能真正地实现工作效率的提高，为信访局未来的发展开辟道路。

【参考文献】

[1]李泽龙.浅谈如何加强信访档案管理[J].民营科技，2018（12）：259.

[2]李峰珍.浅谈对信访档案工作的思考[J].赤子（上中旬），2014（17）：196.