做好普通高考考生档案管理工作的研究与探讨

邓大章 王军

摘  要：高考考生档案含电子档案和纸质档案两种形式，纸质档案包括考生本人签名确认的登记表、志愿表、体检表以及学生学籍档案、综合素质评价表和个别考生的特殊补充材料等。电子档案包括考生报名信息、体检信息、志愿信息、成绩信息、户籍信息等。电子档案与纸质档案相同项目信息必须一致。本文就如何做好普通高考考生档案管理工作进行了研究和探讨。

关键词：考生档案;作用;管理;问题;措施

一、考生档案的作用概述

（一）考生档案真实记录了考生以往学习过程中的行为、考生成绩、就学经历等，因此，对于每一位考生来说，考生档案都具有无可替代的作用。

（二）考生档案是考生进行考试报名的凭证、与各类考试相关的资料的领取还是相关部门对有违规行为考生的认定过程，都会保存在考生档案袋之中。

（三）考生档案具有宣传教育作用。正是由于考生的考试档案详细记录了其各类型考试的历程，因此有关机构在利用这些考生奋斗史进行宣传教育时，能够给后来者以警示，帮助他们调整心理状态、做好试前准备，并从前人的失误中吸取教训，避免此类事件的再次发生。

二、考生档案的内容及管理模式

高考考生档案含电子档案和纸质档案两种形式，纸质档案包括考生本人签名确认的登记表、志愿表、体检表以及学生学籍档案、综合素质评价表和个别考生的特殊补充材料等。电子档案包括考生报名信息、体检信息、志愿信息、成绩信息、户籍信息等。电子档案与纸质档案相同项目信息必须一致。

考生的纸质档案，由各县（区）招办亲自整理制作完毕后，在档案袋面上粘贴印制的含考生号、姓名等信息的标签，再密封并加盖县区招办骑封章后一次性移交当地邮政局进行管理和寄递。录取的新生凭《录取通知书》、本人身份证、准考证到各县（区）邮政局指定的营业大厅提取纸质档案并办理寄递手续，通过专递方式寄递各录取高校;或者通过APP直接输入录取学校及考生的相关个人信息足不出户在网上办理。若学校要求自带，则考生凭《录取通知书》、本人身份证、准考证到招办填写自提档案申请书后，县（区）邮政局凭招办审核同意的申请书提取档案交由考生本人，申请书由邮局存档备查。对于军事武警院校录取考生的纸质档案，由各县（区）招办亲自送交市（州）招办，由市（州）招办送录取场，再由省考试院统一寄发。

三、高考档案管理工作中存在的一些问題

高考档案作为高考的重要组成部分，将与高校的学生档案进行衔接，这份档案将伴随每位中国公民一生。但高考纸质档案管理工作中却存在着一些问题。

（一）高考考生纸质档案传递长期缺乏严格规范。教育部対考生档案转追管理并没有作统一的要求。考生档案转递隐恿多，一是人事档案具有机密性，但高校要求新生自带档案的情况还不少，自带档案的新生擅自拆开档案，从而导致档案的完整性和信息准确性被破坏。二是通过邮寄方案容易造成地址填写不准确，出现差错。

（二）建档不规范。考生纸质档案中的学籍信息和综合素质评价表主要是由考生所在的中学填写，程序及内容是否规范直接取决于学校对考生档案的重视程度。目前，大部分中学并没有专职的档案管理工作人员，考生档案的管理极不规范。

（三）电子档案的内容易于修改，且修改后可以不易留下痕迹，虽说目前某些技术可以有效地防止修改电子档案，但仍比纸质档案的内容发生变化的可能性大得多。

（四）对工作人员和硬件要求高。并不是从事管理纸质档案的工作人员都能管理电子档案，也不是懂得计算机技术的工作人员，就可以管理电子档案。电子档案管理不仅要求工作人员具备一定的电脑操作水平，同时还要熟练运用档案管理软件。此外，还要配备相应的存储设备、电脑及网络，形成一个完整的档案管理平台，同时还要有配套的网络安全、设备安全等保障措施，以防网络攻击，信息泄露的危险，大大的增加了硬件的资金投入。

四、做好考生档案管理工作的措施

（一）提升对考生档案管理工作重要性的认识。由于种种因素的阻碍，学校一直没能对档案管理工作进行有效的宣传，导致部门人员认为考生档案并不重要。因此，要想提升考生档案管理的效率，首先就要加大对考生档案重要性、档案管理工作重要性的宣传力度，使各部门人员意识到考生档案管理工作的意义所在，然后招生办要根据实际情况对考生档案管理部门进行适时适度的资金支持，以不断完善内部设施。

（二）建立严格的考生档案管理制度。一方面要明确规定，在考生档案建立之后，任何人员未经允许不准更改;另一方面要进一步加强对考生档案隐私性的保护力度，对其中需要保密的内容要明文规定未经批准不得擅自提供给他人。此外，还要制定严格的考生档案泄露追责制，对于一些违反规定的工作人员要实行严厉的处罚措施。

（三）加强对考生档案管理人员的培训力度。招生办档案管理工作的总体发展水平，很大程度上依赖于当地档案管理人员的继续教育水平。因此，要想做好考生档案管理工作，首先要加强对考生档案管理人员的专业知识培训力度，使他们不断扩充自己的知识库，以提升个人的学历层次，并掌握一些先进的档案管理工作技巧;其次要加强对考生档案管理人员的信息技术培训力度，使他们通过学习掌握一些基本的现代信息技术知识，从而增强自己对与档案管理有关的应用软件的熟练使用程度;最后要加强对考生档案管理工作人员的道德素养培训，以使他们在对工作时刻保持积极性的同时，恪守职业道德规范，对一些特殊档案做到严格保密。只有这样，才能为做好考生档案管理工作提供强有力的人才保证。

三、小结

综上所述，考生档案不仅对于考生个人具有重要的依据作用，而且还对提高教育考试管理效率、促进教育公平具有重要意义。但是反观当下我们的考生档案管理工作，仍然存在很多的问题没有解决，阻碍了教育事业的进一步发展。因此，我们必须从提高对考生档案的重要性入手，通过建立严格的档案管理制度、加强对档案管理工作人员的培训等方式来为考生档案管理工作保驾护航。

参考文献

[1]  罗长文.高考考生个人档案信息的真实性与诚信管理[J].兰台世界，2010（18）：54-55.

[2]  苏子毅.做好考生档案管理工作的研究与探讨[J].办公室业务，2017（16）：147-147.