科研单位档案数字化建设浅析

高小姣 李雷 潘宏雷 张悦

摘 要：科研单位项目研制过程中会产生大量的档案，其具有专业性、多样性、复杂性、成套性等特点，为档案管理人员在管理上增加了诸多困难，从而大大降低工作效率。随着信息化广泛应用，档案数字化就能解决上述问题。因此，实现档案数字化已经成为科研单位档案管理工作未来发展的必然趋势。

关键词：科研单位;档案数字化;意义

当今人类社会已迈入信息时代，计算机网络技术的迅猛发展和广泛应用，正深刻地影响着社会各个领域，改变着人们的生活、工作和学习方式。同样也给档案工作带来了新的契机，使得档案数字化建设逐渐被提上日程。随着办公自动化水平的不断提高，无纸化办公已成为必然趋势，由此形成了大量的数字化档案。因此，档案管理必须从传统的实体方式向信息化管理方向发展，才能满足时代发展需求。科研单位应充分认识档案数字化建设的重要性，对科研单位提升档案管理水平，提高工作效率具有重要意义

1档案数字化的含义

简单说，档案数字化就是把纸质文档通过扫描技术、数据库技术等技术方式转换为数字化信息存储到计算机数据库中，并以计算机存储档案信息，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。随着信息化的高速发展和数字化技术的日新月异，档案数字化已成为档案工作发展的大趋向，数字化建设将成为科研管理工作的重要任务。

2档案数字化建设的意义

2.1有利于提高经济效益

传统的档案管理模式，在档案形成过程中消耗大量的人力、物力、财力，从而导致管理成本较高。而档案数字化管理使传统的以纸质为载体的读取档案信息转为机读档案，不仅节约了管理成本，还节省了占地空间，且查阅起来方便迅速，避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费，从而提高经济效益。

2.2有利于提高工作效率

档案数字化管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以往比较传统的手工收集档案管理方式来看，需要工作人员亲自对档案进行收集管理，相对来说工作量比较大，而且人工操作效率较低，耗时费力。档案数字化使查询资料变得非常简单，拥有着方便、快捷的优势。而且录入的数据也能够進行重复利用，实现资源共享，大大减轻档案管理人员的工作强度，有效的提高工作效率。

2.3有利于延长档案使用寿命

对于传统纸质的档案来说，因其保存期限较长，且受人员、环境、使用频率等因素影响，容易出现磨损、受潮、变质或者丢失等现象，从而导致纸质档案不能使用。而采用档案数字化管理手段之后，能够有效规避上述现象，从而延长档案的使用寿命。

2.4档案数字化有利于增强档案原件保护

将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

3推进档案数字化建设的措施

为了加快推进科研单位实现档案数字化建设的步伐，档案管理部门应当首先转变现有工作模式，认真研究档案数字化建设相关方面的应用，积极推进档案管理工作转型。

3.1建立健全档案数字化建设制度

档案数字化管理有别于传统的档案管理方式与方法。因此，档案管理部门要结合自身的实际情况，建立一套新的适合科研单位档案数字化机制的规章制度，如档案数字化管理制度、档案数字化安全保密制度、数字化信息系统管理以及库房管理制度等，使档案数字化建设有制度的保障，实现档案数字化管理的规范化与标准化。

3.2牢固树立安全保密意识。

档案数字化建设中一个重要的问题即是安全问题。电子档案信息是通过数据的形式储存在数据库中的档案信息，若出现安全问题，就可能造成大量的数据损坏。因此，在档案数字化建设过程中，要加强安全防范意识，注意保存档案数据的储存盘，正确操作计算机，并采取有力的措施防止黑客与病毒的入侵。

3.3建立完备的数据库管理系统

数据库是档案数字化建设的基础，也是档案数字化建设的重要内容。它直接决定着档案资源和后续一系列工作的正常开展。因此，建立完备的数据库管理系统，将原有的纸质档案转变为数字化模式，使之能够成为直接应用到档案管理工作中，尤为重要。建立完备的数据库管理系统，有利于档案管理人员的收集、查阅、记录等一系列活动。

3.4加强专业知识学习，提升业务管理水平

档案管理人员应紧跟时代步伐，结合本单位发展实际和现代化先进管理理念，不断创新管理方法，努力学习档案数字化建设方面相关知识，使之尽快成为档案数字化管理人才，提高档案数字化管理质量，提升档案管理业务水平。从而推进档案数字化建设工作进程。

4结语

档案数字化建设是档案工作未来长期发展的目标。因此，科研单位应顺应时代发展需要，改变传统档案管理工作模式，加快改革发展的步伐，积极推进档案数字化建设工作，使科研单位档案管理水平再上新台阶。

参考文献：

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[2]侯涛，车慧.浅谈档案数字化建设存在的问题及推进意义[J].兰台内外，201 9（12）：56.

[3]档案信息化建设及数字化质量状况调研报告[J].四川档案，201 9（e）：20-21.

作者简介：

高小姣，出生年月：1987.1.15，性别：女，民族：汉，籍贯（精确到市）：吉林省长春市，当前职称：中级，学历：本科.