档案管理中电子档案管理建议

摘 要：档案管理是对个人或部门信息进行管理的重要方式，对档案的管理工作至关重要。在当前经济背景大环境下，以往的档案管理模式无法满足时代的发展，因此，在档案管理工作应进行不断地创新，不断探索档案管理工作的新方式，从而保证企业内部的稳定发展。本文从档案管理中电子档案管理现状入手，提出相应强化措施，希望对今后的档案管理工作提供一定帮助。

关键词：档案管理;电子档案;管理建议

随着我国经济的不断发展，信息技术在多领域被广泛应用，给人们生活带来诸多便利。在这种大环境下，许多企业单位为了提高信息查找的便利性，采用电子档案进行档案管理工作，随着电子档案的应用越来越广泛，给档案管理工作也带来一定阻碍，为此，企业档案管理相关部门对电子档案管理工作进行即既然所，希望能为档案管理工作探索新途径[1]。

1 档案管理中电子档案管理现状

电子档案管理与传统纸质档案管理的区别主要在于对档案管理人员提出更高的要求，但现阶段的档案管理工作人员综合素质不过关，从而导致工作中出现缺少经验而影响工作进度的情况，同时部分企业档案管理人员的调动不够及时，工作内容较为分散，从而影响内部档案管理工作的正常运行。档案管理专业人才是档案管理建設的重要基础，目前的档案管理工作中缺少专业素质强、技术过硬的专业档案管理人才。在电子档案管理广泛应用的大背景下，要求档案管理人员具有信息技术知识，全面综合发展，但实际工作中，大部分档案管理人员学历普遍不高，难以对现阶段的人才需求得以满足[2]。

虽然通过先进的信息电子技术能够使档案管理工作取得一定便利，但在此过程中，网络可能受到病毒入侵等影响，在档案保存查找的过程中伴随一定风险，严重时可能会造成信息的丢失并无法找回记忆资料泄密等后果，对档案管理人员来说还是企业角度来看，都会带来巨大损失。现阶段的电子档案管理工作中应用的软件以及难以适应时代的发展，地区间存在一定差异，导致档案无法进行有效共享，从而影响电子档案管理工作的全面发展。

2 对电子档案管理系统强化对策

2.1进行档案管理人员定期培训

在档案管理中电子档案管理工作的实际运用中，除了相关的信息技术，档案管理人员的综合素质水平也起着重要作用。因此，在进行电子档案管理工作时，相关部门要着重对档案管理人员进行综合素质培养，多方面选拔人才，强化档案管理人员技术水平和工作能力。在对档案管理人才进行培养的过程中，企业要定期对其进行计算机技术和档案管理专业知识相关培训，帮助档案管理工作人员建立档案管理工作职业道德，促进档案管理人员工作热情，定期开展培训的同时进行人才考核和选拔，可以通过多种渠道引进优秀的计算技术人才，从而保证档案管理工作电子档案管理人员能够掌握先机的信息系统技术以及专业的档案管理能力，从而促进电子档案管理工作的发展。

2.2强化网络安全建设

以往的档案管理模式中，对于环境要求干燥同光，相对来说占用了大面积位置，且由于对环境的高要求，一旦在保存过程中自然环境发生问题或发生不慎，档案管理工作将会面临巨大挑战，从而发生资料缺失、损坏等后果。相对与传统档案管理模式来说，电子档案管理形式行较为便捷，通过硬盘等设施能够对档案进行保存，占用面积很小。基于此，以实际情况为依据，在上次的支持和资金的保证条件下，对电子档案管理模式进行有效建设，使档案管理的信息化发展得到充分保障。首先，此过程需要对档案管理人员对于档案管理相关信息平台和软件的使用能力进行强化，加强其对于网络数据库、资料存储、处理、等相关操作的应用水平。与此同时，相关部门要强化档案管理工作人员对先进信息技术的掌握、保证其能够充分利用计算机技术和相关数字设备对档案进行管理，从而更好进行档案的整合和归类。在档案管理人员进行计算机网络使用时，需要注意资料保存的完整性和真实性[3-4]。最后，电子档案管理工作的核心内容就是硬件安全，因此，在相关部门对硬件进行筛选时，要注意选择正规公司出产的质量符合要求的硬件产品，同时注意对硬件设施进行定期检查和杀毒，做好硬件设备的维护工作，及时对档案进行备份分类处理，最大程度上降低资料丢失所带来的风险。

2.3建立电子档案管理制度

在对电子档案进行管理和使用的环节中，常伴有文件丢失或不完整的风险，因此，在保证档案管理工作人员具有过硬的计算机操作技术的基础上，相关部门应对电子档案管理的制度进行完善，保证电子档案管理工作的规范性和严格性，在建立电子档案管理制度的同时，对电子档案的安全度所有提高，并保证其真实性。在对制度进行修订完善时，要注意以国家相关法律法规为依据，充分利用法律形式指定相应的管理标准和指南，从而使电子档案管理工作人员能够有制度可以遵循，充分对电子档案管理工作的内容进行了解，严格按照规范进行档案管理，促进电子档案管理工作的蓬勃发展。

2.4加大投资力度

在电子档案管理的实际工作进行中，除了对电子档案管理工作人员的综合素质要求外，对计算机设备等硬件设置也有一定要求，电子档案管理以先进技术为支撑，同时需要较为先进的技术和设备来对电子档案管理工作的顺利推进做保障。因此，在实际的电子档案管理过程中，相关部门和企业应加大对于电子档案管理相关设备自己的投入，加大技术资金的扶持力度，通过多方面对电子档案管理安全建设起到促进作用，从而满足现阶段电子档案管理工作的发展需求。

3 结语

综上所述，电子档案管理已成为档案管理工作的主要模式，因此对其进行有效探究有重要价值[5]。针对于现存的电子档案管理模式，进行人员定期培训、强化网络安全建设、建立电子档案管理制度以及加大投资力度等方式能够有效提高电子档案管理工作效率。

参考文献

[1]王爱兴.浅述新时期电子信息档案管理系统的建设及应用[J].中外企业家，2019（32）：100+86.

[2]付亚萍，刘廷利，赵亚.信息化背景下事业单位会计档案管理的优化策略探讨[J].兰台内外，2019（29）：67-68.

[3]肖钦钦.档案管理中的电子信息化管理模式建设及应用[J].才智，2019（27）：231.

[4]王云.高校档案管理中电子档案应用的利弊分析及建议[J].智库时代，2019（37）：111-112.

[5]王慧茹.浅谈建设工程项目内业管理与电子档案管理系统开发的研究[J].黑龙江档案，2019（04）：67.

作者简介：

张丽云，出生年：1979年12月26日，性别：女，民族：汉，籍贯：贵州省贵阳市，当前职称：助理工程师，学历：本科，单位：贵州航天控制技术有限公司