新时期电子档案在档案管理中的应用

杜蕾

新时期，电子档案在档案管理中的应用价值显著，意义重大，能够确保档案安全、提高档案的管理效率。当前档案管理工作仍然存在一些问题，主要有档案的安全管理不足、不规范，有关的制度缺失，档案管理工作人员素质偏低。为了弥补这种不足，要采取有效的改进措施，加强档案的安全管理工作，完善档案的管理制度，提高档案管理工作人员的工作素质，重视电子档案档案备份，优化档案的管理服务方式。

1 引言

新时期，信息技术和互联网技术在不断发展、进步，这种时代背景下档案管理工作正面临着深刻的变革，电子档案逐渐出现于视线里，并得到了广泛的应用。为了促进新时期电子档案能够更好地发挥作用，要采取有效的措施，提高电子档案的管理水平，本文就根据电子档案的发展情况，结合电子档案的管理需要，针对性地提出电子档案的管理对策，希望能为档案管理工作人员的工作提供有帮助的启示。

2 新时期电子档案在档案管理中应用的意义

信息技术和互联网技术的发展使得新时期下电子档案的应用越来越广泛，在档案管理工作中能够发挥很重要的作用，它的重要意义主要表现在以下几个方面：

2.1 确保档案的安全

电子档案在档案管理的工作中，安全问题是最为突出的。因此为了使电子档案安全管理水平能得到提升，避免电子档案受到损失，要结合实际的工作需要，构建出完善的档案管理制度措施。要明确档案管理人员的工作职责，要让他们有效地适应电子档案挂历工作的需要，做好数据备份工作，要应用起防火墙技术、密钥技术、要重视病毒查杀工作，做好安全防护工作，要避免电子档案受到破坏和攻击，以此来保证电子档案的安全。

2.2 能够提高档案的管理效率

电子档案一般是将纸质档案进行扫描、处理后再进行存储、档案分类，方便数据的统计和查询，能够为广大的档案利用者提供极大便利，能够为档案利用者提供优质服务，减轻管理人员的劳动强度，让档案管理工作者能够适应工作需要，实现提高电子档案管理水平的目的。

2.3 电子档案的管理工作能够最大程度上节省人力资源

电子档案的管理工相较于传统的档案管理工作操作更简便，还能节省人力资源。电子档案的管理工作有固定的工作流程，先是要收集档案管理信息，然后对信息资源进行整合，再对档案工作进行整理归档，最后对档案检索调用，这一整套流程都能够利用信息技术，让计算机集成化处理，也就是说，电子档案管理工作能够削减过去的档案管理环节中的人力、财政资源的投入，最大限度地提高档案管理效率。

2.4 电子档案管理能够实现信息虚拟化存储

传统的纸质档案存在档案管理难度大的问题，传统档案管理中，要做好防潮、防虫、防火、防盗等的各种工作，还要做好档案的调取和归档工作，档案的管理工作难度就会加大，电子档案管理就比纸质档案简单，将档案信息虚拟化保存，在管理的过程中就不会担心档案受潮、虫咬等的问题，增加了档案的管理效率。

2.5 电子档案管理工作能够极大提升档案的存储量

传统的纸质档案的储存需要占据极大的空间，需要很多具备储存档案条件的库房，大量的文档需要归档储存，就很容易出现空间不足的情况，而电子档案的管理、储存工作就相比纸质档案就储存空间而言比较轻松，计算机在不断发展，就为电子档案的储存管理工作提供了空间保证。

3 新时期下电子档案在档案管理应用中的问题

电子档案的出现，会对档案的管理发生很大的影响作用。但是基于一些因素（制度、人员等）的影响，目前我国的电子档案管理仍然存在很多的不足，存在的问题主要表现在以下几个方面：

3.1 电子档案的安全管理出现的问题

没有结合好电子档案管理工作的需要，没有构建出的健全、完善的管理规章制度，制约了安全管理水平的提高。档案管理工作人员的安全意识薄弱，就无法全面提升电子档案的安全管理水平，会忽视电子档案的备份，保存的档案数据一旦丢失，档案保存数据就无法找回。

3.2 电子档案的相关制度缺失

电子档案的制度缺失，有关的档案管理规定就不够完善，无法有效地约束、规范地管理档案工作，会制约电子档案管理的规范化和制度化进程。相关档案管理工作人员的工作责任不够明确，电子档案管理责任制度不能严格地、具体地落实到位，会影响档案管理工作水平的提升。

3.3 档案管理工作人员的工作素质偏低

在电子档案的管理工作中，有些档案工作的管理人员素质水平偏低，不能适应电子档案的管理需要，管理的专业技能非常缺乏，现代信息技术应用不佳，大大地忽视了档案工作管理人员的培训工作，制约档案的信息技术应用水平和电子档案的管理效率的提升。

4 新时期电子档案在档案管理中应用的策略

为了提升电子档案管理工作的工作水平，结合新时期的新要求，根据电子档案目前存在的问题，可以采取下面几种措施来应对电子档案在档案管理中的应用难题。

4.1 加强电子档案的安全管理

要重视电子档案的软件维护，确保电子档案能够安全有效地运营。完善电子档案的安全管理措施，预防电子档案的安全隐患发生，要明确好电子档案管理人员的工作职责和工作权限，让档案管理工作人员能够有效开展档案安全管理的各项工作。要加强电子档案的软件和系统维护，确保电子档案的存储设备能够正常安全运行。要落实好专机专用制度，保证电子档案的存储设备能够保持良好的工作性能。要做好电子档案的备份工作，设置安全密码，提升电子档案的安全管理水平。

4.2 要完善电子档案的管理制度，优化服务方式

为了适应电子档案的管理需要，要建立起完善的电子档案管理制度，明确电子档案管理的目的、工作流程和工作方法。要落实好电子档案的管理责任制度，让电子档案的管理工作者能夠开展管理工作，预防安全隐患，推动电子档案管理工作的规范化和制度化，保障电子档案管理效率得到提升。

要充分利用各种各样的多媒体技术，光盘制作技术、信息技术，为档案利用者提供个性化服务，要促进电子档案的利用，让电子档案资源能够最大化共享，为档案利用者提供在线咨询服务，完善电子档案的资讯平台，各项操作都要严格进行，优化管理服务方式。

4.3 提高档案管理工作人员的工作素质

电子档案的管理工作者要了解电子档案的信息，充分发掘、开发还有利用电子档案资源。能够及时存储电子档案的信息资源，建立起完善的电子档案资源库，能够快捷高效的进行电子档案查询。提高电子档案管理人员的服务意识，加强电子档案工作者的管理培训，让电子档案管理人员具备良好的爱岗敬业精神，具有服务意识和奉献精神，构建起先进的网络服务体系，提供在线的电子档案咨询服务，提升电子档案的管理水平。

5 结束语

总而言之，信息技术和网络技术不断发展的今天，信息化建设时时代发展的必须。电子档案作为新时期档案管理信息化建设的主要标志，会推动现代化档案管理体系的简称，为了推动电子档案技术的发展，我们必须要先明确电子档案管理的意义和优势，找到问题所在，以问题为导向，针对性地对问题进行逐个击破，制定出相关的电子档案应用策略，让电子档案在档案信息化的新时期下发挥它的价值。

（作者单位：重庆市健康教育所）