民办高职院校办公室行政管理工作研究

丘裕兰

办公室是民办高职院校综合办事和行政管理部门，担负着维持学校教学、科研、学生和后勤等工作的正常运转，以及促进学校改革和发展的重任。然而，当前民办高职院校办公室行政管理工作还存在一些问题，直接影响着民办高职院校的发展。为此，本文从高职院校办公室行政管理的重要职能和作用着手，系统地分析了民办高职院校办公室行政管理工作中存在的问题，并提出了優化民办高职院校办公室行政管理工作的策略，以提高民办高职院校办公室政管理的效率和水平。

1 引言

随着高等教育的不断发展，高职院校之间的竞争也在不断加强，民办高职院校办公室作为维系学校上下级沟通的纽带，具有对上服从命令，对下下达指令和监督，对内服务管理，对外联络各部门机构的重要职能，因此，学校办公室行政管理的各项工作都应该与时俱进，为学校教学、科研和学生管理等各项工作提供保障，促进民办高职院校的可持续健康发展。

2 民办高职院校办公室行政管理工作中存在的问题

2.1工作职能模糊，管理模式缺乏创新

由于受传统办公室观念的影响，当前大多数民办高职院校办公室行政管理人员安于现状，思想还停留在传统的行政管理理念，采用传统的按部就班的管理，缺乏创新，对工作职能认识不清，认为行政管理工作就是简单的传达文件精神和服从指令安排，工作缺乏主动性，久而久之，很多管理人员也就得过且过，毫无创新管理理念。事实上，办公室行政管理工作容易受多方面因素的影响，新变化、突发状况容易发生，因此，需要提高警惕，随时解决出现的新的问题、新情况。

2.2管理人员素质不够高，缺乏专业化的管理

由于受民办高职院校各方面的影响，目前很多办公室行政管理工作人员的来源主要有：一，来源于高职称教职员工的家属;二，没有受过系统培训，“半路出家”的管理人员;三、围绕在教师圈中招聘，没有丰富的管理经验的人员;四、从学校内部各部门中选拔录用。这些管理人员，缺乏专业的素质培养，只是经过简单的岗前培训上岗，由于行政管理工作涉及管理的范围比较广，工作也比较复杂，既要参与监督执行，又要参与决策;既要管理教职员工，又要管理学生;既要管理内部事务，又要联系外部。加上一些偶然性和突发性的事务，高素质和专业化是关键。

2.3信息化程度低，工作效率不够高

创新是互联网时代的精神和灵魂。随着信息化和互联网技术的不断深化，民办高职院校正在步入一个全新全方位的网络平台，国家也制定相关的“互联网+产业”的计划，影响和推进民办高职院校的信息化进程，实现互联网与高职院校行政管理的深度融合。一些民办高职院校虽然完善了相关的硬件升级，推进了办公自动信息化的管理，但是，很多管理人员的工作思维和工作模式上还停留在原来的水平线上，硬件资源并没有发挥职能优势，信息共享程度不高，实现办公自动化和信息化，提高工作效率，成为民办高职院校行政工作管理的迫切要求。

2.4相关机制不完善，工作缺乏主动性

随着教育改革的不断深化，民办高职院校虽然进行了一系列的体制改革，但是很多相关的机制仍然不够完善，办公室行政管理人员积极性仍然不高。主要体现以下几方面：其一，人事分配制度的改革，使办公室工作人员花费过多时间和精力投入，缺乏弹性时间从事科研成果和论文成果，导致职称停留在低层，收入不高，从而直接导致工作积极性也不高。其二，缺乏相关激励机制。在民办高职院校中，由于职务、职称与工资直接挂钩，工作的业绩并没有体现在工资收入中，相关的考核及奖励制度也不完善，这也是导致行政管理人员积极性不高的重要原因，工作积极性不高，固然也就难以提高工作的主动性了。此外，心态很重要。一些民办高职院校行政管理人员缺乏对工作的正确认识，产生一些譬如自卑、自暴自弃的心理，这些心理使他们不安心于本职工作，形成应付工作的局面。

3 优化民办高职院校办公室行政管理工作的措施

3.1明确工作职能，强化服务意识，转变管理方式

民办高职院校要想提高办公室行政管理工作的效率，首先，在本职工作管理上。应该明确岗位职责要求，理清本部门的各项工作，以及与其他各部门之间的工作联系，根据岗位职责的要求，制定出相关的工作计划，并认真执行落实，明确岗位职能，增强管理人员的责任感;在服务管理方面。随着高职院校教育改革体质的不断深入，民办高职院校的教学质量在不断提高，教师和学生的素质也在不断加强，使得民办高职院校的管理向专家、教授、双师型教师等高素质队伍发展，行政部门作为学校的服务管理部门，更应该全面考虑教师与学生的之间的要求，才能更高效地完成相应的管理工作。最后，在管理方式方面。改变管理模式，由被动变为主动工作，因为行政部门的管理工作范围涉及到部门、人员比较广，工作比较复杂，因此，对于日常事务的管理，事先做好相应的计划，做到未雨绸缪;对一些突发性的紧急工作，着重思想，尽量做到运筹帷幄，增强工作的主动。民办高职院校办公室行政管理工作是一门艺术，这就要求办公室管理工作人员应该在明确工作职能的基础上，更新管理观念，运用先进的知识，创新思维，转变管理方式，使办公室行政管理更好地为各部门与师生之间的服务。

3.2加强管理人员的素质建设，打造专业化的管理团队加强办公室行政管理人员的素质建设，打造一支高效的管理团队，能够在一定程度上满足当前高职院校有效运作的现实需要。从现实工作执行情况来看，高职院校办公室行政管理需要具备一定的专业技能，因此，行政管理人员必须要掌握专业的行政管理知识和技能，增强工作的紧迫感和危机感，打造专业化的管理团队。加强管理人员的素质建设，第一，可以定期或不定期举行相关的学术交流和培训;第二，促进部门之间的联谊，增强业务经验交流会，对工作中相关联的，经常出现的问题进行交流讨论;第三，鼓励办公室行政管理人员进行专业学术研究，促使行政管理团队专业化。

3.3大力推进办公信息化平台建设，提高工作效率

信息化是社会科学技术发展的产物。信息化平台是民办高职院校行政管理进行全盘运作的重要工具，是实现行政工作管理向全方位、多层次发展的必然趋势。基于行政管理工作流的，促进各部门之间的信息交流与共享，通过信息化，实现高效的信息采集和信息计算处理，简化了繁琐的流程，辅助各部门之间高效地沟通协同完成工作。大力推进办公信息化平台建设，由任务的创建者或者发起人创建工任务，设置实时流转，新建为窗口或流程进度提醒，其他同事可以在平台上跟踪任务的流程，此外，设置权限，根据实际需求进行优化升级，提高工作效率。

3.4完善相关的机制，提高工作的积极性

完善民办高职院校的相关机制，提高工作积极性。首先，办公室行政管理人员应该依照科学的管理理念，明确办公室工作岗位职责，建立完善的考核机制，通过相关的绩效管理，及时反馈绩效考核结果，使办公室工作管理人员能够扬长避短，有利于办公室行政管理工作的有效进行。其次，建立相关的激励机制，通过适当的奖惩，完善用人才管理制度，提高工作的积极性，增强办公室行政管理人员的上进心和使命感。

4 总结

作为民办高职院校的一个重要的职能部门，行政工作管理的工作效率和质量直接影响高职院校综合管理能力的提高，行政管理部门必须认识到自身管理中存在的不足，不断探索优化行政管理工作的途径，明确工作职责，转变传统的管理理念，不断加强办公室行政管理人员素质和技能提升，加快信息化建设的进程，完善相关机制，提高工作的积极主动性，才能逐步稳步提高工作效率和服务水平，促进民办高职院校的健康和高速发展。

（作者单位：广州华南商贸职业学院）