关于档案数字化的必要性及解决主要问题的对策

白云丽

摘要：在企业建设过程中，档案具有不可或缺的重要价值，相关人员必须对其加强重视，而在现阶段，档案数字化是各行各业档案管理工作的必然趋势，本文首先分析档案实现数字化的必要性，然后以此为基础，进一步探究在实现档案数字化过程中相关问题的解决策略，希望能够为其相关人员具体工作提供更为丰富的理论依据。

关键词：档案;数字化;必要性;主要问题;解决对策

现代社会经济的不断发展对我国企业建设提出了更高的要求，各行各业在开展具体工作时，合理优化档案管理能够对其工作质量进行更高程度的保障，相关人员需要对其进行更为深入的分析，为了对其档案数字化具有更为明确的认知，特此展开本次研究，希望能够推进相关行业的进一步发展。

一、档案数字化必要性

（一）优化档案借阅管理

在企业建设过程中，档案资料是其各个岗位开展具体工作的参考依据，但是由于纸质档案容易丢失或损坏，同时档案具有一定程度的特殊性，进而导致相关人员在进行档案借阅管理过程中具有较高的工作难度。相关资料表明，在我国现阶段，纸质档案的借阅数量正在逐步降低，虽然相关部门针对具体情况出台了一系列借阅制度，但是整体应用效果却存在很大程度不足，甚至会在一定程度内造成资源浪费。档案数字化的发展使该问题得到有效解决，同时还可以对其档案管理工作具体流程进行合理规划，确保能够及时归档档案资料，实现工作效率的有效提升，只有确保档案管理制度的科学完善，才能使现代社会发展需求得到进一步满足，进而确保对档案进行更高程度的数字化管理。

（二）有效保护档案原件

相对于其他信息资料而言，档案具有极为明显的原始性和记录性，所以在进行档案管理过程中，需要对其孤本，原稿和原本加强重视。基于此，科学保护档案原件具有极其重要的价值。通常情况下，在企业建设过程中，具有大量的档案，在此过程中受到条件限制，相关企业在保管档案过程中，缺乏合理的存放空间，部分纸张容易变脆，遭受破坏。与此同时，企业在进行工程整改，消防需求时，需要加晒图纸，无论底图是白图还是硫酸纸，折损都会对其造成很大程度的影响，在进行多图晒图之后，容易对原件造成断裂，破损或污染等损害。在不断增多档案使用量的过程中，不可避免会进一步磨损原件，而档案数字化的有效发展，不仅能够替代原件使用，对档案原件进行科学保护[1]。与此同时，对于具有久远历史的档案资料，在进行数字化处理过程中，能够对其进行更为有效的保护，避免出现篡改档案的不良行为。

（三）合理开发档案资源

为了使其到案利用价值得到更高程度的发挥，相关人员需要科学应用计算机设备的文件检索功能对信息进行加工，实现信息编辑成果的快捷性。例如可以对单位每年发文进行汇编，确保办公室能够更为轻松的整理当年发生的相关事件，汇总某一项目建设过程中，设备、科技、文书、实物等具体资料，确保能够为设计者和管理者提供更为便捷的服务。与此同时，数字化档案的科学构建能够对其进行拷贝，突破档案的孤本状态，相关人员能够同时共享一份文件。

二、问题解决对策

（一）提升软硬件平台的通用性

由于不同文件的软硬件平台和存储格式存在很大程度差异性，因此，在进行档案管理过程中，目录数据库无法确保有效连接全文数据，甚至会导致出现无法寻找和使用档案的不良状况，使档案数字化作用和应用优势无法得到有效发挥，进而造成物力，财力和人力资源的浪费，对档案管理的信息化和网络化建设造成很大程度不良影响。与此同时，由于不同单位电脑配置各不相同，同时，整体兼容性也普遍较差，在一定程度内影响系统软件移植性，为了对该部分问题进行有效解决，档案部门在和信息管理部門商议之后，在对电子文件进行归档时，需要提出明确的格式要求，同时还需要基于具体情况，选择具有较强通用性的软硬件设施，以此为基础，才能确保档案在实现数字化运行时具有更高安全性和稳定性，对其后期工作的有序开展，进行更高程度的保障。

（二）提升档案管理人员素质

档案信息管理人员需要有效提升自身专业素质，在档案管理实现电子化发展过程中，首先需要确保具有现代化人才。就目前发展状况而言，在档案管理过程中人员配置方面，大部分工作人员都是从其他工作岗位转岗而言，档案管理知识缺乏，同时在无法确保熟练操作计算机设备。与此同时，相关人员现代技术水平普遍较低，获取信息和处理信息的能力存在很大程度的不足，进而无法对相关档案进行更为有效的电子化管理[2]。基于此，档案管理人员必须高度适应档案信息技术的有效发展，进行相关知识的深入学习，确保自身具有更为完善的知识结构，通过消化学习新的信息技术，合理应用现代科技，不断提升个人职业素质。在熟练掌握传统档案管理办法的同时还需要科学应用电脑知识，同时，合理利用相关存储设备，从服务手段和工作中心两个方面对传统档案管理模式进行科学改善。今天档案管理工作人员必须不断改进自身知识结构，对其进行信息意识的科学培养，对我国传统档案管理中重藏轻用的状况进行科学改善。

三、结束语

总而言之，在进行档案管理过程中，数字化的有效落实能够确保合理优化档案借阅管理，有效保护档案原件，合理开发档案资源，对其档案资源的应用效率进行更高程度的保障，在此过程中，通过有效提升软硬件平台的通用性，提升档案管理人员素质能够对现阶段数字化发展过程中存在的各项问题进行有效解决，实现档案数字化的有效落实，对其档案应用效果进行更高程度的保障。

参考文献：

[1]张春霞.浅谈档案数字化建设原则的几点思考[J].内蒙古科技与经济，2017 （6）：17-17.

[2]白海珍.探析我国档案数字化建设实践与发展策略[J].新校园（上旬），2017 （1）：175-175.