谈国有企业中档案信息化出现的问题及对策

殷妍

摘要：随着国有企业生产经营活动的不断增多，国有企业所涉及的档案资料也会持续增加，而档案资料作为企业制定正确发展战略和控制运营风险的主要参考依据，能否对其进行信息化管理，直接决定这我们获取档案信息资源的准确性和实用性，因此，完善企业档案信息化建设，是企业生存与发展的必由之路。

关键词：国企；档案管理；信息化

一、国有企业档案信息化的问题

（一）管理模式较落后

目前国有企业的档案管理模式较为落后，传统的档案管理模式影响了档案运行的效率，虽然国有企业一直以来向着信息化档案管理工作的方向发展，但是发展的速度较慢，信息化档案管理工作体系未能有效的建立起来。不少国有企业档案信息化管理的重点仍然放在数据信息的存储与核对方面，档案数据信息没能有效共享。国企档案数据信息的开发与利用度不足，不少国有企业的档案信息资源没能实现与重大建设项目相融合，没能在引进大数据技术的基础上有效的挖掘档案数据资源的应用价值。国有企业在申报预算、制定发展规划与企业管理过程中没能有效的应用历史档案数据信息，档案部门也未能围绕着信息化档案管理建立档案的有效供给模式，因此影响了档案事业建设的总体质量。

（二）电子档案信息安全性低

每个企业在生产和运行的过程中，都会产生或多或少的机密档案，而截止到目前为止，我们依然没有设计出安全性能较高的电子档案管理软件，且电子档案的传输与保存大多是通过第三方软件加以实现，所以，我们很难全方位的确保企业电子档案信息的安全。例如，很多企业常常通过QQ、微信、邮箱等平台传输电子文件，所以，一旦企业收发文件的账号和密码外泄，就会造成档案信息泄露的现象。再有就是，很多企业为了获取同类行业的商业机密，常常会聘请黑客入侵竞争企业的电子文件管理平台，获取核心机密，因此，如何提高电子档案信息的安全性，已成为当前制约电子档案信息化建设的首要瓶颈，同时也是企业在大数据环境下开展电子档案信息化建设工作的主要难题。

二、国有企业档案信息化的改革

（一）加强基础设施建设，提升档案管理人员素质

由于在企业档案数字化管理中会遇到缺乏相应硬件设备的问题，因此一方面需要加快基础设施建设步伐，尽快更换无法满足数字化要求的设备，保证档案数字化管理工作的顺利进行。另一方面，还应提升档案管理人员的综合素质，增强其档案意识与数字化能力。企业档案管理人员要具备较强的创新意识以及较强的操作能力，确保能够将已有资源充分利用起来。对此，企业要加大对档案管理人员的培训力度，或者是引进现代化技术人才，为档案数字化管理工作夯实人才基础。

（二）加快档案室软硬件建设

档案室硬件设施的优劣关系到国有企业能否顺利开展档案管理信息化建设工作，因此必须加快硬件建设。如国有企业应适当扩大档案室的面积，分开整理档案、存放档案，方便开展档案管理工作；在档案室添加必需的管理设备，加强防火、防潮、防盗等设施建设，保证档案的安全与完备；配备档案室专用电脑、扫描仪、打印机等设施，保证档案信息化管理的方便与快捷。此外，国有企业还应增加软件投入。如国有企业要尽早建立数字查询系统、安全密钥系统等，保证档案信息资源的安全性；重视档案管理工作与其他业务活动的结合，使其相互促进，通过计算机技术与信息技术推动档案管理信息化建设。

（三）健全企业档案信息化的规范标准

（1）建立统一的电子文件格式、传输途径、储存平台。例如，当多个部门同时将电子文件发送至同一部门时，如果存在文件格式、传输途径、储存平台等不统一等问题，就会导致收件部门所收文件格式不一致、漏收或重收文件等问题，从而降低其自身的工作质量和工作效率。（2）建立统一的电子文件编号制度，并制定文件资料收发记录表，详细登记企业各部门间的往来电子文件，以便于我们在查找和使用某一电子邮件时，可以对其进行快速、及时、准确的定位。（3）建立统一的文件收发制度和收发流程，如我们在发送电子文件的过程中，常常会存在着无法判断收件部门是否已经接收文件的问题，使得我们不得不打电话与收件部门进行确认。但是，如果我们能够明确要求收件部门在收到文件之后要将信息及时反馈给发件部门，就能有效避免上述问题的出现。

（四）注重信息安全备份，保证档案信息安全

非人为不可抗力因素会对档案信息安全造成巨大威胁，比如计算机网络硬件故障、各类自然灾害及不可预估的事故，将导致企业档案出现丢失、损坏等问题。这样既给企业档案信息完整性帶来了威胁，也降低了档案使用价值和今后的可用性。对此，企业要在做好数字化档案安全工作的基础上，对档案数据进行备份。企业要想提升数字档案备份的安全性，应当注意多重备份，同时定期做好数据在线与脱机模式下的双重检验。需要引起注意的是，在云端备份数据时，应构筑防火墙、数字验证码、密码校验技术和入侵检测技术，让企业数字档案更有保障。企业在数字档案备份过程中，还要考虑原始数据所在地区容易出现的各类自然灾害，这对档案安全也会带来威胁。因此，需要打造异地备份平台，加大资金与设备的投入力度，及时做好两地档案备份和数据更新工作，真正做到万无一失。

三、结语

提高国企档案管理水平，还要完善档案管理体系，优化档案人才配置，在科学的档案管理发展计划下，档案档案管理事业得到快速的发展。

参考文献：

[1]汤明英.浅谈国有企业中档案信息化管理出现的问题及对策[J].办公室业务，2014 （4S）：107.

[2]寇小英.浅析西部国营企业人事档案管理存在的问题及对策[J].青年与社会：上，2014 （11）：298.