加强机电设备档案管理的研究

张晶

摘要：近些年来我国的科学技术水平不断进步，带动着机电设备技术实力也在不断提升，可用设备种类数量直线上升。这也给管理机电设备档案的工作带来了更高的标准和要求。本文从机电设备档案管理工作内容入手，研究了这一工作现存的问题，并根据实际情况提出了有效的解决措施，希望能有助于管理水平的提升。

关键词：机电设备;档案;管理研究

从企业资产的角度来看，机电设备是企业重要的固定资产，占据企业全部资产的半数以上。建立系统化规范化的机电设备管理体系，能够帮助企业更好的控制成本，同时提高生产效率。科学有效的管理措施还能够及时排查设备带来的安全隐患，提升生产过程的安全系数，降低重大安全事故的发生概率。想要实现对机电设备的有效管理，首要的就是认识其重要性，了解设备中可能存在的安全隐患，根据实际情况制定针对性的管理措施。

一、管理机电设备档案工作内容简述

机电设备的档案指的是制造、使用以及日常维护检修机电设备产生的记录，这些记录能够直观的反映设备的情况以及运行状态、工作质量。只需要对已有的档案进行分析，就能够对设备技术状态进行合理的评价，同时判定设备的运转情况，排查潜在的不安全因素提高生产过程的安全性。机电设备的档案还能够真实的反映设备的购买与处置情况，企业对这一部分的档案进行分析，有助于提升之后成本预算的合理性，机电设备档案主要包含以下几部分内容：第一：设备订购的申请文件、订购合同以及订货单;第二;与设备技术相关的所有文件;第三，机电设备的安装、调试、验收记录与报告;第四，定期维修记录，重大故障的处理记录;第五;设备转让、报废等相关文件。机电設备的档案中记录的不只是设备的技术文件与设备购买、使用、维护检修过程，不断变化的工作材料、文件和数据也是需要记录的内容，实现对机电设备规范化、目标化的管理。

二、现有问题及成因分析

（一）工作人员管理观念不到位

调查发现，不少档案管理工作人员的管理观念不够先进，这些工作人员没有充分认识到档案管理工作的重要意义。同时由于科学合理管理制度的缺失，管理机电设备档案的工作并未得到有效的实施。虽然企业为这一工作设立了专门的部门，但是管理观念和管理制度的落后都阻碍了部门应有作用的发挥。部分管理人员责任意识不强，在进行管理工作时并不认真严谨，后续管理和使用过程中问题频发。

（二）管理人员综合素养有待提升

档案管理工作对工作人员的专业能力和综合素养也是有一定的需求的，分析实际情况可以发现，企业中大部分负责档案管理的工作人员综合素养都有待加强。不少员工没有与时俱进的意识，知识体系陈旧管理观念落后。不少管理人员的学历水平也不高，对很多应用计算机技术的操作无法熟练掌握，部分工作内容还只能依赖人力来完成。计算机技术与电子信息技术没有得到充分的应用，工作的质量和效率都难以满足企业的发展需求。信息技术应用的不到位，给档案的查阅也带来了很大的阻碍，一旦问题出现还需要在查阅资料方面耗费大量的人力和时间。

三、提高管理质量的有效措施

（一）建立并完善管理制度

管理制度是支持管理工作顺利开展的重要基础，科学合理的管理制度能够有效提升管理工作的规范性，推动日常管理工作的开展和落实。对管理制度的完善应当包括以下几个方面：首先是国家的扶持，在国家层面建立并完善管理机电设备档案工作的规章制度，并将这些制度纳入到法律管理的范围中;其次，企业要明确责任的落实和划分，明确划分每个工作人员的责任范围，将责任落实到具体员工的身上;再次是专门监督部门的建立，企业应当组织专门的部门对档案管理工作进行监督，及时排除管理过程中的不规范行为，提升档案管理工作的质量饿有效性;最后，企业还需要根据实际情况和发展需求，建立合理的奖罚制度，适当的给予员工奖励以提升员工工作的积极性，当管理工作出现严重问题时，被追责人员必须要有合理的处罚措施。上述行为能够推动管理工作更好的规范化，有助于档案信息的收集整理及其作用的发挥。

（二）与时俱进更新管理理念

时代在发展社会在进步，管理理念也需要与时俱进，落后的管理理念会阻碍档案信息有效性的发挥。对理念的改进应当从以下几个方面入手：首先是加强员工的思想建设，档案管理工作对管理人员的专业能力与综合素养都有着一定的要求;企业应当定期对管理人员进行培训，提高员工对机电设备档案重要作用的认知，同时也增强员工的责任意识;其次要与时俱进，引进并应用电子信息技术，还要将其作为新的管理理念纳入管理体系中。电子信息技术的应用，能够有效提升档案管理工作的效率，更好的发挥档案信息的价值。管理理念是实际管理工作的根本，对管理理念的改进就是在保证其实用性的基础上，抓住时代发展所带来的便利，实现对管理效率和质量的提升。

（三）建立并实际标准化的流程式管理

具体的管理工作必须要有规章制度的支持才能够顺利的开展并落实，对此企业需要根据实际设备使用情况及发展需求，制定科学有效的规章制度。通过这种方式建立标准化的档案管理工作，并在规章制度中设立明确的管理流程，实现对档案信息流程化的管理。具体流程化信息记录应当包括设备的采购到报废全过程，从申请采购开始遵循以下顺序：设备采购申请-订购合同-订货单（卡）-设备技术文件-设备安装调试过程-设备研究结果-日常维修养护记录-故障维修、零件更换记录-员工违规操作行为-设备安全隐患-故障情况-转让记录-报废文件-有关部门审批文件。遵循上述流程能够确保机电设备信息被全面的收录到档案中，有助于之后对机电设备的管理，确保档案信息的时效性和可靠性。

四、总结

综上所述，目前我国还有很多企业没有意识到管理机电设备档案的重要意义，管理理念没有跟上时代的发展，管理人员的专业能力与综合素养也有待提升。想要充分发挥档案管理工作的作用，实现对管理效率和质量的有效提升，首要的就是改变管理的理念。充分抓住时代的优势，建立并完善相关制度，定期培养提升管理人员的专业能力和综合素养，为管理工作的高效开展奠定坚实的基础。此外，还需要增加现代化技术在管理工作中的应用，充分利用电子信息技术，提升信息收集和储存的效率，更好的发挥档案信息的作用，推动企业实现长久高效的发展。

参考文献：

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