浅谈企业档案信息化建设的重要性和实施措施

黎丽春

摘要：档案信息化是运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用的管理过程和工作方式。随着信息大时代的到来，档案信息化是企业档案工作适应企业信息化发展需要的必然要求。因此。企业要重视和推进企业档案信息化建设，促进企业档案工作的发展，为企业经济建设服务。

关键词：企业档案;信息化;重要性;实施措施

在信息化时代，应用信息化手段管理企业档案工作已经成为了企业档案管理的一项重要策略，因此，企业如何有效的应用信息化管理档案是企业档案管理的重要任务。本文结合自己企业档案信息化建设情况，就企业档案信息化建设的重要性和企业实施信息化建设措施进行浅议。

一、企业档案信息建设的重要性

信息化时代企业档案管理必须要进行全面的创新，才能够为企业档案管理营造新的局面。信息化时代的到来给了企业档案管理以有利的契机，使企业档案管理能够从传统的档案管理手段向信息化手段过渡，并通过信息化手段的不断应用，为企业的档案管理提供更多的手段支持和技术支持，从而解决企业档案管理中存在的问题。使用传统的档案管理手段，不但无法实现现代化的档案管理职能，同时还制约了企业档案管理的发展，使企业的档案管理在整体性和实效性方面无法满足要求，因此，企业档案信息化建設，不但能够促进、完善企业信息化，而且能够提升企业档案管理现代化水平，及时有效的为企业生产经营管理和经济利益最大化工作提供优质服务。

二、企业档案信息化建设的实施措施

（一）领导重视是实施档案信息化建设的关键

在企业中，领导重视不重视某项工作是某项工作能够顺利开展并且取得实效的保证，档案信息化建设工作也是如此，领导重视是做好档案管理工作的关键，也是实现档案信息化建设的关键。作为企业领导人，应当及时了解档案的政策、法规和发展趋势，应清楚的认识到企业档案资源信息化的重要意义和作用，如果企业对档案信息化重视程度不够，导致企业档案信息化建设进度缓慢，档案管理工作依然依靠传统的手段在管理，使得企业档案管理工作比较落后，档案管理在管理有效性和管理科学性方面还有较大的差距，既制约了企业档案管理的发展，同时也影响了企业档案利用价值的体现。因此，企业领导应当对企业档案管理信息化问题引起足够的重视，应当积极支持档案信息化建设工作，构建全面有效的信息化档案管理体系。

（二）资金投入和配备软硬件设施是实施档案信息化的有力保障

企业在档案管理中之所以存在档案信息化建设缓慢，主要原因是企业在档案管理中的资金投入少，相应配套的软硬件设施没有配备到位。因此，企业在实际管理过程中应舍得增加资金投入，购置档案管理信息系统软件和相应的硬件设施，建立档案信息化管理体系，对整个档案管理工作进行重新塑造，改变档案管理手段不足和管理措施落后的问题。通过资金的投入和设备的增加，建设档案信息化，对整个企业档案管理工作形成有力的支持。企业档案管理信息化发展，是企业适应信息化时代发展的要求，企业应广泛应用档案信息化手段对档案工作进行管理，以减少手工操作，降低归档工作量，提高工作效率和工作质量。

（三）档案管理软件是档案信息化建设的必备条件

企业档案实现信息化管理，档案数据资料要通过企业OA系统和档案管理信息系统进行对接，有效保证企业文件材料的完整性、准确性、系统性，同时利用用户权限管理开通网上档案查询系统，为企业各项工作提供便利的档案查询和利用。因此，企业实现档案信息化建设，必须用档案管理系统（档案管理软件）进行管理，但是市场上档案管理软件多而杂，各有各的优势，因此企业必须选择合适的档案管理软件进行信息化管理。企业在购置档案管理软件时，首先一定要考虑满足档案管理的实用性，结合档案管理内容和工作的每一环节进行模块设计，做到易管理、易维护、易操作，便于扩展和升级。软件的安全性、高效性、规范性、可靠性、可扩展性、可管理性等要强。再者档案管理软件要有前瞻性，要考虑到档案管理系统的开发与利用，特别是档案数据库安全存储，采用数据存储双备份和档案全文检索。第三企业应该在企业成立时规划购置档案管理软件，使档案管理和企业管理同步进行，保证企业档案的完整、准确、有效，促进企业档案工作更好地为企业生产经营提供全方位的服务。

（四）档案的数字化是企业档案信息化建设的首要任务和重要内容

档案数字化是档案信息化建设的基础，是企业档案信息化建设的首要任务.档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、数字成像技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机进行管理，形成一个有序结构档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要内容。因此，企业档案管理应当结合现有的管理条件和管理实际，积极应用信息化手段对企业档案资料进行电子化转化，减少档案存储空间。在此基础上，应当根据企业档案质量的特点，建立档案目录数据库和档案影像数据库或多媒体数据库，使档案目录信息和档案实体数字化，将电子化档案存储到数据库中，以此为基础建立电子档案调用系统，使档案的查找和调用速度得到大幅提高，满足档案调用的实际需要。此外，还应当积极运用大数据技术，实现企业档案资料的互通，建立企业间的档案资料共享体系，为档案资料的管理和档案资料的运用奠定良好的基础。因此，积极应用信息化手段，解决了企业档案管理服务中的瓶颈问题，使企业档案管理在推进过程当中能够取得积极效果。

三、结论

企业档案信息化是企业信息化的一部分，也是全国档案信息化建设的重要组成部分。企业在档案管理中要应用信息化技术，对企业档案信息资源进行科学管理和应用。同时，企业要不断创新企业档案管理理念，通过档案信息化建设提升档案管理工作的质量和效率，充分发挥档案在企业管理中的价值。

参考文献：

[1]李智玲，耿丽丽.企业档案信息化建设的机遇与挑战关键研究[J].财富时代，2019 （11）：179-180.

[2]戚会转.企业档案信息化建设的实践与探索[J].办公室业务，2019 （21）：80-81.

[3]刘虹.浅谈企业档案的信息化建设[J].黑龙江档案，2019 （05）：80.

[4]姜启洋.企业档案信息化建设的问题与对策[J].兰台内外，2019 （24）：40-41.