油田企业档案的信息化管理探析

王蕊

摘要：在信息大爆炸的当今时代，市场经济越发繁荣，企业间的竞争日益激烈，信息化成为企业生存和发展的必然选择。作为企业资源的重要组成部分，档案的管理直接关系到企业现代化管理水平的提高，对企业经济效益和社会效益的实现产生极为重要的影响。如何强化企业档案信息化管理，将企业档案融入企业信息化建设，最大限度发挥企业档案的巨大作用，成为现代油田企业面临的全新难题。本文主要对油田企业档案的信息化管理进行探讨。

关键词：油田企业；档案；信息化管理

所谓企业档案管理信息化，就是指通过计算机网络设备，对数字化、信息存贮、数据库等技术的综合利用，将传统纸质文书档案、科技档案、人事档案等转换成数字档案，进行统一整理、储存、管理的现代化档案管理方法[1]。企业档案管理信息化不仅是变革传统档案管理模式的重要手段，而且是适应国家、政府信息化建设发展的需要，尤其是关系到国家经济发展和人们生活水平的油田企业，实行信息化档案管理，十分有必要。油田企业只有提高认识，强化档案管理信息化水平，实行企业信息资源的共享，才能提高工作效率及企业管理水平，最终实现经济效益和社会效益的最大化。

一、油田企业档案信息化的主要内容

从目前形势上看，油田档案信息化的基本内容，主要包括：（1）档案信息的数字化。数字化档案信息是整个档案信息化管理的基础，现代油田企业已逐渐由原来传统纸质档案管理向数字化档案管理转变[2]。一方面，油田企业利用先进技术，将原有资料档案进行扫描，转化为数字形式，生成电子文件，进行统一归档、整理和保存；另一方面，在油田企业通过计算机网络技术，建成统一的数据库，生成资源共享平台，实现档案资源的统一管理。（2）档案信息利用的网络化。网络化档案管理实现了由面对面为主的服务向以网络服务为主转变，为档案信息借阅方式、资料调取等方面提供了极大便利。此外，由于油田企业分散性特点，档案管理难度较大，而网络化档案管理，实现了资源共享及远距离数据传输，大大提高了档案管理效率和质量。（3）档案检索的自动化。传统以纸质为主要媒介的档案管理，不仅数据众多、查阅手续繁杂，而且档案资料零散，使用效率较为低下。信息化档案管理实现了档案检索的自动化，通过计算机进行全库检索，速度快、效率高，大大提高了档案资料的利用率。（4）档案信息接收、存储和提供利用的一体化。信息化档案管理，可通过计算机将接收、存储和提供利用进行有效整合，形成集各項活动于一体的网络系统，促进了企业档案管理水平的全面提高。

二、油田企业档案信息化管理的重难点问题

（一）基础设施建设方面

油田企业档案信息化管理，须以先进基础设施和信息技术为支撑，完备的基础设施也与档案信息传输、交换和资源共享息息相关，是档案资源开发利用和档案信息网络建设的必要条件。因而，油田企业要加强对基础设施建设的重视，加大对软硬件的投入，建立系统完善的档案信息网络，为档案信息化管理提供强有力保障。

（二）相应管理标准、制度的制定和执行方面

油田企业档案信息化管理后，原有的管理制定、规范及相关标准将不再适用，这就需要建立全新的制度、规范和标准。通过适应信息化的新制度、新规章、新标准的使用，对电子文件归档和电子档案管理及档案信息资源的标识、存储、查询、管理和使用等进行统一的管理，确实提高档案信息化管理的质量和水平[3]。

（三）管理方式的创新方面

传统档案管理中除了制度、规范和标准与现代档案管理不相适应之外，传统档案管理方式也越来越无法满足信息化档案管理的需要。因而，油田企业还须加强重视，积极引用先进技术及新型技术人才，同时借鉴国内外成果的管理经验，通过双轨制管理模式（即传统管理与信息化系统的有机统一），确保信息化档案管理的科学性、高效性、可行性[4]。

（四）信息化管理过程中的安全问题

安全问题是油田企业档案信息化管理必须解决的问题，只有提高认识，对安全问题产生原因及其危害进行深入分析，才能采取针对性措施进行解决，确保档案信息的安全，进而促进企业的正常运营。信息化档案管理的安全问题，主要包括档案管理系统软硬件自身的安全及档案信息传播的安全等，若忽视档案管理中的安全隐患，将造成大量信息资料外流，引起巨大经济损失。石油企业可通过病毒拦截、实名登陆、密码检索风方式，保障档案信息的安全性和可靠性，为油田企业正常运转提高强有力保障。

三、小结

总而言之，油田企业档案管理信息化是一项综合的系统工程，不仅改变了传统意义上的档案性质，还创新了档案管理的手段，使档案管理各项工作顺应时代发展的需要，满足企业可持续性发展需求，意义重大。

参考文献：

[1]陈宝霞.企业专利档案管理与利用研究——以燕山石化专利档案管理与利用为例[J].北京档案，2013 （02）：17–19.

[2]黄洁.项目档案验收对企业档案管理和项目实施与管理的影响[J].机电兵船档案，2012 （01）：17–18.

[3]陈茂银.浅谈如何做好企业改扩建项目档案的收集工作[J].科技视界，2013 （16）：95.

[4]刘忠艳.国有设备档案的现代化管理应与企业的管理及发展相一致[J].化工管理，2013 （24）：40.