办公室管理工作的优化路径分析与研究

景军

摘要：现如今，我国的综合经济在快速的发展，社会在不断的进步，诸多企业主体面临着市场激烈竞争问题，如果企业想要稳固自身在市场中占有的地位，需要强化企业内部管理的优化与完善，提高自身对企业的管理效率，尤其是可以传递信息、构建交流媒介以及保证企业正常经营的办公室管理工作。而办公室工作人员是每一个企业开展行政工作的直接载体，在企业各项事务的运行中具有重要作用。结合现阶段我国诸多企业办公室管理工作的实际情况，仍存在些许问题有待改善，因此分析企业中办公室管理工作存在的问题以及制定解决改善方案与优化路径十分必要。

关键词：办公室管理;企业;优化路径

企业的日常经营和发展涉及的内容较多，其中办公室行政管理工作占据着至关重要的位置。在当前全新的发展形势下，办公室行政管理工作面临着诸多挑战，工作量也因企业规模的日益扩大而不断增加，同时涌现了诸多新问题。面对这种情况，急需对办公室行政管理工作进行全面改革与创新，企业应结合自身的实际情况，构建合理规范的管理体制，明确工作人员自身的責任和义务，科学制定各项指标，以此来保证各项工作的顺利进行，真正做到精细化管理。

一、办公室工作管理模式的基本内涵

管理模式是在管理理念指导下建构起来，由管理方法、管理模型、管理制度、管理工具、管理程序组成的管理行为体系结构。从这个定义来看，管理模式是一个关于管理行为的体系结构，其由方法、模型、制度、工具、程序等建构而成。管理模式是组织或个人在管理实践基础上总结提炼的结晶，是组织或个人管理规范的标志。

二、办公室管理工作现状

（一）管理思想存在滞后性

一些企业在开展办公室管理工作期间，存在管理思想滞后的现象，究其原因为因社会经济不断发展，市场竞争力日益加大，企业内部的办公室管理工作需要被创新与改革，进而满足社会时代发展的需求。然而在实际管理工作中，办公室的管理工作者没有树立时代意识与创新意识，仍采用以往的管理模式，在这种情况下，企业办公室的管理工作便不会在短时间得到转型，在一定程度上降低办公室管理工作的质量与效率。

（二）落实能力欠缺

办公室的办公方式落后，对数字化、信息化办公方式认识不足，效率低下。协调的职责发挥不全面，覆盖范围狭窄，企业内部改革进程缓慢，不能很好地适应市场和时代发展的需要。对于企业内部缺乏统筹能力，官僚作风严重，管理层事前缺少评估、调研，事中缺乏跟进监督，事后缺乏经验总结。

（三）脱离现实情况

办公室行政管理工作当前和实际严重脱离，在日常管理过程中，由于某些管理人员自身能力不足而导致的决策失误情况经常出现，这些失误最终造成办公室在落实领导命令与开展工作的过程中过于重视形式，从而逐渐构成了一种单纯为了工作而进行工作的不良现象。许多办公室工作人员并不了解具体工作状况和有关材料。

三、办公室管理工作的优化路径

（一）更新办公室管理思想

针对现在诸多办公室的管理工作，一些领导者在以往的管理思想影响下，会出现占据员工工作时间的现象，降低工资费用成本来提高管理工作质量，但是这种思想既会降低办公室人员的工作积极性，还会阻碍办公室人员之间友好关系的建立，引起工作人员对企业的不满心理。因此企业中管理人员应更新办公室管理思想，创新管理工作思维。

（二）办公室职能的强化

促进办公室管理创新，在于充分发挥好办公室的中枢地位，将企业决策落实到位，焕发决策的生命力。具体在于督办好上级的工作部署、文件精神、各项指示。明确各部门的职责，实时监控工作运行情况，遇到问题及时上报，积极解决职工的难点、痛点。层级递进，稳扎稳打，形成承担、督察、催收一体化的监管机制，明确奖惩制度，确保企业各项工作任务能够及时、全面开展。

（三）服务方式的创新

根据办公室的工作性质来看，工作人员首先要协调好一切的关系才能顺利完成工作。对于工作人员的上下级关系也要进行适当的把握。因为这本就是一项作为协调性的工作，要起到桥梁的作用。其次，在进行工作时，要有一些侧重点，对于自身精力的分配也要有一些规划，不能把时间都浪费在一些没有意义的事情上面。最后，在工作时，也要懂得适时地变通，要灵活运用技能。工作人员的对外关系也是一项内容，建立良好的对外合作关系也是对于他们的工作有所帮助的。

（四）细化全部考核指标

当代企业的飞速发展，对办公室行政管理提出了更高要求。以往的行政管理模式过于陈旧，管理手段和管理思想相对落后，早已无法顺应当代企业的发展形势。促进办公室行政管理改革和创新，首先需要对全部指标进行量化和精细化处理。传统的办公室行政管理所存在的显著问题之一，便是管理的各种事宜不够清晰，责任划分不具体，阻碍了企业的稳定运行。对此，办公室行政管理应将各项工作任务进行合理的逻辑性划分，这样不仅能够有效监管各项工作流程，同时还能从整体角度对其进行把控。进而基于此，构建切实有效的工作流程，把控整体工作的进展情况，提高行政管理的效率和质量。

（五）采用柔性化的管理手段

新时期办公室管理工作需要采用柔性化的管理手段，凸显出以人为本的管理理念，切合实际地发挥员工的内在潜能，并满足员工实际生活需求。对于柔性化管理手段的运用，企业办公室管理者应提升自身的管理能力与员工自身素质，促使办公室管理工作更好地创新与发展。

四、结语

当前国有企业办公室管理中主要问题表现在机制体制、职能定位、员工素质等方面，从这些方面入手，促进国有企业办公室管理体制改革，提高企业运转效率以更好适应日益激烈的市场竞争。这需要在实践中不断创新，在创新中不断调整，以期保持国有企业的活力与竞争力。

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