高校教学秘书岗位服务现状及解决对策初探

摘 要：高校教学秘书在高校中协助分管教学的领导实施教学管理，是最基层的教学环节管理者，在教学管理过程中发挥着重要的作用。教学秘书细致、高效、严谨地工作，是保证教学工作有序运行的基础，只有高质量的教学管理工作，才能推动教学效果的最大化提升。

关键词：高校;教学秘书;服务现状;解决对策

中图分类号：G647        文章编号：2095-624X（2019）17-0077-02

一、高校教学秘书的岗位职责

（1）开学前的教学准备工作：负责新学期校历、作息时间表的领取和分发;负责本院（系）各门课程教材征订及发放工作;负责向任课教师提供学生名单;提醒各任课教师提前将所授课程的教学大纲、授课计划、教案、学生花名册和教材等与上课相关的材料准备好等。

（2）教学活动的协调与管理：根据本院（系）各专业教学计划，协助教研室主任做好下学期各年级的开课计划，严格按照教务处规定的时间将下学期的教学任务传达教研室并上报教务处;维护正常教学秩序，了解教师、学生上课的情况，及时处理教学过程中的突发问题;负责各类与教学相关的文件的收发;高校教学秘书还要对“迟到早退”“教师临时调停课”等一些教学问题做到及时发现和整改。

（3）考试的协调与成绩管理：协助教务处做好各类考试的考务工作;审查学生考试资格，办理缓考、重修等手续;及时通知本院（系）教师和学生做好与考试相关的各项事宜;协助教务处做好省教育厅组织的各类统考工作。

（4）学生的学籍和学业情况管理：负责统计学生的报到情况，完成与学生休学、复学、退学等有关手续的办理。每学期按学校规定的时间，将上学年学籍变动情况上报教务处，将学业预警情况报教务处及辅导员。

（5）协助做好新生入学工作，开展新生入学教育;做好毕业资格审查工作和毕业证、学位证发放工作。

（6）协助并配合教学质量管理部门开展教学质量检查工作，收集学生对教学工作的反馈信息，协助召开学生座谈会，组织学生对教师的教学工作进行测评，统计相关信息，做好反馈工作;协助督导组教师做好本院（系）的教师课堂教学质量评价工作。

二、高校教学秘书的工作特点

1.服务性和综合性

教学秘书的工作面向所有的教师和学生，教师和学生是学校的主体，因此，教学秘书的工作必须建立在以情服务、用心做事的基础上，诚心诚意为教师和学生服务。教学秘书必须为这些对象提供全心全意的服务，这样才能保证高校教学任务顺利完成。综合性体现在高校教学秘书既要对教学方面的具体事务进行处理，又要对分管教学的领导的工作进行协助。

2.时效性和繁杂性

教学秘书工作的时效性主要表现在所有的教学准备工作必须在教学活动实施前要准备好，争取教学资源的有效配置和教学效应的最佳发挥。教学秘书工作的繁杂性主要表现在一般一个学院（系）有学生大约有一千人，专任教师也有几十人。教学秘书要根据工作职责的要求，一方面要保证这些人正常地教学，另一方面有一些突发性的教学情况要处理，工作重、责任大。工作的内容几乎涉及学院（系）教学管理工作的各个方面，既繁又杂，而且这些工作涉及教师和学生的切身利益，要协调好各方面的关系，不能有丝毫差错[1]。

3.政策性

高校作为国家的一个普通单位，在管理和运营过程中都必须对国家和党的政策方针进行贯彻落实。高校教学秘书作为一线教学管理人员，其工作内容和政策紧密相连。高校教学秘书在工作过程中，要对相关规定和政策做到有效贯彻落实[2]。

4.重复性和协助性

重复性指教学秘书每学期初、期中、期末的工作内容基本差不多，只是服务的对象会有所改变。高校教学秘书作为一线教学管理人员，除与教务处对接的工作外，还要为分管教学的领导工作的开展提供协助和参谋。因此，协助性是高校教学秘书工作的重要特征。一般情况下，高校教学管理过程中的事务性工作，基本上是由教学秘书完成的。但是对教学管理的资源和手段的创新，需要分管教学的领导牵头进行相应的调研，教学秘书需协助领导进行管理方法的改革和创新，进一步提高高校教学管理与服务的科学水平。

三、高校教学秘书工作的现状

1.教学秘书学历结构，专业对口程度较低

高校教学秘书的学历并不高，最高学历基本为硕士，尤其是普通高校或者民办高校，大多教学秘书的最高学历为本科，很多都是专业不太对口甚至根本不对口。加上教学秘书基本都比较年轻，实践教学管理经验还不够丰富，其学习的专业大多不是教育管理学专业，甚至部分教学秘书为本校留校的学生，这种情况在民办高校尤为常见，他们自身的知识结构并不能完全满足实际教学管理工作的需求。

2.领导对教学秘书工作重视度不够

教学秘书作为最基层的教学管理者，被认为工作知识、技术含量不高，一般领导对该岗位的工作不够重视，对高校教学秘书工作缺乏一个科学的认识与客观的评价，忽略了其在高校教学管理中所发挥的重要作用。甚至有部分人覺得教学秘书的工作仅仅是处理一些最基本的日常工作，服务好教师和学生，工作不出乱子就可以了。部分高校较少考虑教学秘书学历、科研等各方面的提升，提供的外出培训和学习的机会较少，这也在一定程度上导致教学秘书的管理服务理念难以跟上相应的发展步伐。有的高校特别是民办高校不支持教学秘书评定职称，即使有评职称，也实行评聘分离，评上相应职称也不予聘用。

3.教学秘书职业归属感较弱

高校教学秘书的工作繁多细杂，几乎所有工作内容都涉及教师和学生，不容许出现任何差错;稍有不注意，就会影响到教师和学生的正常教学和上课，造成教学事故，工作任务和工作责任都较大，但是所付出的努力并不一定能得到理解与尊重。另外，因工作内容和工作性质，教学秘书也很难将工作做得有显著成效，难以得到领导的认可，这些因素就容易导致教学秘书的精神压力较大，工作积极性下降，容易对工作产生逆反心理，职业的归属感较弱，甚至出现转岗、离职等现象。

4.管理意识淡薄

因教学秘书属于最基层的教学管理者，其工作的主要宗旨是服务好全体师生，可行使的管理权力几乎没有，很难对教师和学生进行管理，加之部分高校长期以来受“重教学，轻管理”思想的影响，对于如何完善和健全教学管理制度和体系不够重视，对教学秘书岗位人员的管理水平和综合素质的提高更加忽视，所以现在部分高校教学秘书的管理水平和综合素质远远跟不上时代发展的需求。很多教学秘书上岗前一般没有组织过岗前培训，对教学秘书工作缺乏全面、科学的认识，在工作中管理、协调意识与经验不足，只能按部就班根据相关部门的指示完成工作，很难在管理方面取得突破，不能满足高效的教学秘书工作的需求。

四、针对教学秘书岗位服务现状的解决对策

1.加强对教学秘书的定位

一方面，教学秘书应明确意识到自己是一线教学工作的服务者，更是高校教学工作的基层管理者，要树立起“以人为本”的工作理念，认真倾听一线教师和学生的建议，并及时反馈给相关部门或者领导，对于教师一些不合理的教学活动应及时沟通并给出提醒。另一方面，作为教学工作的管理者，应加强管理意识，行使相应的教学管理权利，确保教学管理工作水平不断提升。

2.加强教学秘书队伍建设

教学秘书岗位人员多数与所学专业不对口，高校可以考虑加强教学秘书队伍建设，这样可以提升教学秘书的业务能力，保证教学秘书更好地为教学工作服务。高校教学秘书工作队伍综合素质的提高，能更好地为各个教学部门服务，并协助各部门做好相关的配合工作。另外，还可鼓励教学秘书通过自学、评定并聘用等方式，建立、健全高校教学秘书培训制度等，让教学秘书不断提升自身的教学管理能力，将现代管理理念与实际岗位工作相结合，进一步提升教学管理的科学性。

3.增强教学秘书职业归属感

根据岗位工作量的需求，可适当增加人员编制，适时改善教学秘书工作环境，实现人性化、科学化的管理;同时可以鼓励教学秘书积极申报相关科研项目，并投入适当的科研经费，通過科研环境的改善，有效提高教学秘书科研能力，增强职业成就感;通过各种途径吸引更多的专业人才到教学秘书岗位中来，适当提高教学秘书的经济收入和管理权限，从正面促进教学秘书的职业发展。

总而言之，教学秘书作为高校教学管理的最基层管理者，面对现阶段高校教学秘书实际工作中的诸多问题，一方面，教学秘书本身需要不断学习，提升自身的业务能力和管理水平;另一方面，高校领导也要充分重视教学秘书的岗位工作及职业生涯规划，双管齐下，齐心协力，推动高校教学管理工作水平实现质的飞跃，适应时代的发展要求。

参考文献：

[1]何兢，张黎黎.高校教学秘书工作的一点思考[J].教育教学论坛，2017（20）.

[2]孙涛，王娅姿.关于高校教学秘书工作的实践与思考[J].教育教学论坛，2018（26）.

作者简介：邓胜伶（1986—），女，湖南桃江人，实习研究员，本科，研究方向：教育管理。