事业单位档案管理创新思路探究

刘运莉

摘 要：随着社会和经济的不断发展，事业单位也迎来了发展的新时期，档案管理的改革逐步被提上日程。这就要求档案管理不仅要做好资料和文件的收集，还应该为事业单位的规划和发展做好指导。因此事业单位的档案管理应从管理设备、手段、产品，甚至管理工作者的综合素质等入手，以实现新时期下档案管理的全面改进，符合时代发展的潮流，实现事业单位的可持续发展。基于此，本文对事业单位档案管理创新思路进行探究。

关键词：事业单位；档案管理；问题；创新思路

档案管理是事业单位发展中的重要工作，对事业单位的发展影响重大，对社会发展的影响同样不可忽略。事业单位必须重视档案管理工作的开展，并且需要在工作实践中寻求创新，提高档案管理工作的现代化水平，使其在现代社会的发展竞争中更加适应。并且，加强事业单位领导及员工的积极贡献，将档案管理工作做好，促进我国社会经济的繁荣与发展。

1创新发展档案管理工作的重要作用

1.1促进社会发展

随着我国社会经济的不断发展，社会现代化进程也不断递进，在社会飞速发展的今天，市场经济促使社会不断变革，随之而来的巨大信息数据也成为档案管理的重要问题，如何能够更高效地促进档案管理工作的顺利进行，并且通过将繁杂的社会信息进行分类储存，详细、真实地记录相关信息资源，通过信息数据作为社会发展前进的理论依据，有效促进我国社会改革的快速前行和发展。

1.2遵从科学发展观指导

檔案管理工作能够直接影响社会发展进程。当前，我国正处在社会发展的不断变革时期，科学执行现代化档案管理流程能够有效促进社会发展，并且有效树立科学发展观。通过科学发展观的指导能够提高档案管理的水平，积极全面地进行协调统一管理，促进社会发展的平衡需求。档案管理工作是社会发展的数据基础，应该得到更多的关注，改变传统的档案管理思想束缚，有效改变以往工作中的档案流失、破损等现象给社会发展带来的不利影响。

2事业单位档案管理问题

2.1缺乏对档案管理的重视

部分事业单位在发展的过程对档案管理方面没有引起足够的重视，缺乏对档案管理相关法律的认识。档案管理作为国家重要的项目，是我国珍贵财富的重要组成部分。由于部分事业单位在长期的发展过程中对档案管理缺乏足够认识，造成事业单位在运行的过程中没有对档案进行科学的管理，使得单位内部各项工作无法正常开展，给事业单位未来发展产生了阻碍。

2.2档案管理的基础较为薄弱

现阶段我国事业单位在档案管理的基础方面较为薄弱，即便部分事业单位设立了档案管理的相关制度，但在发展的过程中事业单位的管理者并未将档案管理放在日常工作的重要规划中去，造成制度形同虚设[2]。与此同时，部分事业单位没有对内部的档案进行规范的管理，使内部的诸多档案产生混乱，给事业单位未来的资料整合带来了严重的弊端。此外，少数事业单位在进行档案管理的过程中，并未根据相关的管理制度来进行日常管理工作的开展，给单位后期档案整合带来很大的麻烦。

2.3事业单位档案管理制度不完善，缺乏对信息的有效利用

制度的完善是事业单位档案管理的重要步骤，而很多事业单位都存在制度混乱的现象，甚至出现了朝令夕改的情况，员工在规整档案的过程中常常会感觉到无从下手和模棱两可。首先是事业单位制度的制定流于形式，执行的效果较差。例如在针对一些外借资料时，管理人员按照相关的手续做好了外借的过程，却不关注资料的归还情况，甚至认为资料的归还不在自己的业务范围内。其次是制度的制定过程没有责任到人，缺乏激励和惩罚，极易导致工作人员懒散的状态，使得信息得不到有效的利用，例如对于比较重要的信息和资料很多员工怕担责任，就会你推我我推你，最终不了了之，等领导审查的时候，才会发现问题的重要性。最后是档案管理制度没有做到与时俱进，缺乏动态性，尤其是随着新时期信息量和工作量的加大，需要旧制度下形式和内容的改进，否则员工难以在短时间内做到对所有信息的规整，而且无法保证错误率。

3事业单位档案管理创新思路

3.1档案管理理念的创新

认识指导实践，事业单位要想提高档案管理的质量首先要从理念上入手，用现代化的管理理念来认识档案信息的重要性，并在理念的指导下有效地开展管理工作，例如领导者应该从信息社会的角度出发，理解档案内容对于提高事业单位工作效率的作用，同时利用文化宣传，让每一个职员，尤其是档案管理人员重新认识档案的价值，进而将这种理念融合到日常工作中来。

3.2档案管理管理方式的创新

管理方式是落实管理理念的载体，而事业单位在创新管理方式的过程中可以从以下两点入手：其一，创新管理模式，即事业单位应该积极引入现代管理理念中的责任制与监督机制，将档案管理的各相关业务落实到人，并通过相关的监督机制，不断改进业务执行的质量；其二，利用信息化、数字化的管理手段将档案进行整理、分类、归纳，这样不仅提高了档案的安全性，也方便了档案的使用和管理。

3.3加强员工内部培训，提高员工综合素质

首先事业单位在进行招聘的过程中，要做好人才选拔关，即积极引进专业的人才，不受到编制内的限制，一方面要求人才较高的文化水平，另一方面则要求人才过硬的专业知识，以实现人才为我所用。其次要建立完善的内部竞争机制，鉴于目前很多员工都有消极怠工的现象存在，事业单位的档案管理部门就可以设立末位淘汰机制，即定期对档案管理人员进行考核，对于每次业绩都不突出的员工，实施警告、教育和开除的机制，提高其他员工的重视。最后是定期对档案管理员工进行培训。对于新员工，要做好岗前培训，使他们尽快熟悉工作的内容和流程，也尽快了解哪些事情是工作过程中可以做的，哪些事情是不可以做的；对于专业素质较差的员工，则应该做好专业领域的培训，提高专业技能；对于消极怠工的员工，则要做工作作风方面的培训，提高他们为他人和社会服务的意识；而对于工作能力较强的员工，最好能根据他们自身发展的需求，提供更加多样化的培训，实现人才的成长。

3.4创新信息化档案管理

随着信息技术的发展和应用，在档案管理工作上采用先进的信息技术可以有效提升档案管理的效率，节省大量档案管理的时间。所以，信息化档案管理是档案管理工作的发展方向。作为新时期事业单位的档案管理人员，一定要与时俱进，具备现代信息管理理念，掌握信息化档案管理手段，能够借助扫描仪，计算机等信息设备对文字类纸质档案进行转化，保证档案信息的齐全和完整，避免丢失。在档案信息资源共享上，档案管理要增强服务意识，创造便利的人性化的共享条件，推动档案管理的信息化职能。另外，事业单位不同于私营单位，所以，在信息设备的采购上要尽量一步到位，结合事业单位的现实需要，引进符合实际情况，满足实际需求的现代信息化档案管理设备设施，可以保障档案信息传递的准确性和有效性。

结束语：

对于事业单位而言，档案的合理化管理尤为重要，档案管理是一项需要单位长期关注的工作。就目前而言，大多单位仍存在着管理人员缺乏专业知识以及管理手段较为陈旧等这些问题，因此作为管理人士必须注重个人专业素质的提高，作为事业单位要注重创新管理手段，不断学习采用和档案管理相关的新技术，让管理工作实现科学化。

参考文献：

[1]田爽.新时期事业单位档案管理的创新思路探究[J].科技传播，2016，8（03）.

[2]李凤娟，牛颖.关于事业单位人事档案管理创新思路的探讨[J].黑龙江史志，2015（01）.