分析高职院校文书档案数字化管理方案

刘洋

关键词：高职院校;文书档案;数字化;管理方案

现阶段我国已经逐渐的迈进了信息时代，所以在信息技术不断发展的今天，信息技术己经逐渐渗透到各行各业，其中就直接包括档案管理领域。在过去的高职院校文书档案管理中，很多时候都是采用文书的档案形式，这种以纸质材料保存原始文件资料的方式虽然能够有效、客观地反映历史，但是其利用价值不高，而且一旦保存不善就会出现档案丢失的情况，而且在进行高职院校文书档案管理的过程中会浪费大量的人力、物力，直接会降低高职院校文书档案管理效率。

1高职院校文书档案数字化管理的重要性

在对高职院校文书档案数字化管理的重要性进行深入分析的过程中需要从几个方面来阐述：第一个方面就是数字化档案管理是完善档案管理的有效措施，第二个方面就是数字化档案管理是强化信息安全性的必然选择。

1.1数字化档案管理是完善档案管理的有效措施

现阶段很多管理人员都意识到传统的管理模式已经不能满足现阶段越来越多的档案，所以需要进新型的管理模式，而高职院校选择开放的数字化管理模式就能够实现档案的科学化、数据化管理。

1.2数字化档案管理是强化信息安全性的必然选择

档案信息作为记录高职院校各项事业的重要依据，其信息的安全问题理应摆在档案管理的首要位置。

2做好高职院校文书档案数字化管理的路径

在对做好高职院校文书档案数字化管理的路径进行深入分析的过程中需要从几个方面来阐述：第一个方面就是转变传统的管理观念，提高对档案管理的认识;第二个方面就是高职院校文书档案管理人员用先进技术，做好档案加工;第三个方面就是管理人员要加强计算机网络及数字化信息网络建设。

2.1转变传统的管理观念，提高对档案管理的认识

在对转变传统的管理观念，提高对档案管理的认识进行深入分析的过程中需要从几个方面来阐述：第一个方面就是高职院校领导要开拓思路、更新观念;第二个方面就是档案管理工作者自身要提高档案管理意识。

2.1.1高职院校领导要开拓思路、更新观念

高职院校的领导需要引进新型的文书档案数字化管理，并注重档案对于学校日后发展的重要性，从而为档案管理提供一个更安全的环境，其中主要包括几个方面：第一个方面就是购置设备、第二个方面就是扩建馆舍等，在增加必要资金投入的基础上不断的更新档案系统，从而更好的进行档案管理。

2.1.2档案管理工作者自身要提高档案管理意识

对于高职院校文书档案管理人员来说，自身需要提升档案管理意识，而且要对自己的工作充满信心，了解自己这份工作的重要性。在日常的工作中不仅仅要对档案进行认真的整理、归档还需要对其进行细心的保管，进而确保档案的完整性和有效性。

2.2高职院校文书档案管理人员用先进技术，做好档案加工

在对高职院校文书档案管理人员用先进技术，做好档案加工进行深入分析的过程中需要从几个方面来阐述：第一个方面就是应用计算机技术做好档案信息的检索、处理、整合，第二个方面就是利用微缩技术翻拍、留存、传递档案信息。

2.2.1应用计算机技术做好档案信息的检索、处理、整合

现阶段随着信息技术的不断发展，网络在人们的生活中已经占据了非常主要的位置，而且通过信息技术不仅仅可以转变传统的高职院校文书档案管理模式还可以提升高职院校文书档案管理人员的管理效率，通过数字化的特点保证高职院校文书档案可以更好的应用在各个方面。而且现阶段科技也一直在不断发展，信息技术对于高职院校文书档案的处理功能也日益强大，大容量、高速度的信息技术不仅仅可以快速对档案信息进行检索、归档还可以极大地减轻了档案工作人员的劳动强度，让高职院校文书档案管理人员可以更好的进行档案管理工作，在保证档案安全和准确度的基础上提高档案的管理效率。同时存储在计算机中的档案信息还能够实现统计、打印、传递、编目等多种功能的步骤，将所有的流程一起制作出来，极大提高了高职院校文书档案管理人员的工作效率。

2.2.2利用微缩技术翻拍、留存、传递档案信息

微缩技术就是将文件按照一定比例缩小，通过感光材料拍摄下来，制成微缩复制品，

进而完成存储、传递、使用的一项技术。

2.3管理人員要加强计算机网络及数字化信息网络建设

在现阶段的高职院校文书档案管理中，很多管理人员都开始采用新型的档案管理模式，将信息技术逐渐的融入到高职院校文书档案管理中，进而提高高职院校文书档案管理效率。而且通过这种新型的档案管理模式还可以减轻高职院校文书档案管理人员的工作压力，让管理人员可以管理更多的档案，并保证档案的安全。通过信息技术的引进可以了解到的就是高职院校文书档案最终的传播模式就是通过互联网，这就需要高职院校文书档案管理人员开始学习新型的档案管理模式，不断的引进最新型的网络技术，从而在高职院校文书档案管理的过程中逐渐建立一套传输效率高、安全、稳定的信息网络，然后将档案管理同网络逐渐的结合到一起，真正意义上实现高职院校文书档案信息资源跨区域传递以及跨部门传递，一旦有需要档案的人员便可以通过最有效的方式让其获得自己想要的档案，从而让档案管理人员更好的进行管理档案。

综上所述，随着新课标的不断深入，在现阶段的高职院校文书档案管理中，很多管理人员都逐渐意识到传统的管理模式已经无法满足现阶段的档案管理需求，所以高职院校文书档案的工作人员需要转变传统的管理模式，在传统的管理模式中逐渐的引进数字化管理，通过信息技术来实行高职院校文书档案职责。只有这样才能让提高自身的管理水平，同时也让高职院校文书档案更永久的保存下来，给高职院校日后的发展打下坚实的基础。