现代企业档案管理工作的信息化建设探析

鞠亚楠

摘要：随着新时代的发展，信息技术逐渐渗透到各行各业中，为企业带来了极大的便利。信息化建设成为了我国进步的重要举措。而在现代企业管理档案时，借助先进的技术，能让整体工作进展更加有序。本文就现代企业档案管理工作的信息化建设进行分析，并提出几条建议，加以探讨。

关键词：现代企业档案管理;信息化建设;策略探析

企业在发展的过程中，其内部管理工作至关重要，是保证其长期稳定发展的根本。而现代社会的先进技术手段，让企业的工作模式也发生了变化，我们可以看到，越来越多的信息化软件进入到企业管理者的视野中，并为其日常工作提供了巨大的促进作用。虽然传统的纸质档案还占主导地位，但是企业管理使用电脑设备办公比例在增加，这是技术的革新，更是发展理念的与时俱进，无论是从节省人力物力还是节省企业经济预算，都有良好的作用，具有重要的现实意义，值得贯彻并推广。

一、信息化建设中存在的问题

（一）人员尚未树立信息化建设意识

这是目前企业中最常见的问题，大部分员工和管理者还没有意识到信息化时代的影响和重要意义，在档案管理方面依旧采用的传统纸质材料记录和保存，个别思想先进的员工，即使使用了电脑进行操作，也只是流于单纯的记录形式，没有利用到电脑强大的运算能力，没有做到对档案的快捷管理，整体工作还是人工手段居多。这一点很明显已经不能应对现代快節奏社会发展的需要，而且正因这种传统的操作形式，企业管理者在规划中将其摆在了不起眼的位置，无论是宣传还是规范管理都缺少资金和技术人员的支持，进而影响档案信息化在企业管理中的应用推广。

（二）没有强力的监管措施

这是管理者在发展中造成的纰漏，企业的发展，必须提前进行市场调研，更新社会发展的先进技术，并与自身企业的发展规划完美融合，创建出与时俱进的发展方针。但是大多数企业都缺乏这方面的意识，在企业中没有良好的推行制度，没有强力的监管措施，信息化建设的道路举步维艰。

（三）计算机设备陈旧

信息化技术要想健康发展，过硬的设备质量是其基本保证。由于信息化建设的理念在各大企业才初步形成，其计算机设施还是老旧部分为主，没有新式的运算芯片和处理器，对于档案管理工作就无法完美胜任，效率低下。而且落后的处理设备，在企业需要调用数据库信息的时候，极大概率出现卡顿迟缓等现象，直接影响企业的经济效益。

（四）技术水平不达标

工作人员缺乏强有力的执行力及学习新事物的能力，对于管理者制定出的计划也没有贯彻落实，与此同时团队合作的意识也亟待培养。为保障企业档案管理的高效合理进行，必然要对从业人员的计算机设备操作水平和作业规范提出更高的要求，这是多方面考究的结果。若是档案存储出现异常，可能会影响到企业关键时刻的资金和人员调用，极有可能让企业蒙受经济损失。

二、加强现代企业档案管理工作信息化的手段

（一）树立起信息化发展的意识。

当下企业的发展要想取得进步，必须从根本上端正态度，拓展自身的思想形态。从管理者出发，在制定具体的发展方向时，将信息化管理的意识融入到运营中，借助多渠道，将计算机设备的专业手法和实施的重要性对企业内部人员进行普及，促使管理人员转变观念意识，提高对信息化建设的热情。

（二）设置科学的监督管理机制

这是落实信息化技术普及工作的必要手段，为了保障企业的长期发展，对于档案管理的运营进行监督和管理。相关人员要定期做出工作总结，交由企业专门制定的小组进行归纳总结，借助研究员工学习信息化技术的进程，企业可以更有针对性地开展下一步发展工作，各项指标的指定也就更加具有目的性，企业整体管理由此变得合理有序。

（三）做好作业人员的综合培训

理解了企业制定的计算机技术操作规范，还要将其落实，为此大力开展培训工作，提高从业人员的专业水平，让他们充分意识到信息化管理的便利和重要性。对此企业要安排好时间，规范员工行为，周期性地灌输指导思想，定期组织培训，系统地对档案管理人员进行教育，充分了解各类操作方法，在培训后进行相关知识考核;对于计算机设备操作熟练的员工，鼓励其传授心得，并带头担起档案管理信息化发展的责任，在实际工作时与同事互相帮助，解答疑难，旨在信息化技术在企业内部的快速普及。

（四）合理选择计算机设备

设备的更新任务也是发展中必须解决的点，企业要进行档案的信息化管理，就必须将硬件设施准备到位。计算机技术的发展日新月异，其算法程序也是不断地革新，企业必须保证自身所使用的软硬件不断更新，借此才能让企业的发展跟上社会的进步，创造出更高的经济效益。

三、结语

现代企业管理突出科学性与时效性，进而给档案管理工作提出了新的要求，对其开展信息化建设无疑成为最佳的变革途径。现代企业必须以科学发展观为出发点，以科技为依托，以人才为突破，来实现档案管理信息化的最大服务价值。

参考文献：

[1]谢佳辰.现代企业档案管理工作的信息化建设探析[J].财会学习，2018，179 （05）：136-137.

[2]韩继红.现代企业档案管理工作的信息化建设浅谈[J].办公室业务，2018，297 （16）：65.