信息化条件下的档案管理与服务创新

摘 要：近些年，信息技术被广泛应用档案管理过程中，提高档案管理的效率和质量。但是企业在开展档案管理过程中还存在着很多问题。因此本文在此基础上就如何在信息化条件下提高档案管理与服务创新的质量相关问题做了一定的探索，从而促进我国档案管理工作地开展。

关键词：信息化条件 档案管理 服务创新

1.档案信息管理的重要性

目前，随着以互联网技术为核心的信息技术被广泛应用各个行业，极大提升了各个行业工作的效率。在传统的档案管理过程中，各种档案信息需要使用纸质介质进行存储，但是使用这种介质进行储存具有一定的安全隐患，纸质介质在存储过程中会受到外界环境的作用，这样就能够使得一些重要的信息丢失。但是信息化技术能够有效解决这个问题，目前通过相关的信息管理软件和管理系统能够将档案信息储存在数据库或者是硬盘、磁盘中，这样就保障了信息在储存过程中不会随着时间的推移出现信息的丢失等问题。这种技术地提升大大提升了企业开展信息管理的效率和质量问题。所谓地信息化管理过程就是通过利用信息管理系统和信息管理技术来对相应的档案信息进行分类、管理和储存，在储存过程中需要按照我国档案管理地相关需求和相关要求进行相应的管理存储，从而更好地便于查阅和整理。

2.档案信息管理存在的问题

2.1企业档案管理人员的综合能力水平不高。信息管理需要提升了管理的效率和质量问题，但是对于档案管理人员也提出了更高的要求。传统的档案管理仅仅需要工作人员掌握信息管理的相关知识，能够对档案进行有效整理、分类和存储。但是在信息化的条件下对管理人员的信息管理能力有了更高的要求，需要管理人员掌握相应的软件使用、一些数据库软件的使用以及数据软件的使用等等。此外，档案管理也是一项服务和管理工作，对于管理人员的创造力并不高，这样就使得管理人员的综合业务能力不强，信息化管理技术和软件应用对于他们来说是一个新的挑。，企业在发展和建设过程中，需要建立完善的绩效考核机制来不断督促管理人员综合能力提升，从而更好提升他们的综合能力。目前很多企业的考核指标过于陈旧，就很难有效激发管理人员的积极性，这样就是管理人员在开展工作时积极性不高，不利于提升档案管理的工作效率。

2.2信息管理系统存在着很大的安全隐患。现阶段为了档案管理信息系統安全性，很多企业也应用了很多技术手段，其中一个十分常见的技术就是通过交换机的端口绑定实际的MAC地址和IP地址来抵御外界黑客的非法入侵，这种方法具有一定的效果，但是在长期应用过程中也存在着很大的安全隐患，主要表现在以下几个方面。第一是在将端口和主机标定的过程中需要对于每一台电脑进行相应的设置，这样就显著增加了工作工作的强度和难度，而且设置过程十分繁琐。第二，随着黑客入侵技术地提高，黑客在选择入侵过程中能够轻易修改实际电脑的MAC和IP地址，或者直接伪装成相应的地址进行入侵，这样就能够很轻易蒙蔽信息系统，从而轻易进入系统系统当中获得所需要的数据。这种技术目前已经被时代所淘汰。

信息系统安全管理系统建设主要是提高系统对于外部恶意攻击地抵御，从而成功将各种外界入侵进行有效拦截，但是目前使用的入侵拦截相关技术具有一定的局限性，在拦截成功率和可靠性方面还存在着很大的问题。现在大多数企业系统使用的是IDS 入侵检测系统，这种系统具有一定的优势，对于一般的入侵具有一定的拦截能力，但是它也存在明显的缺点。就是这种系统只能够入侵进行相应的安全提醒，在抵御功能和防护攻击方面效果不甚理想，这样在应对很强的特定性攻击上就可能存在着很大的安全隐患，从而使得企业的安全数据丢失，影响企业正常运转，而且企业的信息安全系统最好能够将入侵检测和攻击防御应用在一个系统上。

3. 信息化条件下的档案管理与服务创新的几点建议

3.1加强信息系统建设。新时期对于档案管理人员使用信息能力提出了新的要求和新的期望，不仅要求管理人员具有较强的业务能力，同时又要具有良好的对外沟通和服务能力，另外还要具有相关信息软件使用的相关经验。要对于平时工作中加强档案管理者信息技术培训，尤其培训使用信息管理系统的能力。每一个企业对于信息技术的能力要求是不同的，因此各个企业在建立自己的档案信息管理系统时，要从实际情况出发从而使得信息系统更好地服务于企业的档案管理工作。另外为了使得管理人员更好开展社会保险管理工作，必须在工作中熟练掌握各种信息管理软件和信息管理系统，因此企业需要加强对管理人员的培训力度。现代的信息管理系统的效率比传统档案管理的效率更加高效科学，因此各个企业要制定系统的培训方案，使得管理人员熟练掌握使用软件进行档案管理和档案分析的能力，从而更好促进企业的健康发展。

3.2制定合理的培养计划。在新时期发展过程中要充分发挥企业人力资源管理的优势，通过管理能够充分发挥每一个工作人员的最大价值，从而更好开展工作。但是目前我国很多企业的综合素质还待提高，只有企业建立了一支高素质的队伍，才能更好开展工作，更好做好本职工作。另外一方面通过科学有效的管理培训能够短时间提高员工的知识理论水平以及档案管理能力。因此企业在制定职员的培训计划是，要充分结合自身档案建设的方向来制定合适的培养技术，从而使得档案管理人员很快掌握档案管理的技巧和专业技能，从而提高员工的专业素质和能力水平。

3.3加强电子信息技术的应用。目前大多数企业的信息安全防护等级不能满足企业实际的建设地需求，因此企业在建设信息系统过程中应该从企业实际需求出发，充分结合企业工作实际工作的特点，来建立一个更加完善的系统防护系统，使得这个防护系统能够将入侵检测和入侵防护更好结合在一起，从而更好抵御外部的恶意攻击。在构建管理系统过程中需要从以下一个方面出发，第一是要对于企业系统防护系统登记和防护能力进行科学合理地评估，对于系统存在的安全漏洞进行详细排查，从而制定更加完善修补方案，通过建立不同的权限访问制度来加强对于核心数据的保护力度。第二，要加强对入侵检测系统建立，有效防止各种非法入侵和病毒攻击，充分利用强大的杀毒软件和相关信息安全技术，保障信息系统防护等级，从而维护企业内部数据安全性和稳定性。经常提醒相关人员进行杀毒软件和系统补丁的升级，从而提高相关工作人员安全防护意识，从而有效降低潜在的信息安全风险。第三，建立完善的信息服务管理制度，完善紧急服务系统，做好关键数据的备份，同时利用数据恢复技术来及时恢复重要数据。通过完善管理来提高信息管理的质量，从而更好为患者提供更加优质的服务。

4.结语

综上所示，信息技术应用与档案管理过程中显著提高了管理效率，但是与此同时也带来了很多问题，这些问题需要从管理和技术两个角度出发进行解决，从而更好提高档案管理的质量。

参考文献

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作者简介：段金荣（1974年-10），籍贯：山东寿光，稻田镇人民政府工作人员，大专学历。