谈现代档案管理信息化建设的必要性与策略

季东妍

摘 要：在灌溉管理当中，我们除了要尽职尽责的做好灌溉管理工作外，还需要重视并切实做好相关的档案管理工作，改进、优化档案管理的方式、方法，如引入和应用信息化技术，推进信息化档案管理，借助信息化技术的优势，提高档案管理工作的效率与质量，更好的发挥出档案管理工作的价值 。本文基于作者自身的实际工作经验与学习认识，首先简单分析了现代档案管理信息化建设的必要性，然后主要就档案管理的信息化建设策略提出了部分探讨性建议，以期能为相关的工作实践提供参考。

关键词：档案管理 信息化 建设策略

在现如今的灌溉管理局档案管理工作中，我们必须要将档案管理信息化建设作为一个关键课题，积极加强相关的研究、探讨与实践，顺应时代和科学技术的发展趋势，使档案管理工作可以取得更好的成效。

一、现代档案管理信息化建设的必要性

灌溉管理局档案管理工作，主要是对灌溉工作相关的技术性、政策性文件，以及管理局的行政信息、人事信息等，进行全面的收集、鉴定、整理、编撰、统计以及保管、研究和利用。其工作重要性强，所涉及到的工作内容多而琐碎、复杂，尤其是在当前档案文件、信息量越来越大的情况下，依靠传统完全人力的方式来进行档案管理，会给工作人员带来极大的工作压力，而且工作效率、质量低下，非常容易出现各种错误、疏漏，如档案文件信息遗失、不全，档案信息记录不规范等等，这会对后期的档案利用，带来诸多的不便，体现不出档案管理的价值[1]。因为档案管理的意义不仅仅在于记录和见证历史，其同时更在于为今后的灌溉工作、水利工作、农业生产工作等，提供相关的依据、指导，保证其他各项工作决策的科学性、合理性。

对于上述的问题，通过信息化技术的引入和应用，则均可以得到很好的解决。如在信息化技术的帮助下，档案管理工作的效率可以大大的提升，同时人的工作量会大大的減轻，很多繁琐的工作都可以在信息化技术高速的处理能力下，快速的完成。再者是信息化技术的应用，能够大大提高档案管理的规范性，从档案文件、信息的收集环节开始，其便能够自动的进行错误识别、纠正，防止出现错误、疏漏或信息遗失、信息不全等问题，保证档案质量。还有非常重要的一点，在传统的档案管理工作中，受存储介质、传输条件的影响，档案的应用是较为困难的。而在信息化的技术条件下，档案则可以实现高度的大范围共享，所有的上下级单位、合作单位等，都可以通过互联网快速的检索、下载获得档案信息，不需要考虑交通，时间成本、物质成本非常低，可以做到随用随取。而且在现如今的大数据与人工智能技术下，我们可以对档案进行深入的价值挖掘，得到一些人工难以发现的具有价值的信息，这样一来，就可以实现档案利用价值的最大化体现。由此可见，推行现代档案管理信息化建设，是具有高度必要性的，需要我们加强相关的研究、探讨与实践。

二、现代档案管理信息化建设策略

（一）打造档案管理的信息化平台。灌溉管理局的档案信息化管理，需要以功能健全、性能优越的信息化平台为基础，这是推进档案管理信息化建设的前提和必要条件。例如，应当根据档案管理工作的现实需求，配备必要的办公室、计算机、扫描仪、专用网络等硬件设施、设备。尤其要注重档案信息化管理系统的建设，该系统不仅要满足档案管理在录入、鉴定、整理、编撰、统计以及保管、研究和利用等方面的基本功能需求，同时更要具有完善的逻辑结构，简而言之就是要实现档案管理工作平台，与其他相关工作站点的衔接，其目的是为了及时收集相关的文件、信息，如在电子化办公的当下，一旦有文件、信息产生，便直接通过系统传输到档案管理工作平台，快速完成编撰、归档等方面的工作，防止时间一久出现文件、信息遗失、遗漏方面的问题。还有一点是档案管理的信息化系统平台必须要具备最基本的识错、纠错功能，如根据档案管理人员的信息录入，自动判断信息的录入是否正确、是否符合要求[2]。

（二）制定、执行严格的档案信息化管理制度。与传统的人工档案管理不同，在信息化技术的帮助下，很多档案管理工作的细节，都可以得到监控和修正，从而避免一些问题的出现，但同时在信息化的技术条件下，档案管理工作又可能出现一些新的问题，为了进一步克服、规避相关问题，我们就必须要针对信息化档案管理工作的特点，制定、执行严格的档案信息化管理制度如应当以国家《电子公文归档管理暂行办法》、《档案法》为基本的框架、参考和依据，然后结合灌溉管理局自身的信息化档案管理工作情况，明确各项档案管理工作的操作要求，细化信息化档案管理中收集、鉴定、整理、编撰、统计以及保管、研究和利用等各个工作环节，必须要遵守和执行的规范，指导信息化档案管理工作的有序推进。再者，要健全信息化档案管理工作的责权体系，将档案管理工作的相关责任落实到具体岗位、具体人头，对应工作内容和责权的分配，制定客观、公正的考核指标，对信息化档案管理工作的推进、落实情况进行考核，对于发现的问题，追责到人头，并对存在的问题，在制度上做出更进一步的严格规定，避免相同问题再次出现。

（三）提升信息化档案管理的专业化水平。档案管理工作非常的琐碎、复杂及时是在信息化时代下，有了信息化技术的自动、智能帮助，但很多细节性的工作依然需要人为的操作才能完成，而且与传统的档案管理相比，信息化档案管理对操作的专业化水平要求更高，如对档案的搜集、整理、归档、存档、调阅等等，都必须要具有更高的专业性，这样才能更好的推进档案信息化管理。例如，在档案的收集、编制工作当中，档案管理工作人员应当要能够明确收集区间，根据单位自身的实际活动情况、工作情况以及相关要求来进行信息化档案的编制，确保档案信息内容全面、完整;在后期的保管工作当中，必须要能够全面保证信息化档案的信息安全，不能发生损坏、丢失的情况，更不能发生泄密的情况，作为工作人员一是要具备良好的安全意识、责任意识，二是要具备信息安全方面的专业技术能力，能够正确的进行档案管理相关操作，防止各种可能发生的信息安全侵犯，等等[3]。

（四）加强对档案信息的信息化挖掘、分析。通过对档案的利用，才能体现出档案管理的价值，为此我们应当加强对档案信息的信息化挖掘、分析，使其能够更好的被应用到各项工作的参考、指导中。如应当强化档案信息的共享，借助于互联网高效互通、互联的优势，与地方档案管理机关、上级单位和其他相关单位，建立起直接的档案信息共享渠道，允许相互之间查询有权限的，非保密性、非敏感性的档案信息，为各方的档案调阅、使用提供尽可能的便利，提高档案使用的效率。与此同时，应在档案管理工作当中，引入更加先进的人工智能技术、大数据技术，借助其超高的计算能力，对海量的、相关的档案信息进行深入、全面的分析，帮助我们从有序或无序的数据当中，挖掘出各种更有价值且人为难以发现的信息，从而使档案信息的应用价值最大化[4]。

三、结语

除了上面所提到的几点之外，我们还必须要加强对档案管理工作人员的教育、培训工作，提高他们的档案管理专业知识、能力，同时使其掌握熟练的信息化操作技术、技巧，能够更好的适应信息化档案管理工作的开展，从而对档案管理的信息化建设起到有力的推动、保障作用。

参考文献

[1] 王彩莲.分析档案管理的发展趋势——档案管理信息化[J].才智，2019（24）：217-218

[2] 夏璐.档案管理的发展趋势分析——档案管理的信息化[J].建材与装饰，2019（24）：207-208.

[3] 翟鹏.档案信息化建设的现实需求和理论路径[J].现代信息科技，2019（14）：113-114.

[4] 李广雨.新形势下档案信息化建设面临的问题及解决对策[J].菏泽学院学报，2018（04）：139-142.