浅谈档案利用服务工作

刘树平

摘 要：档案是历史的真实记录，是社会各项事业发展的重要基础；档案利用工作是档案部门直接向利用者提供档案，为党和国家各项事业服务的工作；档案利用工作是档案管理工作中的关键环节，各项工作对档案的利用便是档案利用工作的直接体现。档案利用工作在档案工作中有着重要的意义。

关键词：档案；利用；重要性

档案是历史的真实记录，是社会各项事业发展的重要基础；档案利用工作是档案部门直接向利用者提供档案，为党和国家各项事业服务的工作。档案利用工作是档案管理工作中的关键环节，各项工作对档案的利用便是档案利用工作的直接体现。档案利用工作在档案工作中有着重要的意义。做好档案提供利用 让其发挥应有作用，是做好档案工作的根本目的和中心任务，是档案工作赖以存在和发展的基础。现结合自己多年从事档案管理工作的实际，就如何做好档案提供利用工作谈几点体会。

一、对档案利用工作重要性的认识

保管档案的根本目的是为社会各项事业提供服务，所以说提供档案利用是档案管理工作的重要环节。档案提供利用工作的重要性是以服务社会各项事业发展为宗旨，通过现代化配合原文手工检索等有效手段，开发、传递档案信息，最大限度地满足社会各方面对档案的需求，充分实现档案的价值。档案工作重在服务，档案工作的服务程度、力度、广度决定着档案工作的影响力，而这种服务主要是通过档案利用服务工作来实现的。同时，社会各界也会通过利用服务这个窗口来认知档案工作，审视档案部门的工作效率和精神面貌。如：社会上很多人通过查阅利用档案，解决了工作中的实际问题，进而了解、认识了档案的重要作用；众多的科研工作者、史学家通过利用档案完成了重大科学研究、史学巨著；最为普遍的是单位编史修志，均离不开档案资料。因此，档案的价值作用，只有在利用中才能被真正认识，只有利用得当才能出效益。并且，档案利用服务工作开展的好与坏，接待服务水平的高与低，不仅影响着档案利用率，影响着档案工作部门的形象，甚至影响着一个地区档案事业的发展。

二、做好档案提供利用工作的几点认识

（一）提高认识、加强宣传，是做好档案提供利用工作的前提

（1）档案工作人员自身要有正确认识。档案人员首先要正确认识档案工作是服务社会，造福人民的一项工作，要本着对历史负责，为社会服务的态度，牢固树立从事档案工作的光荣感、自豪感，进一步增强做好这项工作的使命感和责任感。只有热爱档案工作，献身档案事业，端正服务态度，完善服务措施，才能变被动为主动，把工作做好，为利用者提供优质高效的服务。坚持做到“接待咨询热心、解答问题耐心、调阅档案细心”。

（2）提升档案意识。档案工作涉及社会的各个方面，联系千家万户。因此，就需要我们通过多种形式，宣传档案工作的重要性，宣传《档案法》等档案法律法规，宣传馆藏档案资源的内容，使广大干部群众理解、关心、重视和支持档案工作，积极利用档案。工作人员在工作中自觉养成遵照档案法律法规要求收集、整理、保管和利用档案的良好习惯。

（3）变被动服务为主动服务。过去由于种种原因，档案管理采取封闭或半封闭式的管理方式，使一部分人对档案广泛的社会性和丰富的内容不甚了解，甚至认为档案是 “保密禁地”，不敢或不愿涉足，这些误解在一定程度上影响了档案的利用效率。随着《档案法》等法律法规的颁布实施和人们对档案工作重要性认识的提高，查阅档案的人员越来越多，档案工作已越来越成为整个社会事业中不可缺少的一部分，档案作用的重要性是难以替代的，已逐渐成为人们的共识，档案部门应主动适应社会要求，积极主动为社会提供利用服务。

（二）加强档案基础工作，是做好档案提供利用工作的关键

（1）丰富馆藏，优化馆藏结构，是做好利用服务的首要条件。收藏档案的根本目的，就是满足广大档案用户对档案信息资源的利用要求。近几年，档案馆及时接收档案进馆，扩大馆藏范围，做到门类齐全，结构合理，地方特色突出。只有掌握丰富、齐全、完整的原始资料，才能形成高质量的档案，才能在提供利用上掌握主动权。反之，档案的利用工作便失去了物质保障。为保证档案的齐全完整，就需要加强档案征集工作，确保档案原始资料齐全，同时把好接收关，特别注意接收一些有科研价值的专业档案。

（2）完善档案检索工具。能否及时准确地提供档案，为利用者服务，在很大程度上取决于有无完备的检索工具。针对这一情况，我们在原有的案卷目录、全引目录的基础上编制了文号索引、专题目录、基础数字汇编等检索工具，既为查档者提供了快捷的服务，又进一步提高了档案利用的工作效率。

（3）熟悉馆藏是提高工作效率的有效途径。作为查档接待服务人员，全面熟悉馆藏情况，掌握各全宗存放位置、各全宗部門的基本内容、基本职能，全宗之间的相互关系，及全宗管辖范围、发展变化概况和所属关系等有关情况，提高检索速度，提高查准率和查全率

（三）加强学习，健全制度，实现档案管理现代化，是做好档案利用工作的根本途径

（1）加强对档案人员的学习培训。随着档案业务范围的不断拓宽和现代化管理设备的普及使用，对档案管理工作的主体档案人员提出了新的更高的要求。只有充分利用各种形式，抓好档案干部职工的政治、业务和科学技术的学习培训，不断提高“两个素质”和管理水平，才能充分发挥档案的作用，提供及时、准确、周到的服务。

（2）建立健全档案工作各项规章制度。《档案法》第十条明确规定“各级各类档案馆、机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配备必要的设施，确保档案的安全，采用先进技术，实现档案管理现代化”。为了更好地落实《档案法》，搞好档案的提供利用工作，各级都建立了一套行之有效的制度。诸如《档案资料收集办法》、《档案接收制度》、《档案利用制度》和《档案工作人员岗位责任制》等，这些制度规范了档案工作各个环节上的程序和标准，明确了档案人员工作范围和职责，确保档案利用工作建立在坚实的基础之上。

（3）逐步实现档案管理现代化。目前，机关办公自动化已广泛启动，档案管理现代化也是必然趋势，这对档案的提供利用工作具有重要的意义。档案管理向现代化的转变，将是一场历史性的变革，我们只有从现在起就抓紧工作，创造条件，促进其从传统的纸质化向数字现代化发展，促进档案利用服务工作效率的提升。