新形势背景下企业办公室工作的科学管理及对策探讨

覃世松

摘要：本文立足新常态宏观背景，针对企业办公室工作展开分析讨论，集中从工作理念、控制意识、管理机制以及人员素质提升四个方面提出对策。期待为进一步提高企业办公室管理水平与工作效率贡献绵薄之力。

关键词：企业;办公室工作;科学管理

经济新常态背景下，企业发展实践中的竞争环境日渐复杂，这就需要企业快速构建现代化管理制度，在进一步提高企业管理能力与水平的过程中，办公室发挥关键性作用。所以如何进一步提高企业办公室管理水平已经成为集中关注的问题。基于此，笔者针对企业办公室科学管理展开的分析提讨论具有现实意义。

一、轉变服务理念

现阶段，企业现代化程度逐步提高，办公室的各项工作基本上都已经实现了现代化，自动化已经成为了办公室工作的主要特征，这在一定程度上增加了办公室管理工作的难度，办公室工作效率晋一部提高的情况下，办公室管理也面对着严峻的挑战。对于企业来讲，办公室的主要职能就是服务，所以新形势背景下，如何进一步提高办公室的服务质量是企业办公室需要集中思考的问题，所以企业发展实践中，应该以基层员工的满意程度作为基础，去衡量办公室的整体服务能力。企业需要从全局发展出发，整体改变服务现状，从进一步优化服务理念着手，对工作重点进行逐层逐步的调研分析，合理、全面的搜集管理信息。与此同时，值得注意的是，企业办公室的服务职能，要从企业发展的战略这一角度集中思考，针对办公室工作的全过程进行优化，这样可以为企业领导者的决策提供科学有效的依据。在执行的过程中，必须要对服务方案的执行情况进行全方位的跟踪，并做出深入性的分析，及时发现工作实践中所出现的各类型问题，将其汇总之后即使反馈给相关管理人员，从而推动企业的健康稳定、可持续发展。

二、培养控制意识

在市场经济体制改革深化落实的新形势下，企业的经营范围不断扩大，使得企业经济效益、社会效益的能力不断提升，在这一背景之下，企业更应该高度重视办公室的科学管理，对办公室工作中的每一个细节都要给予高度的重视，最终使得办公室可以为企业各项业务的开展提供优质的服务，从而全面提高企业的市场竞争力。例如，在起草文稿的时候，相关工作人员一定要结合企业发展的战略目标以及运营节奏，从全局的角度出发，实现工作的超前落实，以此为文稿起草工作的开展争取更多的准备时间，提高工作效率与质量。与此同时，在开展各项工作的时候，一定要深层次的理解领导指示以及部署，在这一基础之上深层次的展开调研，确保所收集各项数据信息的准确性，使得办公室的各项工作可以切实满足各职能部门开展业务的现实需要，在制定相关文件的时候，一定要对其中的内容进行深层次的论证，进而形成纲领性的文件。在接待事务的过程中，如果不能积极做好事前控制，那么就容易导致制定出来的方案合理性缺失，进而导致工作实践中出现披露。所以，新形势下企业办公室工作的开展，一定要从全局的角度出发，积极树立事前控制意识，进而强化整体控制能力，提高管理的科学程度，提高工作效率以及工作质量[1]。

三、完善管理制度

对于企业的来讲，办公室工作的重要性是不言而喻的，为了全面实现优化管理、科学管理，进而提高办公室的服务能力，为企业发展做好保障，企业办公室一定要进一步建立健全管理机制，并在实践中严格落实与执行管理制度，不断提高内部管理能力，实现办公室服务水平的提高，为各项工作的时效性开展奠定坚实的基础。第一，企业应该进一步完善岗位责任机制，使得各项工作可以规范开展，让各类工作真正做到有章可循、有据可依。第二，注重办公室工作的细节化，强化细节管理力度，通过精细化、规范化的管理制度，使得办公室工作制度可以深化落实、有效执行，切实发挥其价值;在管理实践中，应该对办公室先管工作人员进行严格管控，尤其应该注意对办公司人员情绪、情感价值变化情况的管控，然后结合实际情况应用行之有效的措施，强化全体办公室人员的归属感、使命感、责任感，最大限度的调动员工的积极性，发挥其最大价值，推动办公室工作的创新发展[2]。第三，在企业内部管理实践中，应该进一步完善用人机制与激励机制，优化人资管理流程，针对表现突出的员工应该予以适当的奖励，从而激发员工的创造力和服务热情，提高办公室工作效率。

四、强化人员培训

办公室工作效率的提升以及服务能力的提高，与办公室人员的职业技能与职业素养密切相关，在企业规模不断壮大的背景下，若想实现办公室的科学管理必须注重提高办公室人员的职业技能与职业素养。一方面，企业应该进行科学的人力资源规划，开展高效的招聘与配置工作，引进符合企业办公室工作新形势的专业人才，逐步壮大企业办公室人员队伍，提高办公室队伍的职业化程度，为办公室工作的有效开展奠定坚实的人力资源基础。另一方面，企业应该进一步完善培训机制，针对在职人员进行专业化的职后培训，在开展培训工作的时候，一定要注意培训需求的调查，结合培训需求提高培训工作的时效性，实现办公室人员职业技能与素养的动态性提升。

五、结语

综上所述，实现办公室的科学管理是进一步提高其服务水平以及能力的需要，是推动企业健康稳定发展的需要。希望通过文章的阐述，可以使得企业管理者认识到企业办公室工作的重要意义，转变管理理念、完善管理制度，逐步提高办公室工作效率。

参考文献：

[1]魏强.新形势下石油企业办公室工作的科学管理及对策分析[J].石化技术，2018，25 （04）：279.

[2]张可心，栾虎，张峰，怀海宁，王碧琴.试论新形势下石油企业办公室工作的科学管理及对策[J].办公室业务，2013 （07）：11-13.