数字化档案管理中信息通信技术的应用

摘要：随着当前科学技术的快速发展，档案管理工作取得了较大的进步，出现了数字化档案管理，其能够有效地适应现阶段社会发展的新形势。然而在数字化档案管理中，信息通信技术的应用是十分重要的，其能够为档案管理服务提供坚实的技术支持和发展途径。因此本文通过阐述信息通信技术，并探讨数字化档案管理中对信息通信技术的应用，旨在进一步促进档案管理工作的实效性。

关键词：数字化;档案管理;信息通信技术;应用

一、前言

数字化档案管理实际上是一种利用计算机系统技术，通过建立其有序结构的数字化档案资源存储信息库，可以有效地解决传统文本档案管理存在的缺陷，并能够提高资源管理质量和效率。其中信息通信技术则发挥了重要作用，促使档案服务能够更加适应信息时代的发展趋势。但另一方面数字化档案服务发展的实效性，还要更进一步的优化信息通信技术，促使良好应用，实现数字化档案管理具有高效性和科学性。

二、信息通信技术概述

信息通信技术是当前信息技术和通信技术的结合，在社会中各个领域都有相对广泛的应用，尤其是在企业发展转型以及升级的过程中，是重要的技术支持和发展动力。在档案管理方面，信息通信技术能够为档案工作业务发展提供有效的技术途径。在信息化和数字化时代下，档案管理业务正逐渐从传统实体档案模式转型为数字化，在建设过程中，计算机技术代替了以往手工检索方式，有利于快速查阅和调取相关档案信息。这其中则是信息通信技术的支持，因此加强计算机软件和硬件設施建设，推广信息通信技术有利于充分提高数字化档案管理的质量和水平[1]。

三、数字化档案管理中信息通信技术的应用

（一）改进数字化档案管理

在数字化档案管理中应用信息通信技术，存在一定的优势和缺点，首先通过云计算技术能够丰富文档的管理模式，具有速度快、精准度高、查询方便、方式多样的优点，在当前作为一种关键信息管理和沟通的重要工具类型。同时在科学技术不断发展进步的进程中，数字化档案管理对计算机网络的依赖性较大，一旦出现软件或者硬件故障，则会导致档案数据受到较大的影响，甚至可能造成数据失真或丢失的可能性。因此在数字化档案管理中对信息通信技术的应用则要充分掌握其优点和缺点，根据实际的档案管理特点和需求，扬长避短，有效改进数字化档案管理，充分发挥信息通信技术对档案管理质量提高的积极作用。所以，相关档案部门应当尽可能地降低档案管理对计算机网络等软硬件设备的依赖性，及时更新和设计软件系统和硬件设备。并且要通过信息通信技术增强软硬件的兼容性，最大限度地避免出现档案数据丢失或者损坏的可能性。另外还要应用信息通信技术来应对数字化档案的安全和保密需求，即是设置用户使用权限，禁止文件被随意篡改，利用身份验证技术以及数字签名技术等，确保数字化档案管理的安全性[2]。

（二）优化数字化档案文档

在数字化档案管理的背景下，对文档处理提出了更高的要求，即是将每一份的档案文件分为前端、中端和末端等，前端通常是形成文件，中端则是有效地对文件进行处理和鉴定，并整理和编目，最后在末端进行永久保存和到期销毁等。在数字化档案管理的过程中，应用信息通信技术能够对档案文档进行良好的优化。其主要是信息技术和通信技术的有效融合，促使信息系统集成部署的数据管理可以实现数字化档案的高效贡献和传递，在一定程度上可以解决信息不对称的问题，而且也能够缓解信息孤岛的情况。基于此，档案管理部门要重视信息通信技术的应用，结合部门和个人的实际工作需求，加大信息技术的建设力度，尽可能地提高档案管理工作人员对信息通信技术的运用和应用能力，从而更好地构建出系统化的档案办公网络平台，促使数字化档案文档管理得到优化。

（三）信息通信推动技术提高档案管理服务质量

在数字化档案管理中应用信息通信技术最大的作用即是提高档案管理服务质量，现阶段人们对信息的交流传递方式发生了较大的变化，在信息通信技术的支持下，实现了网络沟通工具呈现集成化、开放化的特点特征，能够有效打破时空和地理上的限制。因此在数字化档案管理中优化其应用效果，则就必须要整合信息通信技术资源。结合实际情况，及时更新数字化档案管理网站平台，建设主动的信息通信推送服务。在此基础上则要利用网络平台技术和智能服务平台技术，在信息公开的环境下，针对用户需求，应用信息通信技术推动数字化信息的互联共享和合理利用，最大限度地提高档案管理服务质量。

四、结束语

综上所述，在数字化档案管理过程中，科学合理的应用信息通信技术，能够为档案管理业务以及服务功能的良好实现奠定坚实的基础。所以档案管理部门及相关人员要充分掌握信息通信技术的优势和特点，加大建设力度，通过整合信息通信技术实现改进和提高数字化档案管理安全性、优化档案文档管理功能以及提升档案服务质量等，促进档案事业的向前发展和进步。

参考文献：

[1]郝磊.数字化档案管理中信息通信技术的应用对策[J].办公室业务，2018（13）：42.

[2]贾义燕.数字化信息技术在医院人事档案管理中的应用探讨[J].山东档案，2019（05）：69-70.

作者简介：李举，甘肃省文化艺术档案馆。