多维发力降低可控办公费用对策

周士杰

中图分类号：C931.4 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）8-106-01

摘 要 新形势下，办公用品主要使用于公务活动当中，需要购买办公用品，如果出现不节制的浪费现象，这样就会提高行政开支。因此，这个时候，就需要分析采购中的浪费环节与需要控制的要点。在多维发力的细化措施当中，优化流程，统筹发展，取其精华，去其糟糠，提出可持续控制成本的路径与思路，促进可控办公费的合理使用与可持续发展。

关键词 多维发力 可控办公费用 降低

一、办公费用居高不下的原因

从一定程度上看，由于长期的从事办公用品采购与办公室费用预算工作。发现，一般的情况下，这些东西全部是由办公室统一进行预算与购置办理，然后其他的部门申请需要购买的用品。从整体的角度看，总量可以控制，服务需求可以得到满足。但是随着经济效益的不断提升，业务量与服务需求的不斷提高，办公费、服务费呈现了逐年递增的趋向。以之前单位的办公费用统计为例，2015年的时候，原单位办公费为18万元；在2016年的时候，原单位办公费为22万元；在2017年的时候，原单位办公费为37万元。另外，维修服务费，在2015年的时候，原单位维修服务费为7.2万元；在2016年的时候，原单位维修服务费为8.2万元；在2017年的时候，原单位维修服务费为10.05万元。在2018年上半年的时候，通过实施多维度措施，与2017年同期相比较，成本降低了35%。因此，继续使用多维度的措施对控制单位办公成本是有一定作用的。之前，之所以造成成本较高的原因可以分为以下几种。第一，攀比成风；例如：办公室从上到下，应有尽有，表面气派，实际呈现了浪费的风气。第二，检查多、会议多、庆典多。例如：会议较多，时间较长，不仅东西花样繁多，结束后还有纪念品，这样就造成了很大的浪费。

二、多维发力降低可控办公费用对策

（一）分类分标段招标降低成本

此种方式，属于标段定服务商的范畴，可以在招标的基础上进行细化，分为四个标段：（1）办公用品。（2）设备耗材。（3）印刷广告服务。（4）设备维修服务。在2018年的时候，就是使用此种标段的方式，最终选出专业化的供应商，降低了采购成本，避免第三方采购问题出现。

（二）细化合同采购目录降低成本

从传统的角度看，在采购的时候，往往使用的是同一个品牌或者是类别的办公用品。这个时候，需要整合思路，在“低、中、高”三个档次当中进行报价，这样就可以根据需求进行采购。如此，不仅可以消除“供非所需”的问题，同时也可以结合自身的实际情况，满足办公室的需求。另外，也可以避免重复的采购问题出现。

（三）分类分割预算降低成本

需要在原有的基础上，对办公室的总预算进行分割与分配。分割的规则可以按照科室的数量进行分类。例如：使用“科室部门数×标段数”的项目进行细化预算，分割到精细化的控制流程。如果9个科室，存在4个标段，那么就可以成为36个预算，这样就可以从整体的角度实现有效的控制。

（四）强化流程审批降低成本

以往形式下的流程方式主要是“先使用，后手续”的方式。因此，为了降低成本，需要（1）开始的时候需要科室（部门）进行申请。（2）接着，需要办公室审核标准和预算。（3）之后，需要分管领导审批确认。（4）然后，需要办公室向供应商确认购买物资。（5）确认后，需要供货商发货并联系申请部门进行验收。（6）需要供货商搜集申请或者是验收单交办公室。（7）办公室完成登记并报账。（8）最后，定期公示。这样长久下去，就减少了“无序采购、无序服务”的问题，优化了流程，提高了效率。

（五）平台讨论确定使用标准降低成本

一般的情况下，针对于供货单价问题，需要招标企业产生，但是数量不能控制。这个时候，就可以在网络化的基础上，构建实用性的平台。先统计采购历史数据，接着，各个部门列出需求，之后，自行进行梳理并掌握控制点。最后，将以上的内容结合起来，在“历史数据法”“零机测算法”等基础上，使用网络计算出结果，然后等待审核。

（六）宣传教育氛围营造降低成本

需要在理论的指导下，按照党中央的指示，构建“节约光荣、浪费可耻”的精神。在实践的过程中，需要构建对应的“向浪费说不”主题活动。宣传的方式可以是短信也可以是微信或者是QQ等。在整体的方位上，全过程的进行构建与实施。并张贴警示语，让每一个人从身边的小事做起。

三、结语

随着社会的进步，想要从本质上解决办公费浪费问题。那么，就需要从整体的角度上，完成系统性、多维性的措施构建。“多维措施”主要是先发现办公费的控制性问题，然后，针对性制定出合理的控制措施，提高企业的经济效益与社会效益。顺应时代的发展趋势，实现大家共同的“中国梦”。

参考文献：

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[2]王霞.巧用“双面打印”节省打印纸[J].网络与信息，2015（07）：111-112