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中小企业ERP应用存在的问题与对策

2019-10-09靳莎

北方经贸 2019年8期
关键词:业务流程企业管理

靳莎

摘要:随着社会主义市场经济体制的逐步建立和完善,中小企业之间的竞争日益激烈。在战胜对手,抢占市场中,产品开发和市场营销固然重要,但优化中小企业内部管理,合理整合各项资源,有效使用ERP软件提高企业经营水平同样不可忽视。发现和解决中小企业ERP应用存在的问题,是提高企业经营管理水平的重要途径。从中小企业中运用ERP的必要性入手,阐述中小企业迫切需要实施ERP,并对如何解决这些问题进行了详细论述,提出了选择适当的ERP类型;优化企业业务流程等对策。

关键词:ERP软件;业务流程;企业管理

中图分类号:F275    文献标识码:A

文章编号:1005-913X(2019)08-0063-03

随着信息化的快速发展,20世纪90年代初兴起的ERP管理软件,很快由发达国家市场进入我国市场。ERP作为科学的管理软件,能够优化企业生产和销售程序,对企业的发展有着极大的作用。然而在ERP实际应用上,我国尚未赶上发达国家的步伐,差距仍然存在。目前虽然有大部分企业安装了ERP软件,但能够实施、正常运作的企业并不多。

一、中小企業ERP应用的必要性

(一)实施ERP是提高企业竞争力的手段

随着产品周期的不断缩短,原材料和劳动力成本的不断上升,以及客户需求差异化和个性化趋势的日益增强,中小企业面临着前所未有的竞争压力。而实施ERP系统是中小企业提升竞争力的主要手段。通过实施ERP可以实现协调市场与生产之间的多边性与均衡性,制定出相对均衡的生产计划,解决均衡生产与多变的市场之间的问题;协调企业内部各职能部门与生产流程的关系,使二者同步协作,提高生产效率,降低生产成本,提高产品的竞争优势;将供应商、制造商、分销商、终端客户等都纳入一个供应链中,实现信息共享,加强企业对市场的敏感程度,提升企业的竞争力。

(二)实施ERP有助于企业利用信息资源创造价值

在信息化的时代,人们更多地依据数据规划和决策,对数据库的完整性和及时性颇为关注。而ERP能够帮助企业建设信息化共享的平台,实现数据及时传递和更新,打破企业信息闭塞的局面。通过对信息资源严格控制和有效利用,企业在管理、销售、发展等方面都会有所改善。

(三)实施ERP是企业改变管理方式的必经之路

信息技术是进行科学化管理的前提和必要条件。只有依靠信息技术,中小企业才能实现科学化管理。ERP作为信息化管理系统之一,具备现代性和创新性,是中小企业走向现代化、管理化的最优选择。ERP的实施能够使企业的管理方式更加科学、合理;能够优化企业的管理体系,使之更加规范化,更具灵活性;能够有效降低中小企业产品成本,提高企业产品质量,使产品更具市场竞争力。

二、中小企业ERP应用现状

(一)中小企业调查的基本情况

通过实施ERP项目来提高企业的竞争力已成为一种趋势。不同于其他项目,ERP项目工程比较复杂,难度系数、风险系数较高。但是项目实施成功率低、应用效果不佳等问题普遍存在于中小企业。为了充分了解中小企业在ERP应用方面的现状,深入分析中小企业应用ERP存在的问题,现对石家庄市部分中小企业ERP应用现状进行了调查。

本次调查的行业涉及制造业、金融业、物流业、房地产业、电信业以及互联网行业等。采用发放调查问卷的方式,共发放问卷187份,反馈166份,有效问卷为158份,有效率达95.18%。

由上图可以看出,在所调查的企业中,互联网和制造业占据的比例较大,一个是新兴行业,一个是传统行业;电信和金融行业次之,此外,还有少量的房地产和物流业。整体来说,本次调查涉及面较为广泛。

由上表可以看出,在所调查的中小企业中,ERP实施成功的企业仅占8.23%,大部分企业能够实现ERP系统的部分使用功能,如:基础的记账、报账功能,高一级的财务业务一体化功能,只有约17%的企业能够实现供应链管理。此外,未实施成功的企业约占四分之一。

(二)现状分析

通过调查结果可以看出,目前中小企业ERP实施现状主要表现为以下两个方面。

1.中小企业管理基础薄弱、基础数据不完善

企业管理基础薄弱是中小企业在管理上的通病,具体表现在规章制度不健全、责权不明确、执行力低下、业务流程不规范等方面。薄弱的管理基础还将直接影响企业的基础数据,造成数据不完善,进而直接影响ERP实施的成败。

2.中小企业ERP应用成功率不高、效果不明显

在信息化建设的道路上,我国中小企业忽视了统一规划的重要性,仅以当前的需要作为ERP项目应用和实施的指导,缺乏长远的规划。从已经实施了ERP系统的企业中发现,不少企业实现的仅仅是部门级信息系统,信息在部门内可以实现有效及时的传递,但部门与部门之间存在障碍,这就形成了所谓的信息孤岛。不仅不能充分利用共享的资源,而且还导致信息资源闲置,为企业未来的ERP软件升级换代埋下了隐患。

三、中小企业ERP应用存在的问题

(一)ERP系统的选型不能满足企业的发展要求

随着信息技术的快速发展和市场需求的日益变化,不同价位、不同性能的ERP软件争先出现在市场上。在中小企业实施ERP的初级阶段,尤其是选择ERP类型的关键时刻,企业容易走向两个极端,一是过分追求国外先进的ERP软件,二是忽视软件的可扩展性。

1.过分追求国外先进的ERP软件

客观上我们不得不承认国外先进的ERP软件在性能、质量、应用效果上具有明显的优势。但是,国外软件复杂繁琐,不适合国内中小企业,使用之前需要进行二次开发和配置,而且国外报表模式与国内不同,相应的软件模块结构设置也不同,所以国外先进的ERP软件不是国内企业最优的选择。

2.忽视ERP软件的可扩展性

相比大型企业而言,中小企业在ERP选型上会受到资金的限制。价格便宜、功能一般的ERP软件受到中小企业的青睐。但是这些软件系统并不完善,关键程序存在漏洞,在实施后期很可能出现各种各样的问题,不仅不能为企业管理者提供帮助而且还会造成人力、财力的浪费。

(二)企业业务流程重组管理力度欠缺

业务流程重组BPR(Business Process Reenginee

-ring)是一种从根本上重新考虑和设计业务流程,实现企业各项关键性能指标,如:成本、质量、服务、速度等得到巨大改善的先进管理思想。

在调查中发现,一家服饰贸易有限公司在实施ERP的过程中业务流程重组遇到困难,没有彻底的打破各职能部门的边界,只是将销售部门的会计转移到财务部,各部门之间的信息并没有实现及时共享,数据没有得到更新,比如销售部门接到订单,不能及时传递给财务部门进行记账,仓储部门及时发货,而是打印出订单由人工传送到其他部门,该公司业务流程重组力度不够只是实现了部门级会计信息系统,各部门之间仍然存在这信息孤岛现象。

(三)中小企业ERP实施工作中断

1.中小企业对ERP投资不足

ERP作为一项兼具专业性和复杂性的工程,需要的不仅是专业的人才,更需要雄厚的资金作为项目实施的有力支撑。相比大型企业而言,中小企业的成本低、利润低,没有强大的资金支持,所以企业管理者更愿意把有限的资金用在可迅速回收利润的环节,因而中小企业对ERP投入的资金严重不足。

2.中小企业融资渠道困难

融资渠道不畅是一个众所周知的事实。中小企业由于自身实力弱、管理水平低、信誉相对较差等原因在融资方面存在困难,以至于中小企业负担不起巨大的ERP建设费用。中小企业最常使用的融资渠道是贷款和募股,就贷款而言,企业信用度是一个硬性指标,中小企业大多处于创业或者成长阶段,在信用度方面难以取得公众的认可,也难以从银行取得贷款,就募股而言,无论从资金实力、企业规模还是其他方面都达不到上市的条件,也难以从证券市场获得融资。

四、中小企业ERP应用存在问题的解决对策

(一)选择适当的ERP类型

企业不同,其行业特征、文化背景、规模大小、经营模式不同。在确定企业需求之前,必须对企业自身现状有充分的了解。企业应该根据自身的实际特点结合企业未来的发展方向,正确地进行ERP选型,只有选择适用于企业结构和操作流程的ERP系统,才能更好地服务企业。中小企业在选择适合自己的ERP软件时,应着重考虑以下三方面。第一,从产品的档次和价格方面考虑,企业应当综合考虑资金和软件性能因素,选择适合的产品。第二,从产品的功能方面考虑,企业要选择兼容性很强的ERP软件,这样才能够满足企业对新功能的要求。第三,从售前和售后方面分别考虑,完善的售前售后服务是降低用户成本的基本保证。

(二)优化企业业务流程

为了更好地服务企业日常经营管理活动,中小企业确实需要引进和实施ERP系统。企业在进行业务流程重组的过程中,应当注意以下方面。

第一,企业应明确业务流程重组是为了提高企业经营效率和经营业绩,不是为了实施ERP项目而重组。企业应当从现有的业务流程出发,深入分析企业职能,找出多余、重复设置、效率低下的部门,对其多余的部门要坚决予以剔除,而对效率低下却又不可少的部门,研究调整或重新设计。

第二,业务流程重组贯穿ERP系统实施的始终。业务流程重组是打破信息孤岛的组织变革,是优化企业职能的项目变革,体现在思想和职能两个方面。如果没有高层管理者的有力支持,业务流程重组将会很难实现。

(三)提供ERP项目的资金支持

中小企业在国民经济中发挥的作用值得各部门重视,但资金和规模的限制,使企业负担不起高额的ERP软件。财政、金融、税收等部门应增强对中小企业ERP项目的扶持力度。最重要的是企业要从自身的角度出发,积极利用外部相关的优惠政策或者条件,拓展融资渠道,争取外部资金,而且还要努力提高自身的经济实力,增加企业的营业收入,提高企业的利润,进而增加企业对ERP项目的资金投入。

全球信息化是未来发展的大趋势,中小企业应在发掘自身优势的基础上,做好战略规划,适应信息化潮流。ERP作为信息化时代的产物,能够帮助中小企业优化管理,提高工作效率,值得中小企业借鉴,所以对中小企业来说,实施ERP是企业走向信息化的必经之路。

参考文献:

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[2] 梁昌勇,马 玲,陆文星.面向中小企业信息化的云服务选择机械设计与制造[J].2012(3).

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[5] Olson D L、 Van Hey V、Tuan N M,Case of development of a small business ERP consultant knowledge base, Advantage in Enterprise Information Systems,2012,4:12-15.

[责任编辑:王 旸]

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