案卷级档案侧脊智能化打印技术创新

2000年，国家档案局为适应信息化发展，以“细化收集、简化整理”为宗旨，发布了文书档案改卷为件的整理规则。而科技类、财会类等门类档案不在改革范围，仍采用案卷级档案整理方法。案卷装盒中，为节省档案盒数量及库房空间，往往根据案卷内容厚度决定采用不同规格卷盒、一盒装“不等”卷等灵活整理方法。尽管此举可节省一定成本，但笔者实践中发现,现有档案管理软件侧脊打印，仅支持一卷一盒模式，难以满足工作中不同规格卷盒及“不等卷”数量标签打印的实际需求。不少单位则采用将标签内容逐条粘贴、逐条裁剪的方式，不仅浪费大量时间、人力、物力，且难以避免人工操作的失误。

因此，笔者基于简化整理的宗旨，以提高工作效率与准确率为目标，探索了基于办公软件集成应用的智能化打印模式，即通过Excel与档案管理系统间的关联，批量导入档案目录信息，即标签内容；再利用Word邮件合并功能实现标签内容数据与标签模板间的智能关联，最后通过合并新文档形成批量化的统一规格的标签。此次探索创新无需设计专门相关软件，无需使用编程语言等专业操作，便可实现卷盒侧脊标签打印的智能化、批量化打印模式。

一、侧脊智能化打印实现步骤

（一）批量导入，形成数据源。批量导入标签内容，是指借助现有档案管理软件与Excel间的关联，将案卷目录内容信息批量导出，形成Excel表格形式的数据源。以基建档案为例，导出的内容包括序号、档号、案卷题名、责任者、起止日期、页数、保管期限、盒号，包含了卷盒侧脊打印的所有信息。为适应当前一盒多装的工作模式，需要对数据源进行必要的信息处理，主要处理手段是借助Excel强大的数据处理功能，依据“盒号”列的不同，通过数据筛选功能，将数据源拆分成不同卷盒标准下一盒一卷、一盒两卷、多卷等不同的分表格，以便后续与相应模板实现数据间的智能挂接，批量形成统一规格的侧脊标签，减轻后续裁剪标签的工作量。同时，为美观度考虑，可将档号前半部分通过数据分列，选择合适的分割方法。

（二）标签模板制作。标签模板制作是智能化标签打印的另一项基础性工作。主要工作内容是依据装盒过程中，卷盒规格以及盒内卷数量分别设计不同的标签模板。模板制作应注意：一是适应计算机“思维习惯”，将页面纸张方向设置成横向，页边距均设置为0，形成横向排布的A4纸张布局。二是根据卷盒规格，设计与大盒、中盒、小盒宽度、长度相适应的横向排布模板，并根据卷盒中所装案卷数量，拆分档号、案卷题名单元格，形成相对应的模板。在实际应用中，各单位可根据历史习惯或美观需求，选择将档号或案卷题名框分割框线显示与否。三是同一卷盒规格下，盒内卷数的调整只影响档号、案卷题名项单元格数量，模板的宽度不变，高度变化，如小盒模板行高2.69cm，中盒模板行高3.6cm，大盒模板行高4.5cm。四是整张A4纸页面布局中，大盒标签制作，一张纸放置3个标签；中盒标签制作，一张纸放置4个标签；小盒标签制作，一张纸放置5个标签。最大限度利用纸张。

（三）数据模板智能关联。数据源与标签模板间关联是实现卷盒标签智能化打印技术的关键部分，主要借助word邮件合并功能实现。以中盒装两卷为例：一是数据源选择。在word引用功能中点击邮件，打开数据源中被拆分的相应表格。二是插入合并域。在模板相应区域选择插入合并域。对应选择数据源中相应表头名称插入。三是插入next域。此处应注意两方面内容：一方面，一个标签内next域插入位置在盒号后，且模板内保管期限、盒号以及档号中年度项是完全一致的，因此，盒内第二卷仅需要将档号后半段以及案卷题名插入表头名称即可。另一方面，A4模板标签间next域插入位置，在第二个标签保管期限前。如“图1”所示。四是合并新文档。A4模板所有标签插入完毕，选择合并新文档，一次性将所有标签内容生成完毕。

图1 插入next域

二、智能化打印的现实意义

（一）工作效率与精准率提升。实践工作中，科技类、财会类等案卷级档案侧脊的标注是一项重复性较高的工作，且实践工作中手工操作居多，工作效率低，准确率难以保证。笔者利用Excel与word功能，仅需提前将数据源整理、侧脊模板制作、模板内容利用插入域选项填满，即可通过邮件合并功能实现卷盒侧脊的智能批量打印，一次性生成，既减少了手工粘贴的错误率，提升了工作效率，也为后期标签内容的批量裁剪奠定基础，极大减少重复工作。

（二）稳定性高，可适应性强。利用邮件合并功能实现卷盒侧脊智能打印，无需设定专门编程语言及相关应用程序，无需考虑系统Bug及稳定性问题，仅需安装office或WPS应用程序即可实现，相应对工作人员计算机操作能力要求也较低，能熟练操作Excel数据筛选、分列、word邮件合并功能的操作使用，即可快速适应这一操作模式，简单易学。

（三）花费少，可推广度高。利用Excel、word集成应用，无需编程，可根据需求随时调整，也无需花费专门费用购买相关软件，仅需了解业务管理流程间相互关系，即可轻松构建快速、低成本、无风险的智能化打印模式。同时，卷盒侧脊打印适用于当前以案卷为单位的档案整理模式，工作人员可根据卷盒大小在word中设置对应比例的模板格式。即此种集成应用的打印方法适用于当前所有以案卷为单位的整理模式，可复制、推广度较高。