手工批量制作卷内目录和备考表研究

文/国家海洋局东海信息中心（国家海洋局东海档案馆） 孙杰

在日常纸质档案整理中，基本的档案整理无非分类、组合、排列、编号、编制目录，我们正常需要制作档案的卷内目录、文件目录、案卷目录，最后还要填写档案的备考表，虽然在某些时候可以用档案系统来解决，但在大多数情况下，需要通过档案管理员手工录入的形式来解决，而要用人工分别制作卷内、文件、案卷再手工填写备考表，不仅效率低下，而且容易出错。故而，我们可以借用Excel来解决这个问题：

图1 项目档案整理需要的各种目录

一、准备工作

我们对档案进行分类、组合、排列、编号、编制目录，到编制目录阶段，首先制作文件目录，把所有的档案通过文件目录的方式进行排列、组合，有助于查重、查错、查缺，这也是档案目录制作中必不可少的阶段。所以首先，准备好档案的文件目录。文件目录也是档案文件最详细的描述目录，我们也可以在Excel目录里添加一些其他信息，并以予格式确认。

二、制作卷内目录

把某项档案的卷内目录合并起来，就是档案的文件目录，下图所示是卷内目录和文件目录的区别。

图1 文件目录格式

图2 卷内目录格式

通过识别文件目录中的所在案卷档号，即可区分出每一卷的卷内目录的内容，再利用简单的vba程序，即可生成卷内目录。主要代码如下：

三、制作备考表

1.制作备考表前，需要先将卷内信息汇总。如卷内文件的起止时间、件数、页数、保管期限等，以备考表中基本信息仅填写“本卷总计××件，××页”为例，首先需建立一个辅助表或以案卷目录为模板进行制作。利用excel中自带的“COUNTIF”和“SUMIF”函数进行统计。

其中，COUNTIF的用法为：= COUNTIF（range，criteria）

参数range表示条件区域——对单元格进行计数的区域。

参数criteria表示条件——条件的形式可以是数字、表达式或文本，甚至可以使用通配符。

计算案卷内件数的函数公式为：

图3 求数函数示意

SUMIF的用法为：=SUMIF（range，criteria，sum_range）

SUMIF中的参数range、criteria含义同COUNTIF，参数sum_range表示实际求和的区域，即Sumif（条件区域，求和条件，实际求和区域），第二个求和条件参数在第一个条件区域里，实际求和区域在本文中指文件目录中的页数列。

计算案卷内页数的函数公式为：

图4 求和函数示意

多条件查询时可用if语句进行嵌套，或用COUNTIFS进行多条件计数、用SUMIFS语句进行多条件求和，这是一个技巧，本文不再赘述。

2.将该辅助表作为数据源。通过一系列规整操作，如去除表头，去除无须批量生成的内容，形成一个数据源表，通过word邮件的合并功能进行批量生成：

图5 辅助表格式

3.制作备考表模板。

图6 备考表示意图

4.进入【邮件】，选择【开始邮件合并】，选择【信函】，【选择收件人】选择【使用现有列表】，打开数据源，选择我们刚刚制作完成的辅助表，我们这里叫“备考表清单.xlsx”。最后用【添加合并域】将“件数”和“总页数”以及其他需要批量填写项目分别插入对应位置。

图7 邮件合并关键步骤示意图

图8 插入域示意图

5.全部搞定后，点击【完成】中的【完成并合并】，选择【编辑单个文档】-【全部】。此时，备考表按顺序合成一个文档，直接打印即可。也可以先点击预览结果逐页预览自动生成的备考表内容。

图9 完成备考表生成

四、结语

Excel有很多实用的功能值得我们在日常工作中去开发和应用，档案工作很多时候需要与Excel打交道，所以熟练掌握一些应用技巧对提高工作效率和档案整理的质量尤为重要，通过上述方式进行批量生成可以减少重复劳动，在整理过程中会补充文件、适当分卷或者发现页码错误时，只要调整文件目录，其他的地方都可以自动更改，而不需要人工的一处一处手工修改，既不容易错，也不容易遗忘，当然，在制作生成备考表的辅助表时，我们也可以初步生成档案的案卷目录，减轻后续工作量，这里不再赘述。