加强广播电视台人事档案管理工作的几点思考

陈亚琳

【摘要】人事档案其实就是用来记录和反馈职工个体情况的一项资料，通常是在人事、劳资等部门进行人事管控活动时建立而成的，是记录职工个人成长情况的原始记录，加强人事档案管理工作有利于提升管理效率，提高管理工作水平。本文针对如何加强人力资源部门人事档案管理工作进行深入分析和研究，提出一些看法和建议，希望可以给有需人士提供参考。

【关键词】人力资源部门;人事档案;管理强化

从人力资源部门的角度出发，人事档案管理是一项基础、重要且繁琐的工作，其不单单包括了内部职工的个人成长情况记录，更关系着怎样使用档案资料改进人力资源的开发工作。就贵阳广播电视台而言，全台拥有宣传事业和经营产业两大板块、新闻综合频道、经济生活频道、法制频道等众多电视以及广播频道，记者、电视专题片编导、电视播音员、舞美设计师等上百号职工，怎样对人力资源进行有效开发、管理，人事档案有着重要的影响以及价值，可是由于多方面因素影响，目前在进行实际管理工作时依然存在一些问题，影响了人力资源管理工作的更好发展。

一、人力资源部门档案管理存在的问题

（一）人事档案信息价值不高

档案的价值高低取决于是否可以给管理人员带来有效的信息，管理人员的使用需求能否得到满足，这些档案资料具备怎样的价值、是否有使用可能等，如果不能达成这些要素，管理人员的使用需求得不到满足，这就可以说是一堆没用的废纸。想要提升档案资料的价值，必然要提高档案信息质量，认真、仔细做好基础的归纳整理工作。但是实际情况却是，有一些管理人员不够重视档案质量，导致人事档案出现了信息不完善、格式不规范等问题，在一定程度上给人事档案管理工作增加较大的难度，影响档案使用效果[1]。

（二）人事档案无法反映个人特点

人事档案是对职工个人信息进行了解、考察的基础依据，其中记录的详细信息对人才利用、开发有着不可取代的作用，人事档案的真实性、系统性、有效性，直接关系着人力资源部门辨别、发掘、培养人才，有价值的人事档案能够让管理人员在借阅以后，对职工的基本信息、性格特点、工作能力有一定的了解。可是当前人事档案管理普遍存在着内容单一、信息不完善的问题，针对职工个人能力的重要信息如特长、综合素质、绩效等方面，记录的内容大多是一笔带过、千篇一律，并不能把其个人特征凸显出来。特别是对电视台这类业务单位而言，大多数主持人、记者、编导的档案并不能把其工作能力、业务水平真实且有效的反映出来，管理人员不能借助档案查阅对其进行确切定位，更遑论使用档案完成人才选拔，导致人事档案失去其宝贵价值。

二、加强人力资源部门人事档案管理工作的有效措施

（一）提升人事档案开发意识

人事档案管理的主导者是档案管理人员，其发挥着分配以及指导作用，基于此，就需要单位内部重视提高职工的档案使用意识，让其深刻认识到建设人事档案的最终目的是为了创建科学、合理的人力资源管理架构，进一步完善使用职工信息，促进人才的发掘、沟通工作。档案管理专员要形成正确的资源意识，扭转管理和使用理念，增强针对人事档案资料的开发、利用意识，第一时间整合、归纳档案信息，给日常管理工作提供完整、精确的参考信息，进一步提升管理水平以及效率。

（二）确保档案收集完整性，保障真实有效性

就现阶段人事档案管理工作而言，要保障人才信息收集的完整性，并根据广播电视台的业务属性，重点收录能够反映职工工作能力、思想道德等方面的资料，对档案管理工作的業务范畴进行定期考核。在建立人事档案的过程中，重点关注档案质量，严格遵守档案管理规定以及规范程序完成实际工作。拒收并第一时间改正违背收集标准的人事档案，按照相关的政策制度，认真、仔细开展真实鉴定以及材料筛选工作。在审核重要信息时，可以使用多方材料印证的方式，普通孤证不予确认，确保人事档案信息的真实性、有效性。其次，还需要结合自身单位对档案鉴定的处理权限，妥善处理好不属于归档内容的人事档案材料。

（三）强化现代化设备设施基础建设

先进的电子化管理设施是促进人事档案管理模式现代化的基础保障，为了提高人事档案管理的现代化建设水平，就一定要加大对人事档案管理的经费投入力度，为档案管理部门购买先进的管理设备，改善、优化网络环境，形成一个设备齐全，且能满足档案管理工作现代化要求的管理设备系统，有了优越的环境基础和技术支持，人事档案管理的工作效率将会大大提高，人事档案管理的现代化建设进程的步伐也会加快。

（四）整合档案信息

人事档案管理工作涉及众多内容，来源渠道不一，在日常管理时务必要进行信息的分类管理，优化管理结构，实现及时共享资源。针对档案信息的著录，进行分类、标引、排列。其次，同属性信息的归类工作要做好，集中重要的信息资源，提高查阅效率。进一步强化规范建设，例如文档的形成与归档、电子档案信息资源的标识、查询、存档、共享、上传等内容，确立有关的标准和规范，保障人事档案管理工作的安全性。

（五）提高档案管理人才的综合素质水平

社会经济的快速发展，导致对于高素质人才的需求急剧增加，管理人员要重视不断寻找可以提高内部职工综合素质水平的有效措施，使其可以更好适应社会发展变化，人力资源部门人事档案管理工作也要紧随时代发展步伐，不断做出改革和创新。要对内部工作人员进行有针对性的教育培训工作，使其形成良好的竞争意识和创新意识，同时还要不断提升职工的业务水平、职业道德意识，做到从全方位、多角度提升工作人员的综合素质水平。

三、结束语

对档案管理工作进行革新和完善是一必然发展趋势，管理人员应积极扭转管理观念，积极使用先进的信息技术作为辅助，充分发挥数据时代的优势，在对管理方式进行创新的同时，进一步推动档案管理工作的信息化进程，助力企业取得更好发展。

参考文献：

[1]李雪海. 做好事业单位人事档案管理工作的几点思考[J]. 黑龙江科学， 2016， 7（13）：140-141.

[2]郑海荣. 对加强和改进人事档案管理工作措施的思考[J]. 青海教育， 2018， 519（Z1）：88.

[3]黄伟明. 从人力资源管理视角探析干部档案管理工作[J]. 办公室业务， 2019， 307（2）：146+149.

[4]邵永斌. 基于CiteSpace V软件的人事档案收集利用研究可视化分析[J]. 办公自动化， 2019， 24（03）：36-39.